Nutzungsbedingungen für den Chat-Dienst "Mattermost"

Stand: 25.08.2020
Hinweis: Diese Nutzungsbedingungen gelten an der WWU ergänzend zu den Nutzungsbedingungen der Mattermost Inc. [en].

1. Allgemeines

Das Chat-System “Mattermost” dient zur direkten Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Gesprächspartner*innen innerhalb der WWU. Jedes Mitglied der Universität kann sich für den Dienst registrieren und 1-zu-1-Kommunikation mit allen registrierten Teilnehmer*innen aufnehmen sowie selbstständig Teams gründen oder eigene Kanäle aufmachen, zu denen nach Wunsch Teilnehmer*innen eingeladen werden können. Teams und auch Kanäle können dabei je nach Bedarf privat oder innerhalb der WWU öffentlich sein. Fortgeschrittene Features – wie z. B. die Integration in andere IT-Dienste oder die Automatisierungen mit Chat-Bots – sind möglich, unterliegen aber ggf. Einschränkungen bzw. sind nur eingeschränkten Personenkreisen gestattet bzw. auf Antrag freizuschalten.

Zugriff auf Mattermost erfolgt in der Regel über einen Webbrowser oder über eine Mattermost-Client-App. Sämtliche Kommunikationsdaten werden dabei Server-seitig gespeichert, Webbrowser und Client-App dienen lediglich dazu, Zugriff auf die dort gespeicherte Kommunikation zu erhalten. Teilnehmer*innen haben volle Kontrolle über die von ihnen dort vorgehaltenen Kommunikationen und können diese editieren oder entfernen.

2. Nutzungsbedingungen

Nutzerkreis
Der Dienst steht allen Angehörigen der WWU, die über einen ordentlichen Nutzer-Account verfügen, offen. Er darf nur für Zwecke, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeit, der Forschung oder dem Studium an der WWU stehen, genutzt werden. Jede*r Mattermost-Nutzer*in ist selber für seinen*ihren Mattermost-Account, ggf. seine Teams sowie die dort hinterlegte Kommunikation verantwortlich. Im Falle der missbräuchlichen Nutzung, können ggf. einzelne Nachrichten von Team- oder Systemadministrator*innen editiert oder entfernt werden, die Teilnahme an Teams oder Kanälen eingeschränkt, oder ggf. der komplette Account administrativ blockiert oder deaktiviert werden.

Teilnahmebedingungen
Um an WWU Mattermost teilzunehmen, reicht ein gültiger von der WWU IT vergebener Nutzer-Account. Die Anmeldung am System erfolgt mit WWU-Kennung und -Passwort.

3. Datenhaltung

Sämtliche Kommunikationsdaten werden auf dem Server gespeichert und zur Ansicht vorgehalten. Beim Zugriff über Webbrowser oder Client-App werden keine Daten lokal bei dem*der Anwender*in abgespeichert. Der*die Teilnehmer*in hat jedoch die Möglichkeit über Browser und App die Chat-Nachrichten auf dem Server zu verändern oder zu löschen.

Sobald Chat-Nachrichten an das Mattermost-Chat-System geschickt wurden, gelten diese als veröffentlicht.

Alle Nachrichten-Threads, sowohl in der 1-zu-1-Kommunikation, aber insbesondere auch solche in Chat-Kanälen (mit potentiell mehreren Teilnehmer*innen), werden vorerst unbegrenzt aufbewahrt und archiviert. Eine Löschung der Nachrichten nach bestimmten Zeiten kann aber aus technischen Gründen notwendig sein. Es wird daher keine längerfristige Verfügbarkeit der Chat-Verläufe garantiert.

Datensicherheit
Die dem Chat-System zugehörigen Datenbanken werden täglich gesichert.

Deprovisionierung
Da zu einer Chat-Nachricht immer mindestens zwei Personen gehören und im Mattermost-Chat-System sämtliche Kommunikation nur an einer zentralen Stelle gespeichert wird, kann eine Chat-Nachricht nicht ohne weiteres deprovisioniert oder gelöscht werden, da sich dies disruptiv auf die geführten Unterhaltungen auswirken würde.

Scheidet ein*e Angehörige*r aus der WWU aus, wird der Mattermost-Account nur deaktiviert und persönlichen Daten werden nur teilweise entfernt. Accountname, Displayname und die ihm zugehörigen Chat-Nachrichten bleiben erhalten. Erst wenn auf keine der Chat-Nachrichten des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin mehr von anderen Kommunikationspartner*innen zugegriffen werden kann, also eine Löschung keine aktiven Kommunikationsstränge mehr zerstört, werden der Account und ihm zugehörige Daten aus dem System entfernt.

Falls ein*e Teilnehmer*in beim Ausscheiden aus der WWU den expliziten Wunsch hat, dass seine*ihre Daten aus dem Chat-System entfernt werden, so ist dies möglich. Dabei ist allerdings zu bedenken, dass möglicherweise noch benötigte Kommunikationsstränge zerstört und unbrauchbar gemacht werden und ggf. ist zu erwägen, ob hier dienstliche Belange bestehen, diese zu erhalten.

Falls die Menge der vorgehaltenen Daten (auch pro Team oder pro Kanal) in Zukunft den Betrieb oder die Performance des Dienstes beinträchtigen sollten, behalten wir uns vor, administrativ einzuschreiten und ggf. entsprechende Limits zu setzen, etwa Limitierung der maximalen Nachrichten pro Kanal oder Löschen von alten Nachrichten nach einem gewissen Zeitraum.