Videokonferenzen mit DFNconf

Über das DFNconf-Portal können Beschäftigte der WWU selbständig einen Meetingraum für eine Videokonferenz (inkl. Präsentationskanal für PDF, Desktopsharing) anlegen, an dem auch Telefonteilnehmer*innen und Videokonferenzanlagen teilnehmen können. Einen Meetingraum können maximal 20 Teilnehmer*innen betreten.

DFNconf-Kurzanleitung

  • Anleitung für Organisator*innen

    1. DFNconf-Webseite aufrufen

    Wenn Sie eine Videokonferenz mit DFNconf durchführen möchten, öffnen Sie die Webseite  https://www.conf.dfn.de/ und klicken Sie dort auf "Veranstalter-Login".

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    2. Einrichtung auswählen

    Klicken Sie auf "Einrichtung aus einer Liste wählen" und wählen Sie "Universität Münster" aus. Bestätigen Sie mit "Weiter".

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    3. Login

    Geben Sie Ihre WWU-Kennung und Ihr WWU-Passwort ein und klicken Sie auf "Login". Bei der erstmaligen Nutzung von DFNconf müssen Sie nun die "Einverständniserklärung zur Datenübermittlung an Drittanbieter" bestätigen.

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    4. Meetingraum erstellen

    Sie gelangen nun zur Übersichtsseite von DFNconf. Klicken Sie auf "neuer Meetingraum +".

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    Geben Sie dem Meetingraum einen Namen und legen Sie eine Veranstalter-PIN fest. Unter "Mehr Einstellungen" klicken Sie auf "Einblenden". 

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    In den Einstellungen können Sie u.a. eine Beschreibung für den Raum eingeben und eine Gäste-PIN festlegen. Die Gäste-PIN sollten Sie setzen, damit nur Personen, die Sie eingeladen haben, an der Videokonferenz teilnehmen können. Klicken Sie anschließend auf "Sichern".

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    7. Teilnehmer einladen

    Ihr Meetingraum ist nun vorbereitet und Sie können Teilnehmer*innen einladen.  Klicken Sie beim gewünschten Meetingraum in der Spalte "Einladung" auf "Vorlage" (bzw. "Textvorlage").

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    Sie finden alle benötigten Informationen (Name des Raums, Raumnummer, URL etc.), um Gäste in den Raum einzuladen. Kopieren Sie einfach den Text und versenden Sie ihn per E-Mail.

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    8. Meetingraum betreten

    Auch Sie selbst müssen den Meetingraum für die Videokonferenz betreten. Dazu gehen Sie einfach in die Übersicht Ihrer Meetingräume und klicken auf die Raumnummer. Sie gelangen direkt zur Videokonferenz. Weitere Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten innerhalb Meetingraum finden Sie im Abschnitt "Anleitung für Teilnehmer*innen".

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    9. Meetingraum löschen

    Einen einmal angelegten Meetingraum können Sie - wie einen Konferenzraum - öfter nutzen (bswp. für eine wöchentliche Abteilungsbesprechung). Die Teilnehmer*innen können den Meetingraum solange betreten, bis Sie als Organisator*in sie löschen. Zum Löschen gehen Sie in die Übersicht Ihrer Meetingräume und klicken auf den Namen des gewünschten Raums. Sie gelangen zu den Einstellungen des Meetingraums und können unten links auf der Seite auf "Löschen" klicken. Bestätigen Sie den Löschvorgang mit "Ja, ich bin sicher".

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  • Anleitung für Teilnehmer*innen

    1. Videokonferenz beitreten

    Um sich in eine DFNconf-Videokonferenz einzuwählen, benötigen Sie von dem*der Organisator*in die Nummer des Meetingraums (und ggf. die Gäste-PIN). Wenn Sie in einer Einladungsmail eine URL zum Meeting erhalten haben, klicken Sie diese URL an. Alternativ rufen Sie https://conf.dfn.de/webapp/home auf, geben die Raumnummer ein und bestätigen mit "OK". Falls der Organisator eine Gäste-PIN vergeben hat, müssen Sie diese anschließend ebenfalls eingeben.

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    Falls Sie Ihnen mehrere Mikrofone/Kameras zur Verfügung stehen oder Sie die Videoqualität reduzieren möchten, klicken Sie auf die drei Punkte, um zu den Einstellungen zu gelangen. Ansonsten klicken Sie auf "video", um den den Meetingraum zu betreten. (Hinweis: Möchten Sie vor der Konferenz Ihr Mikrofon oder Ihre Kamera testen, können Sie einen Test-Call durchführen.)

    Teilnahme per Telefon:
    Falls Sie nur per Telefon an der Konferenz teilnehmen können, wählen Sie die zentrale Einwahlnummer +49-30-200-979-0. Um zum Meetingraum durchgestellt zu werden, geben Sie die Nummer des Meetingraums ein und schließen Sie die Eingabe mit "#" ab. Sollte eine PIN für den Zugang erforderlich sein, müssen Sie diese eingeben, bevor Sie mit dem Meetingraum kommunizieren können.

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    2. Bedienungstasten

    Folgende Bedienungsoptionen stehen Ihnen im unteren Menü zur Verfügung:

    • Mikrofon-Symbol: Mikrofon aus-/anschalten
    • Power-Symbol: Videokonferenz verlassen
    • Bildschirm-Symbol: Bildschirm teilen
    • Personen-Symbol: weitere Teilnehmer*innen hinzufügen
    • Punkt-Symbol: Aufnahme starten/anhalten
    • grüne Leiste: Ton leiser/lauter

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    3. Sidebar

    Über die Schaltfläche am linken Bildrand öffnen Sie die Sidebar mit folgenden Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten (Hinweis: Einige Einstellungen stehen nur dem*der Organisator*in zur Verfügung.):

    • Ketten-Symbol: URL des Meetingraums kopieren (Dies ist hilfreich, falls Sie kurzfristig weitere Personen einladen möchten.)
    • Punkte-Symbol: zentrale Einstellungen (z. B. Zugang zum Meetingraum sperren, Stummschaltung aller Gäste, Ansicht verändern)
    • Sprechblasen-Symbol: Chat-Funktion
    • Personen-Symbol: Liste der anwesenden Teilnehmer*innen

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