Erklären, beraten und helfen – eine Anlaufstelle mit Prinzipien
„Raum 52“ oder „roter Salon“ hieß der Selbstbedienungsbereich, der im Schloss Mitte der 2000er-Jahre vom Umbruch in der Studierendenverwaltung zeugte. Seinerzeit nahm die Digitalisierung an Fahrt auf. Doch da die Uni nicht über Nacht die Analogen unter den Studierenden aussperren wollte, richtete das Studierendensekretariat den „Selbstbedienungsraum 52“ ein. Er war eine Brücke ins Digitale, nachdem manch postalischer Verwaltungsakt abgeschafft worden war: An Rechnern druckten sich die Studierenden Bescheinigungen aus oder immatrikulierten sich online.
Heute dient der Bereich anderen Zwecken. „Raum 52“ war nur ein Zwischenschritt, den das „Studsek“ in seinem stetigen Wandel gemacht hat. Andreas Zirkel kennt viele dieser Veränderungen, Übergänge und Neuanfänge. Seit 2006 leitet er das Studierendensekretariat. „Davor habe ich bereits knapp sieben Jahre in der ,Keimzelle‘ gearbeitet“, sagt er und meint damit die Abteilung, die heute Bachelorbüro heißt. Erfahrung – darüber verfügt Andreas Zirkel en masse.
Studierendenverwaltung
Wer in diesem Teilsachgebiet des „Studsek“ arbeitet, muss viel erklären. Mehr als 40.000 Studierende verwaltet das auskunftsfreudige fünfköpfige Team, das im renovierten Teil des Botanicums, auch Haus des Studiums genannt, arbeitet. Vieles läuft automatisiert ab, etwa die Rückmeldeaufforderungen vor jedem neuen Semester. Doch bei Problemen wie unvollständigen Unterlagen, verpassten Fristen, fehlerhaften Anträgen und Datensätzen ist das Team gefragt. An einer der größten Hochschulen des Landes gibt es reichlich Beratungsbedarf. Täglich trudeln durchschnittlich 200 bis 250 Anträge und Anfragen ein.
Problem hin oder her: Jeder, der an der Uni Münster studiert, kommt früher oder später mit dieser Abteilung in Kontakt. Studierende zulassungsfreier Studiengänge schreiben sich dort ein, ebenso Gast-, Zweit- oder Jungstudierende sowie Promotions- und Weiterbildungsstudierende. Zudem wickelt das Team alle Semesterbeiträge ab, druckt die Studierendenausweise, verarbeitet Krankenversicherungsmeldungen oder nimmt Umschreibungen in andere Studiengänge vor. Über 30 E-Mail-Vorlagen nutzt etwa Kerstin Scholle zur Bearbeitung dieser und weiterer Anliegen. Abertausende Studierende hat sie seit 2001 betreut. „Ich bin zufrieden mit dem, was ich mache und geben kann“, betont sie und strahlt eine zupackende Herzlichkeit aus, wenn sie sagt, dass die Studierenden allerdings manches selbst machen müssten. Doch vor allem diejenigen, die nett fragen, nimmt die Studierendenverwaltung auch weiterhin an die Hand.
Bachelorbüro
Bewerbungen, Zulassungen, Immatrikulationen: An diesem Dreiklang orientiert sich die Arbeit der vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bachelorbüro. Rund 32.000 Bewerbungen sind seit Mai für die aktuell 39 zulassungsbeschränkten Bachelorstudiengänge eingetroffen. Zuvor haben sich alle Bachelor-Interessierten bei der „Stiftung für Hochschulzulassung“ eine Authentifizierungs-Nummer organisiert, mit der sie sich an mehreren Hochschulen gleichzeitig für ihr Wunschstudium bewerben können.
Die Komplexität der anschließenden Studienplatzvergabe ergibt sich aus mehreren Faktoren. Zum einen gibt es bestimmte Kontingente für Personen, die einen „Sonderfall“ geltend machen: Studium ohne Abitur, Härtefälle (etwa aus gesundheitlichen Gründen), Aufnahme eines Zweitstudiums. Zwischendurch übermittelt das nordrhein-westfälische Wissenschaftsministerium die präzisen Studienplatz-Zahlen für jedes Fach, die sogenannten Kapazitäten, die die Hochschulen erfüllen müssen. Zum anderen zeigt die langjährige Erfahrung des Studierendensekretariats, dass nicht alle Interessierten das Studienplatzangebot der Universität Münster annehmen, sondern sich zugunsten einer anderen Hochschule entscheiden. Daher gilt es, die mit den Fachbereichen verabredeten „Überbuchungsfaktoren“ zu berücksichtigen – man sagt beispielsweise 110 Interessenten für 100 Studienplätze zu. „Es handelt sich um ein dynamisches Verfahren“, fasst Deborah Derix zusammen.
In diesem Jahr endete die Bewerbungsfrist am 15. Juli um 23.59 Uhr. Ab dann galt es, die Ranglisten für alle Fächer zügig zu erstellen und an die Stiftung zu übermitteln, immer die Überbuchungen im Blick zu behalten und möglichst noch vor dem Wochenende Angebote an die Interessenten zu verschicken – in der Hoffnung auf möglichst viele Zusagen.
Der letzte Akt sind die Einschreibungen. Jetzt steht die Prüfung des Abizeugnisses an; darüber hinaus muss man die Bewerber an die Fristen für die Angebots-Annahme und die Überweisung des Semesterbeitrags erinnern. „Natürlich läuft nie bei allen alles glatt, es gibt zig Nachfragen und Wünsche“, betont Deborah Derix. „Aber ich mag diese Arbeit mit Zahlen und Excel-Tabellen sehr.“
Masterbüro
In der Hochphase der Bewerbungen brummt es: Zig Mails rauschen rein, zwischen 10 und 15 Uhr klingelt das Telefon häufig, Besuche sind dagegen eher rar geworden. Ein Dutzend oder mehr Aufgaben als Tagesprogramm sind keine Seltenheit. Zum Beispiel: die jeweils erste Bewerbung aus Oman und Eritrea, Um- und Wiedereinschreibungen abarbeiten oder das Erstellen von Bewerber-Ranglisten in den zulassungsbeschränkten Fächern. Zudem zeichnen sich die ersten Nachrückverfahren ab, mit den Immatrikulationsanträgen steht die Prüfung weiterer Daten an – und ständig muss die Statistik gepflegt werden. „Ich mag die immer neuen Herausforderungen, die Abwechslung und die Abstimmung mit anderen Abteilungen“, betont Antoniya Petkova. Und immer gilt: Nach der Bewerbungsphase ist vor der Bewerbungsphase, weshalb das Masterbüro bereits das Sommersemester 2027 mit seinen 25 Masterangeboten im Hinterkopf hat ...
Non-EU-Bereich
Sich an der Universität auf einen Studienplatz zu bewerben, kann eine Herausforderung sein. Es braucht Mut, Organisationsfähigkeit, Geduld – und bisweilen Glück. Was für viele Deutsche nicht ohne ist, stellt sich für ausländische EU-Bürger noch anspruchsvoller dar – für Bewerber aus dem nichteuropäischen Ausland kann es gar eine große Herausforderung sein. Gut, dass es für diese Fälle das Büro „Non-EU“ gibt. Es begleitet alle 1.800 außereuropäischen Studierenden, die sich in jedem Semester auf einen Bachelor- oder Staatsexamensstudiengang bewerben.
Quantitativ am stärksten vertreten waren zuletzt Bewerberinnen und Bewerber aus dem Iran, der Ukraine und dem Jemen. „An den Zahlen lässt sich oft die politische Situation ablesen“, erklärt Mitarbeiterin Simone Olbrich. Aber auch aus Syrien, China oder Indien gingen viele Bewerbungen ein. Es bedürfe einer ständigen Neuorientierung, was Bildungs- und Notensysteme sowie Zulassungsvoraussetzungen betrifft. „Aber genau diese Abwechslung und die vielen Fragen und Details, die berücksichtigt werden müssen, machen mir großen Spaß.“
Anders als alle anderen Hochschulen, die den Dienstleister „uni-assist“ zur Begutachtung internationaler Bewerbungen hinzuziehen, setzt Münster auf die eigene Expertise. Dadurch ist eine engere, schnellere und für die Bewerber kostenfreie Bearbeitung der Bewerbung möglich.
Das Team sichtet Dokumente, bewertet die Vorbildung, rechnet Notensysteme aus aller Welt ins deutsche System um. Anschließend erstellt es Ranglisten und vergibt Studienplätze im Rahmen der für die Nicht-EU-Bewerber reservierten Quoten. Dabei werden maximal zehn Prozent dieser Plätze an ein Land vergeben. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Sachgebiets haben die Studiengänge zwar organisatorisch aufgeteilt, vertreten einander aber vollumfänglich. Simone Olbrich ist unter anderem zuständig für Medizin, Hebammenwissenschaft und Psychologie. „Ich habe eine Vorliebe für Zahlen und für Sprache“, unterstreicht sie. Perfekte Voraussetzungen für ihren Job.
Autoren: Norbert Robers und André Bednarz
Dieser Artikel stammt aus der Unizeitung wissen|leben Nr. 6, 7. Oktober 2026.