Eine Software für mehr Komfort
Für alle Studierenden an der WWU werden sich in den kommenden Semestern größere Veränderungen bei der Organisation des Studiums ergeben. Nach einer mehrjährigen intensiven Vorbereitung ist der erste Meilenstein für die Einführung eines neuen Campus-Management-Systems (CMS) erreicht. Für die wissen|leben haben wir die wichtigsten Aspekte rund um das Projekt in Fragen und Antworten zusammengefasst.
Was ist ein Campus-Management-System?
Campus-Management-Systeme sind elektronische Systeme, mit denen Hochschulen alle organisatorischen Schritte im Studium abbilden – von der Bewerbung über die Zulassung, die Studierendenverwaltung, Veranstaltungen und Prüfungen bis hin zur Exmatrikulation. Ziel ist es, an nur einer Stelle einen Überblick zu gewähren und über Selbstbedienungsfunktionen den Studierenden möglichst großen Komfort zu bieten. Schnell, einfach, übersichtlich und vollständig: Campus-Management-Systeme sollen den Hochschulen und den Studierenden die Organisation des Studiums erleichtern.
Warum führt die WWU ein neues System ein?
Für das Vorlesungsverzeichnis, die Seminarplatzverwaltung oder die Prüfungsanmeldung gibt es an der WWU gegenwärtig verschiedene Software-Programme, zum Beispiel QIS POS und HIS LSF für das Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement. Dabei handelt es sich um getrennte Datenbanken, die oftmals nur über komplizierte Verbindungselemente miteinander kommunizieren können. Mit dem neuen CMS setzt die WWU auf eine einheitliche Datenbank des Software-Herstellers SAP. Diese trägt den Namen „Student-Lifecycle-Management“ (SLcM) und soll alle bisherigen Programme bis zum Sommer 2022 ablösen. „Das neue Portal kann auch vom Smartphone oder Tablet besonders gut bedient werden und entspricht damit modernen Anforderungen“, erläutert Projektleiterin Eva Mundanjohl.
Wer ist von der Einführung der Software betroffen?
Neben den Studierenden sind alle Beschäftigten der WWU von der Umstellung betroffen, die in die Lehre und die Studienorganisation eingebunden sind wie beispielsweise Dozenten, Studiengang-Koordinatorinnen und -Koordinatoren, das Studierendensekretariat, die Prüfungsämter und Einrichtungen wie die zentrale Raumvergabe.
Welcher Zeitraum ist für die Umstellung vorgesehen?
Im ersten Schritt wird zum Januar 2019 das Studierendenmanagement online gehen. Das Studierendensekretariat und alle Studierenden können dann die ersten Funktionen der neuen Software nutzen, beispielsweise zur Rückmeldung, um persönliche Daten zu ändern oder ein Urlaubssemester zu beantragen. In einem zweiten Schritt ist die Umstellung des Prüfungs- und Veranstaltungsmanagements zunächst für die Pilotstudiengänge Psychologie (Bachelor), Musikwissenschaft (Master) und Lebensmittelchemie (Bachelor und Master) geplant. Im dritten Schritt sollen die Programme HIS LSF und QIS POS an der gesamten WWU von SAP SLcM abgelöst werden. Innerhalb von drei bis vier Jahren soll die Umstellung abgeschlossen sein.
Welche Vorbereitungen waren nötig?
Die ersten Überlegungen und Vorbereitungen für die Einführung eines neuen CMS liegen bereits sechs Jahre zurück. Im Frühjahr 2017 wurde schließlich ein Projektteam aus Beschäftigten der Verwaltung, Studierenden und Vertretern der Fachbereiche gegründet, die seitdem an der Konzeption der neuen Software mitwirken. Zusätzlich hat die WWU externe Beraterfirmen ins Boot geholt, mit denen die Einführung realisiert wird. Derzeit prüfen mehr als 100 Testpersonen aus allen Einrichtungen der Universität das System in den Bereichen Studierenden-, Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement auf Herz und Nieren, damit es bei der Einführung möglichst fehlerfrei funktioniert.
Mit SAP SLcM gibt es nur noch eine Software, die alle Bedürfnisse der Studierenden erfüllt. „Dies wird ein hohes Maß von Komfort, intuitiver Bedienbarkeit und Transparenz mit sich bringen. Alles ist an einem Ort zu finden“, sagt Torsten Wieschen aus dem Projektteam. Hervorzuheben seien zudem das Design und die Funktionalität der Anwendungen, die auch auf dem Smartphone zur Geltung kommen. Ein weiteres Plus ist zum Beispiel die Seminarplatzverteilung. Derzeit gibt es an der WWU viele Varianten, wie Studierende auf Lehrveranstaltungen verteilt werden. „Die neue Software bietet eine komfortable Möglichkeit, die Studierenden mit Vorgaben und Prioritäten auf Seminare zu verteilen. Das Platzvergabeverfahren wird dadurch transparenter und einheitlicher“, betont Eva Mundanjohl. Insgesamt wird das neue System mehr Funktionen für Studierende bieten als die bisherigen Programme.
Gibt es Überlegungen zum Thema Schulung?
Alle Vertreter der Fachbereiche und der Studierendenschaft sowie der Verwaltung, die an der Einführung des Systems beteiligt sind, erhalten Schulungen. Zusätzlich werden Multiplikatoren geschult, die ihr Wissen an die Nutzer in den Einrichtungen und Fachbereichen der WWU weitergeben. „Ziel ist es, schnell unabhängig zu werden von externen Beratungen“, erläutert Torsten Wieschen. Ergänzend dazu soll es Schulungsunterlagen und Video-Tutorials geben.
Wo sind weitere Informationen zum Projekt zu finden?
Die Studierenden werden per E-Mail, über die üblichen Kanäle der WWU und persönlich in den Beratungsstellen über die Umstellung informiert. Alle Infos rund um das CMS-Projekt sind auch im Internet zu finden unter www.uni-muenster.de/campusmanagement. Darüber hinaus ist für den 10. Dezember eine weitere hochschulweite Infoveranstaltung geplant.
Was muss sonst noch bei der Einführung berücksichtigt werden?
Das neue System wurde und wird sehr intensiv getestet. Dennoch ist jedes neue System eine neue Herausforderung für alle Beteiligten. Viele Abläufe und die Benutzung können zu Rückfragen führen. Das Projektteam bittet um Verständnis dafür, wenn Antworten etwas länger dauern, als man es vielleicht gewohnt ist.
Autorin: Julia Harth
Dieser Artikel stammt aus der Unizeitung wissen|leben, Nr. 7, 14. November 2018.