Datenschutzerklärung für die Absolvent*innenbefragung der WWU im Rahmen des Kooperationsprojektes Absolventenstudien (KOAB)

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Westfälische Wilhelms-Universität Münster (WWU),
vertreten durch den Rektor, Prof. Dr. Johannes Wessels,
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-0
E-Mail: verwaltung@uni-muenster.de

Bei inhaltlichen Rückfragen zum Projekt wenden Sie sich bitte direkt an die fachlichen Ansprechpartner:
Johannes Friederich oder Julia Schmidt

 

2. Name und Anschrift der/des Datenschutzbeauftragte*n

Die/Den Datenschutzbeauftragte*n des Verantwortlichen erreichen Sie unter:

Stabsstelle Datenschutz
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-22446
E-Mail: Datenschutz@uni-muenster.de

 

3. Datenverarbeitung im Rahmen der Absolvent*innebefragung der WWU

Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Absolvent*innenbefragung der WWU verarbeiten wir von Ihnen folgende Daten:

(1) Vorname und Nachname
(2) Geburtsdatum
(3) Geschlecht
(4) Nationalität
(5) Abschlussart und –datum
(6) Studienfach
(7) Postalische Anschrift
(8) E-Mail-Adresse

Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu die Absolvent*innenbefragung der WWU durchführen zu können.

Damit die Befragung bestmöglich auf die zu Befragenden zugeschnitten werden können und unnötige Dateneingaben erspart bleiben, hat die WWU Münster eine Liste mit allen im Prüfungsjahrgang erfolgten Abschlüssen an das Institut für angewandte Statistik (ISTAT) übermittelt. Diese Liste ist mit dem für den Zugriff auf den Fragebogen benötigten, individuellen Zugangscode verknüpft und enthält den Prüfungszeitpunkt (Monat/Jahr), die Abschlussart (Bachelor, Master etc.) und die Studienfächer je Absolvent*in doch keine Namen, Adressen oder Matrikelnummern. Die Informationen zu Abschlussart und Studienfächern des abgeschlossenen Studiengangs werden über den Zugangscode automatisch in die Befragung eingetragen. Das ISTAT hat somit die Möglichkeit, Zugangscodes mit den Antworten der Befragten zu verbinden, ohne diese aber mit dem Namen, Adressen oder Matrikelnummern verbinden zu können. Der Datensatz mit den Befragungsergebnissen, den die WWU Münster vom ISTAT erhält, enthält dagegen keine Zugangscodes, so dass auch hier keine Verknüpfung mit Namen, Adressen und Matrikelnummern möglich ist.

Wir senden den zu Befragenden eine persönliche, vom Rektor unterschriebene Einladung zur Befragung, die sich nach Abschlussart in der Fragenbogenvariante unterscheiden können. Die dazu benötigten Adressdaten der im Datensatz enthaltenen zu befragenden Absolvent*innen mit münsteraner Adresse werden dem Einwohnermeldeamt der Stadt Münster übermittelt. Dieses überprüft im Rahmen der Amtshilfe, ob aktuellere Adressen der Absolvent*innen vorliegen. Die Daten werden ggf. aktualisiert und der Abteilung innerhalb der WWU Münster, die für die Bearbeitung zuständig ist, wieder übermittelt. Eine präzise Adressermittlung ist nur dann möglich, wenn bei Namensdopplungen weitere Merkmale, wie z.B. das Geburtsdatum oder die Nationalität, herangezogen werden können. Ein Vergleich der Adressqualität des Datensatzes des Prüfungsjahres 2011, in dem für die wenigsten Absolvent*innen das Geburtsdatum enthalten war, mit der Adressqualität des Vorjahres-Datensatzes, in dem das Geburtsdatum der Absolvent*innen noch enthalten war, hat ergeben, dass der Anteil der nicht identifizierbaren Adressen um sechs Prozentpunkte gestiegen ist. Außerdem erhalten die zu Befragenden eine Einladung per Mail an die bei der Immatrikaluation freiwillig angegebene private E-Mail-Adresse oder an die E-Mail-Adresse der WWU.

Während der Feldphase werden unzustellbare Adressen nachrecherchiert. Dies geschieht mit dem Nachsendeservice der Deutschen Post. Hat eine Angeschriebene/ein Angeschriebener einen Nachsendeauftrag eingerichtet, wird der Brief nachgesendet und die die Befragung durchführende Abteilung der WWU erhält eine Information über die aktuelle Adresse. Existiert kein Nachsendeauftrag, wird die aktuelle Adresse mit Hilfe des Meldeportals Behörden NRW recherchiert. Dabei werden über die sicheren Netze des Bundes (NdB/vormals DOI-Netz) Melderegisterauskünfte automatisiert von den Meldestellen eingeholt.

Die gespeicherten Adressdaten werden für keine anderen Zwecke als für die Einladung und die Erinnerung zur Teilnahme an der Absolvent*innenbefragung verwendet. Die Adressdaten werden nicht an Dritte weitergegeben. Eine Ausnahme bildet die Weitergabe der Adresse an den Alumni Club WWU Münster und der Universitätsgesellschaft Münster e.V., wenn die Befragten diesbezüglich zuvor im Fragebogen ihr Einverständnis gegeben haben. Die Befragten, die bei der Verlosung einen Preis gewonnen haben, werden gefragt, ob sie namentlich auf der Homepage erwähnt werden möchten. Stimmen sie dem zu, werden ihre Namen auf der Homepage veröffentlicht; erfolgt die Zustimmung nicht, wird der Name auch nicht veröffentlicht.
 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der WWU übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Hochschulgesetz NRW (HG) in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz NRW (DSG) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Gem. § 7 Abs. 2 HG sind die Hochschulen verpflichtet, regelmäßig die Erfüllung ihrer Aufgaben u.a. in der Lehre zu überprüfen. Dazu ist die Durchführung der Absolvent*innenbefragung erforderlich und wir dürfen die hier bereits im Haus vorhandenen Daten – soweit notwendig – zum Zwecke der Durchführung dieser Befragung zusammenführen und weiter verarbeiten.
 

Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre im Rahmen der Absolvent*innenbefragung der WWU erhobenen personenbezogenen Daten, werden an folgende Empfänger innerhalb bzw. außerhalb der WWU weitergegeben:

Empfänger innerhalb der WWU:

  • Dezernat 5.3 - Strategische Planung und Akademisches Controlling
  • Alumni Club WWU Münster (bei freiwilligem Einverständnis)

Empfänger außerhalb der WWU:

  • Institut für angewandte Statistik (ISTAT) GmbH
  • Deutsche Post
  • Meldeportal Behörden NRW
  • Einwohnermeldeamt Münster
  • Universitätsgesellschaft Münster e.V. (bei freiwilligem Einverständnis)
     

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die für den Versand der Einladungen zur Absolvent*innenbefragung der WWU genutzt werden, werden unverzüglich nach dem Versand der letzten Erinnerung gelöscht. Die personenbezogenen Daten, die für die Verlosung oder die Weitergabe an den Alumni Club WWU Münster bzw. der Universitätsgesellschaft Münster e.V. nach freiwilligen Einverständnis erfasst werden, werden unverzüglich nach der Verlosung bzw. der Weitergabe gelöscht.

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

 

4. Ihre Rechte als Betroffener

Recht auf Berichtigung und Löschung der personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, von uns unverzüglich die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, sobald der Zweck der Speicherung entfällt oder, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen und keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.

Ihre personenbezogenen Daten werden weiterhin gelöscht, wenn Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen, wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in Vorschriften, denen die WWU unterliegt, vorgesehen wurde.

Eine Löschung erfolgt jedoch in den oben dargestellten Fällen nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist, damit die WWU eine rechtliche Verpflichtung, die ihr durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber auferlegt wurde, erfüllen kann oder wenn die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe der WWU erfolgt, die im öffentlichen Interessen liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der WWU übertragen wurde oder wenn die weitere Speicherung der personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Recht auf Widerruf

Beruht die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung, so können Sie diese jederzeit widerrufen. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung personenbezogener Daten bleibt trotz des Widerrufs rechtmäßig.

Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, von der WWU eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Wenn dies der Fall ist, haben Sie ein Recht auf Auskunft, um welche personenbezogenen Daten es sich handelt und für welche Zwecke diese verarbeitet werden. Sie haben außerdem ein Recht auf Auskunft über die Dauer der geplanten Speicherung dieser Daten bzw. welche Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer angewendet werden.

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, z.B bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.