Serie „Außeneinsatz“, Teil 10: Sich gegenseitig das Leben leicht machen

Auch in den Semesterferien gibt es an der Universität Münster allerhand zu tun. Die Redakteurinnen und Redakteure der Stabsstelle Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit nutzen die vorlesungsfreie Zeit, um das eigene Büro zu verlassen und im Außeneinsatz Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität jeweils einen Tag lang zu begleiten, die buchstäblich unterwegs sind.

Die Woche beginnt mit einem Blick in den Kalender: Welche Tagung steht demnächst an? Sind die Angebote fürs Catering angekommen? Haben sich bereits alle Aussteller für die Ersti-Messe im Preußen-Stadion angemeldet? In einem Besprechungsraum des historischen Heereman’schen Hofs an der Königsstraße gehen Christiane Borgmann, Maren Triem und Nicole Kleinhölting im wöchentlichen Jour fixe zügig die Termine und Aufgaben der nächsten Wochen durch. Die drei Eventmanagerinnen organisieren Großveranstaltungen in den Räumen der Universität, vor allem für interne, aber auch für externe Kunden. Ihr Service reicht von der Auswahl geeigneter Tagungsstätten, der Empfehlung verschiedener Caterer, der Logistik und Technik bis hin zur Teilnehmerregistrierung und Marketingunterstützung. Die Fachbereiche können sich entweder nur beraten lassen, das Kongressmanagement setzt aber häufig auch gesamte Veranstaltungen um.

Wie detailreich und konkret das ist, zeigen die angesprochenen Aufgaben. Gibt es genügend Hilfskräfte für die Ersti-Begrüßung? Wann gehen die Einladungen dafür als Rundmail raus? Wie läuft die Technik bei … Dann klopft es an der Tür: Auf dem anderen Flur feiert eine Kollegin aus der Professional School ihr zehnjähriges Dienstjubiläum – ob man gratulieren und mit aufs Foto für ein Instagram-Posting möchte? Klar möchte man. Also alle kurz runter, ein Ständchen singen und gratulieren. Jede aus dem Team bekommt ein Stück vom mitgebrachten Kuchen, der nun den Rest der Besprechung versüßt. Bis die Runde erneut unterbrochen wird. Das Telefon klingelt, für eine schnelle Abstimmung mit Kolleginnen von Münster Marketing. „So geht das den ganzen Tag“, sagt Christiane Borgmann und grinst dabei. Schon jetzt wird deutlich: Die Leiterin des Kongressmanagements lässt sich von dem Trubel nicht aus der Ruhe bringen.

Schließlich ist alles geklärt und Nicole Kleinhölting und Christiane Borgmann machen sich mit dem Fahrrad auf den Weg. Erste Station ist das Schloss. Hier geht es um ein anstehendes Netzwerktreffen der Hochschulrektorenkonferenz im Senatssaal. Zusammen mit der Referentin für Hochschulentwicklungsplanung und Hochschulrankings, Dr. Linda Schücker, bespricht das Team die genauen Abläufe der Veranstaltung, den Cateringaufbau, testet die Raumtechnik und klärt letzte offene Fragen zur Veranstaltung. Wie immer geht es darum, an viele Dinge gleichzeitig zu denken: Wie viele Stühle gibt es hier, wie schwer sind die Tische, welcher Hausmeister hat an dem Termin Dienst? Zufrieden schwingen sich die Eventmanagerinnen anschließend wieder aufs Rad. Das nächste Ziel ist das Geomuseum. Kollegin Maren Triem kommt erneut hinzu, sie betreut an diesem Abend die „Welcome Reception“ einer internationalen Konferenz im Foyer. Weil es Neuerungen in der Schließ- und Alarmanlage des Museums gibt, erhält das gesamte Team von Museumsmanagerin Marie Wolf-Eichbaum eine Einweisung in die Technik.

Das erst vor gut einem Jahr wiedereröffnete Geomuseum ist für Empfänge, Vorträge und andere Wissenschaftsveranstaltungen sehr gefragt, wie sich herausstellt. „Daher haben das Museum und wir eine gemeinsame Terminübersicht mit einer Art Ampel-System entwickelt“, erläutert Christiane Borgmann. „Rot bedeutet, dass an dem Termin bereits eine Museumsveranstaltung läuft, zum Beispiel ein öffentlicher Vortrag; Grün heißt, dass die Veranstaltung stattfinden kann, Blau steht für eine Absage.“

Beim Gang durch das Haus vom Keller bis ins Dachgeschoss wird natürlich weiter besprochen, und wieder geht es um viele Details, beispielsweise die Anzahl der Stehtische, die in den Hof des Museums passen, aber auch darum, wie das Catering künftig hier aussehen könnte. Das Team nimmt dafür schließlich an den Tischen des Cafés „ÄRA“ im Geomuseum Platz, um mit dessen zukünftigem Betreiber Stefan Muckermann eine mögliche Zusammenarbeit bei Veranstaltungen zu besprechen. Eine Verkostung der Kaffeespezialitäten, die hier ab dem 1. Oktober zu den Öffnungszeiten des Museums erhältlich sind, rundet die Besprechung ab. „Unser Ziel ist es grundsätzlich, sich gegenseitig das Leben leicht zu machen“, erläutert Christiane Borgmann. „Wo eine Infrastruktur besteht, soll nach Möglichkeit keine zusätzliche angemietet werden.“

Das praktische Mitdenken ist eine elementare Eigenschaft für die Vorbereitung von großen Veranstaltungen. Christiane Borgmann kann auf langjährige Erfahrungen aus Studium und Selbstständigkeit zurückgreifen. Nach dem Studium der Kommunikationswissenschaft arbeitete sie zunächst mehrere Jahre in einer international tätigen Werbeagentur und wagte dann den Weg in die Selbstständigkeit, bevor die Mutter von zwei Kindern zurück an die Universität wechselte. Ab 2020 begann sie, das Kongressmanagement an der Universität Münster aufzubauen und berät seitdem mit ihrem Team erfolgreich die Fachbereiche, die Universitätsleitung sowie externe Veranstalterinnen und Veranstalter.

Obwohl es durchaus Tage mit weniger Terminen gibt, verbringt die 47-Jährige ihre 30-Stunden-Woche auch sonst nicht durchgehend an ihrem Schreibtisch im ersten Stock des Heereman’schen Hofs, sondern ist viel unterwegs. Das signalisiert auch das mehrfarbig beschriftete Whiteboard in ihrem Büro, an dem mit Magneten mehrere Tabellen und Kalender, Fotos und einige persönliche Dinge wie beispielsweise Kinderzeichnungen befestigt sind. Im Kongressmanagement ist halt immer viel los. Aber eins merkt man dem gesamten Team schnell an: macht auch reichlich Spaß.

Links zu dieser Meldung

• Alle Teile der Serie „Außeneinsatz“ im Überblick
• Kongressmanagement der Universität Münster