„Man sollte empathisch, geduldig und belastbar sein“
Dr. Bettina Hiller ist Geschäftsführerin des Prüfungsamts der Fachbereiche der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät. Im Interview mit André Bednarz blickt sie auf die vergangenen 20 Jahre zurück, schildert die Herausforderungen des Alltags und erklärt den strukturellen Wandel der Prüfungsverwaltung.
Was wäre bloß an der Uni los, wenn die Prüfungsämter plötzlich ihre Arbeit einstellten?
Es würde definitiv unruhig werden. Unsere Kernaufgabe ist es, die Studierenden durch das Studium zu begleiten, sie und die Fachbereiche bei der Organisation von Prüfungen zu unterstützen und dabei zu helfen, dass die Prüfungsordnungen eingehalten werden. Doch im Kern gäbe es ohne uns keine Zeugnisse – und das wäre natürlich, vorsichtig formuliert, unschön ...
In den Fächern, die Ihr Prüfungsamt betreut, sind fast 15.000 Studierende eingeschrieben. Was müssen Sie mitbringen, um das Amt zu leiten?
Als promovierte Landschaftsökologin habe ich ein Verständnis dafür, wie Studium und Lehre, aber auch die Fachbereiche und die Universität als Ganzes funktionieren. Das hilft mir. Klar ist aber, dass es ohne Unterstützung nicht geht. Die IT, die das technische Gerüst für das Prüfungswesen erarbeitet, die Fachvertreterinnen und -vertreter und die Rechtsabteilung sowie weitere Abteilungen aus dem zentralen Dezernat für Studium und Lehre gehören zu unseren wichtigsten Partnern.
Und welche Fähigkeiten brauchen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
Man braucht ein Verständnis für Rechtstexte und deren Verbindlichkeit. Maßgeblich sind vor allem die Prüfungsordnungen. Darum sind Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt so wichtig. Aber auch Konflikt- und Kommunikationsfähigkeiten sowie Serviceorientierung. Nicht jedes Gespräch, das wir führen, ist angenehm. Manche Anliegen von Studierenden, etwa verpasste Fristen, sind nicht lösbar und können entscheidende Konsequenzen für den weiteren Lebensweg haben. Man sollte also auch empathisch, geduldig und belastbar sein können.
Sind die genannten Konflikte an der Tagesordnung?
Überwiegend verläuft es harmonisch. Seit dem Ende der Covid-19-Pandemie besuchen weniger Studierende unsere Beratung vor Ort, vieles läuft per E-Mail. Hin und wieder kommt unfreundliche Korrespondenz rein, es gibt auch unangenehme Gespräche. Auch deshalb lassen wir uns regelmäßig in Kommunikations- und Deeskalationsstrategien schulen. Aber ich möchte betonen, dass das Prüfungsamt für viele Studierende ein Ort der Freude ist – immer dann, wenn sie hier ihr Zeugnis abholen. Über alle Studiengänge und Studienabschlüsse hat unser Prüfungsamt seit 2007 rund 31.000 von ihnen ausgestellt.
Sie stehen dem Prüfungsamt seit fast 20 Jahren vor. Welche markanten Wandlungen gab es in dieser Zeit?
Kurz vor meinem Amtsantritt hatte das damalige Rektorat entschieden, die Prüfungsverwaltung stärker zu zentralisieren und mit den heutigen beiden großen Prüfungsämtern zentrale Betriebseinheiten für die Fachbereiche zu gründen. Davor hatte jeder Fachbereich ein eigenes Prüfungssekretariat. Durch die Zusammenlegung sollten Arbeitsprozesse vereinheitlicht werden – und ich halte diese Entscheidung bis heute für klug. Die Herausforderungen sind in den Jahren größer geworden. Das Bachelor- und Mastersystem mit differenzierteren Ausbildungswegen als zu Diplomzeiten oder die voranschreitende Digitalisierung wären für kleine Prüfungssekretariate nicht handhabbar. Außerdem ist es gut, dass wir mit dem Prüfungsamt I unter einem Dach sind. Das zahlt sich unter anderem bei der Betreuung von Studierenden aus, die ein geistes- und ein naturwissenschaftliches Fach studieren, also beide Prüfungsämter anlaufen müssen.
Apropos Prüfungsamt I: Warum trägt Ihr Prüfungsamt nicht den Zusatz „II“?
Die scherzhafte Antwort darauf ist immer ,weil wir nicht die Nummer zwei sein wollten‘. Es ging uns aber vor allem darum, einen sprechenden Namen zu haben, aus dem die Zuständigkeiten erkennbar sind.
Wie hat sich Ihre Arbeit, abgesehen von den strukturellen Neuerungen, in den vergangenen Jahren verändert?
Sie haben erwähnt, dass die Studierenden inzwischen meist per E-Mail kommunizieren. Was bedeutet das für Sie?
Das E-Mail-Aufkommen ist in den vergangenen Jahren explodiert. Das verändert unsere Arbeit. Zum einen sind die Tage nicht mehr so unvorhersehbar wie früher – als nicht klar war, was in den offenen Sprechstunden passiert. Zum anderen sind manche Fragen so komplex, dass eine schriftliche Beantwortung komplizierter ist als ein kurzes Gespräch. Gleichzeitig beobachten wir, dass manche Studierende auf eine schnell geschriebene E-Mail eine schnelle Antwort erwarten, die aber rechtlich stichhaltig sein muss.
Stichwort Erwartung: Wie sieht das Prüfungsamt von morgen aus?
Die Digitalisierung wird das bestimmende Thema sein. Gerade arbeiten wir daran, dass Abschlussarbeiten digital hochgeladen werden können. Zudem ist die elektronische Prüfungsakte in Planung, auch wird es perspektivisch vermutlich rein digitale Abschlussdokumente geben. Ob künstliche Intelligenz eine Rolle spielen und beispielsweise Zeugnisse erstellen wird? Das frage ich mich häufiger, habe aber noch keine Antwort.
Aber Sie haben sicher eine Antwort auf die Frage, woran Sie besonders gern denken, wenn Sie die vergangenen zwei Jahrzehnte im Prüfungsamt überblicken, oder?
Es ist sehr schön zu sehen, wie die Prüfungsämter gewachsen sind. Als ich anfing, gab es zwar eine grobe Struktur. Doch mein Auftrag war es, diese Struktur mit Leben zu füllen und dafür zu sorgen, dass wir die Aufgaben bewältigen, die die Studiendekaninnen und -dekane an uns herantrugen. Ich glaube, dass etwas Schönes gewachsen ist und wir die Studierenden gut versorgen. Das liegt auch an der guten Zusammenarbeit mit meiner Kollegin Maria Wernsmann und ihrem Team vom Prüfungsamt I. Die vergangenen 20 Jahre zeigen mir, dass wir in diesem trocken erscheinenden Geschäft etwas gestalten können.
Dieser Artikel ist Teil einer Themenseite und stammt aus der Unizeitung wissen|leben Nr. 5, 22. Juli 2026.
Links zu dieser Meldung
- Übersicht der Prüfungsämter an der Universität Münster
- Die Juli-Ausgabe der Unizeitung als PDF
- Alle Ausgaben der Unizeitung auf einen Blick
- Weiterer Beitrag der Themenseite: Die Arbeit der Prüfungsämter im Fokus
- Weiterer Beitrag der Themenseite: Gastbeitrag aus der Perspektive eines Fachbereichs
- Weiterer Beitrag der Themenseite: Wie das Prüfungsamt der Rechtswissenschaftlichen Fakultät arbeitet
- Weiterer Beitrag der Themenseite: Interview mit dem Geschäftsführer des Prüfungsamts FB4