Prüfungsrelevant

In der Scharnhorststraße, hinter unscheinbarem Mauerwerk und entlang aufgeräumter Flure, verrichten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zentralen Prüfungsämter unverzichtbare Arbeit. Sie begleiten die Studierenden und Promovierenden der Uni Münster von der ersten bis zur letzten Prüfung.

Das Hauptgeschäft: die Studiumsverwaltung

Daniela Mutze liebt ihren Job so sehr, dass sie ihn machen möchte, bis sie „alt und grau“ ist. Als Sachbearbeiterin betreut sie im Prüfungsamt I Bachelorstudierende, deren Nachnamen mit M, N, T, X und Y beginnen. Während das Prüfungsamt der mathematisch-naturwissenschaftlichen Fachbereiche die Zuständigkeiten weitgehend nach Fächern sortiert, teilt das „PA I“ die Studierenden nach Namen auf. Dadurch müssen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Prüfungsordnungen aller acht Fachbereiche auskennen, sind aber gleichzeitig flexibler.

Unabhängig vom Verteilungssystem wird die Prüfungsverwaltung komplexer. Laut Daniela Mutze, die seit 2014 im Prüfungsamt arbeitet, nimmt die Zahl der Änderungen in den Prüfungsordnungen und der Studiengänge zu. Ihr Kollege Luca Winkler, der wenige Büros weiter Masterstudierende betreut, stimmt ihr zu, doch durch den ähnlichen Aufbau und wiederkehrende Inhalte finde er sich in den Ordnungen schnell zurecht.

Schnelligkeit und Ad-hoc-Antworten sind allerdings heute seltener nötig als früher. Die meisten Anliegen tragen die Studierenden mittlerweile per E-Mail vor, wodurch den Beschäftigten gerade bei komplexen Anliegen mehr Zeit für die Recherche bleibt. Sie stehen dabei nicht nur den Studierenden, sondern auch den Fachbereichen zur Seite. Sie begleiten die An- und Abmeldung von Prüfungen, organisieren diese in einigen Fachbereichen sogar und nehmen Abschlussarbeiten entgegen und leiten diese an die Gutachterinnen und Gutachter weiter. Zudem erstellen sie Zeugnisse und Urkunden.

Sie sind aber auch dann gefragt, wenn es schwierig wird. „Früher, als mehr Studierende in die Vor-Ort-Beratung kamen, standen auf manchen Tischen Taschentuchboxen“, erinnert sich Daniela Mutze. Es sei nicht ohne, Studierenden mitzuteilen, dass sie eine einzelne Prüfung oder gar das Studium nicht bestanden hätten. Eine weitere Herausforderung: die Bearbeitung von Plagiats- und Täuschungsanzeigen. „Leider nimmt dieses Thema aufgrund des Einsatzes von künstlicher Intelligenz an Fahrt auf“, erklärt die 33-Jährige.

So vielfältig die Aufgaben sind, so vielfältig sind die drei Dutzend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der beiden großen Prüfungsämter in der Scharnhorststraße. Während Luca Winkler vor allem die Routine mag, begeistert sich Daniela Mutze für die Abwechslung. Sie schwärmt von den komplexen Verknüpfungen zur Kunstakademie und Fachhochschule oder zu den unieigenen Prüfungsämtern und erinnert sich daran, wie es war, aus ihren Elternzeiten ins Büro zurückzukehren. „Ich habe mich gefühlt wie ein Neuling, doch dank der guten internen Kommunikation und meiner Erfahrungen war ich schnell wieder drin.“

Mehr als ein Nebengeschäft: die Promotionen

Auch Simone Krause engagiert sich für eine gute Prüfungsverwaltung. Sie betreut Promovierende aus der Mathematik und Informatik, Chemie und Pharmazie, Physik sowie des Doktors in Erziehungswissenschaften (Dr. paed.). „Ich kann mir nichts Besseres vorstellen“, unterstreicht sie. Ihr gefalle die Mischung aus Routine und den kniffligen Sachverhalten. Von beidem gibt es in ihrem Alltag reichlich. Zum einen verantwortet sie ein ausgeklügeltes System, mit dem sie den Status und die Fristen einer Promotion im Blick behält. Auch ist sie in regem Austausch mit den Fachbereichen, die ihr die Arbeit oftmals erleichtern. „Die Betreuung in den Instituten ist sehr gut. Die Dozentinnen und Dozenten wissen, wie es läuft“, erklärt sie mit einem Lächeln. Zum anderen wandelt sich auch ihr Gebiet. Interdisziplinäre Promotionen, neue Ordnungen und der Ausbau von internationalen Programmen, sogenannten Cotutelle-Verfahren, sorgen für viel Abwechselung, aber auch reichlich Arbeit bei allen Beteiligten.

In der Beratung, ob fernmündlich oder persönlich, ist Simone Krause freundlich und zweisprachig unterwegs. Denn das Promotionsgeschäft kommt ohne das Englische nicht aus. Viele Promovierende sieht und spricht sie nach der Anmeldung aber lange Zeit nicht. Die meisten von ihnen sehe sie erst wieder, wenn sie die Dissertation einreichen wollen. Dann aber nimmt die Betreuung an Fahrt auf. Die Abschlussphase einer Promotion ist auch aus administrativer Sicht ein eiliges Geschäft. Ordnung muss dennoch sein. Der sogenannte Umlauf räumt allen Fachbereichsangehörigen, die berechtigt sind, eine Promotion zu betreuen, die Möglichkeit ein, die Dissertation und die Gutachten einzusehen. Erst wenn die Dissertation einstimmig angenommen wird, kann es zur Verteidigung kommen – „ohne Pardon“, wie Simone Krause betont. Das diene der Qualitätssicherung.

Danach folgt, vor allem in der Chemie und Pharmazie, etwas, für das Simone Krauses Herz besonders schlägt: die Promotionsfeier. Mehrfach im Jahr organisiert sie für insgesamt rund 200 Absolventinnen und Absolventen der Fachbereiche 10 bis 12 einen großen Festakt in der Schloss-Aula. Keine Feier sei gleich, doch eine Tradition – das Gelöbnis – dürfe nicht fehlen. Damit verpflichten sich alle frisch gebackenen Doktorinnen und Doktoren unter anderem, „den mir verliehenen Doktorgrad vor jedem Makel zu bewahren“ und „jederzeit nach bestem Wissen und Gewissen die Wahrheit zu suchen und zu bekennen“. Danach bekommen sie laut Simone Krause eine „schön gestaltete Urkunde, die sich gut an der Wand im Büro“ macht.

Das Geschäft der Zukunft: das neue CMS

Während es im Alltagsgeschäft der Prüfungsämter darum geht, die heutigen Studierenden und Promovierenden zu begleiten, arbeitet ein Projektteam seit geraumer Zeit am Prüfungsamt der Zukunft. Mit dabei sind Kerstin Wohlgemuth und Kirsten Kuhrmann. Ihr Auftrag ist es, den Baustein „Prüfungen“ im neuen Campus-Management-System der Universität umzusetzen und das alte „POS“-System zu ersetzen. „Monatelang hat das Team die Anforderungen zusammengetragen und daraus rund 300 Testfälle erstellt“, erklärt Kerstin Wohlgemuth. Die Perspektiven der Ämter, Fachbereiche und Studierenden flossen gleichermaßen ein. In der Bearbeitung der fiktiven Fälle zeigte sich, was funktioniert und was nicht.

Dieses Vorgehen war nötig, da SAP keine Software für das spezialisierte Prüfungswesen einer Universität anbietet. Stattdessen muss ein Rahmen angepasst und befüllt werden. Unverzichtbar ist darum die Zusammenarbeit mit dem Center for Information Technology (CIT). „Wir haben mittlerweile ein gutes Gespür dafür, was wir mit dem CIT umsetzen können und was ein externes Softwareunternehmen übernehmen muss“, erklärt Kerstin Wohlgemuth. Eine Herausforderung bestehe darin, die Prüfungsordnungen mit all ihren Inhalten und Bedingungen in ein übersichtliches und gut funktionierendes IT-System zu gießen.

Ein Vorteil des neuen Systems ist der große Selbstverwaltungsbereich für Studierende. Sie können Buchungen durchführen, Prüfungen anmelden, Leistungen sowie Statistiken einsehen und Dokumente wie das „Transcript of Records“ herunterladen. Künftig soll auch das Hochladen von Bescheinigungen und Formularen möglich sein. „Studierende müssen dank des neuen Systems seltener ins Prüfungsamt kommen und profitieren von der voranschreitenden Digitalisierung“, betont Kirsten Kuhrmann. Dies tun auch die Fachbereiche, die durch das SAP-System eigenständiger arbeiten können. „Das Projekt vereinheitlicht die Prüfungsverwaltung weiter“, erklärt Kerstin Wohlgemuth.

Noch ist es allerdings nicht abgeschlossen. Ende des Jahres sollen alle Studierenden, die ihr Studium neu an der Uni aufnehmen, die Prüfungsverwaltung in SAP managen können – etwa 300 Studiengänge werden hinterlegt sein. Das „POS“-System wird der Uni gleichwohl noch einige Jahre erhalten bleiben – bis die dort derzeit registrierten Studierenden ihr Studium abschließen. Die Richtung ist dennoch klar: Die Prüfungsämter der Universität Münster arbeiten intensiv an ihrer digitalen Zukunft.

Autor: André Bednarz

Dieser Artikel ist Teil einer Themenseite und stammt aus der Unizeitung wissen|leben Nr. 5, 22. Juli 2026.

 

Hintergrund: Mehrere Ämter, ein Auftrag

Wer an der Uni Münster studiert und einen Abschluss anstrebt, kommt neben dem Studierendensekretariat an einer weiteren zentralen Einrichtung nicht vorbei: dem Prüfungsamt. Wobei der Singular nicht genau genug ist, denn an unserer Uni gibt es nicht das eine „PA“. Das „Prüfungsamt I“ ist für gleich acht geistes- und sozialwissenschaftliche Fachbereiche zuständig; das „Prüfungsamt der Fachbereiche der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät“ für die Fachbereiche 10 bis 14; zudem haben die Rechtwissenschaftliche sowie die Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät je ein eigenes Prüfungsamt, für die Medizinische Fakultät ist schließlich das „Landesprüfungsamt für Medizin, Psychotherapie und Pharmazie – Bezirksregierung Düsseldorf“ zuständig. Welche Aufgaben die Prüfungsämter erfüllen, wer dort arbeitet und warum die Beschäftigten maßgeblich für die erfolgreiche Prüfungsverwaltung eines jeden Studiums (und einer jeden Promotion) sind, beleuchten wir auf dieser Doppelseite.

Links zu dieser Meldung

• Übersicht der Prüfungsämter an der Universität Münster
• Die Juli-Ausgabe der Unizeitung als PDF
• Alle Ausgaben der Unizeitung auf einen Blick
• Weiterer Beitrag der Themenseite: Interview mit Prüfungsamtsleiterin Bettina Hiller
• Weiterer Beitrag der Themenseite: Gastbeitrag aus der Perspektive eines Fachbereichs
• Weiterer Beitrag der Themenseite: Wie das Prüfungsamt der Rechtswissenschaftlichen Fakultät arbeitet
• Weiterer Beitrag der Themenseite: Interview mit dem Geschäftsführer des Prüfungsamts FB4