Beantragung von Gastkennungen

Gäste einer Arbeitsgruppe, eines Arbeitskreises oder Institutes der Fachbereiche Biologie, Chemie/Pharmazie und Physik können eine Kennung für die Universität online beantragen. Sobald die Kennung eingerichtet ist, können Gruppenleiter der Kennung Zugriff auf die jeweiligen Projektgruppen erteilen.

Eine Gastkennung kann nicht bewilligt werden

• wenn es sich um Gefälligkeitskennungen handelt, d.h. keine Tätigkeit in Forschung und Lehre mit der Kennung verbunden ist.
• wenn aus Sanktionsgründen eine Kennung verweigert werden muss.
• für Promotionsstudierende, die sich nicht an der Universität einschreiben wollen.
• für Hochschullehrer im Ruhestand. Für die gibt es eine extra Gruppe y0hslir.

• Gast (Antragsteller)

  Kennung im IT-Portal beantragen

  Unter diesem Link können Sie eine neue Kennung online im IT-Portal beantragen.
  
  Sie müssen dabei mindestens in den mit * gekennzeichneten Formularfeldern Angaben zur Person machen:

  • Geschlecht
  • Vorname
  • Nachname
  • Geburtstag
  • Geburtsort

  

  Persönliche Angaben

  Sie müssen außerdem mindestens in den mit * gekennzeichneten Formularfeldern Ihre Kontaktangaben und Wohnanschrift angeben:

  • Kontaktangaben
    • E-Mail
  • Wohnanschrift
    • Land
    • Postleitzahl und Wohnort 
    • Straße und Hausnummer

  Klicken Sie anschließend auf Weiter.

  

  Zugang zur Beantragung auswählen

  Als Rolle wählen Sie Gast aus:
  
  Rolle (Funktion: Gast
  
  Bei Nutzergruppe wählen Sie die zum Fachbereich in dem Sie hospitieren gehörige Gruppe aus. Wenn Sie in das Suchfeld "0gast" eingeben, wird die Liste deutlich übersichtlicher:
  
  Fachbereich 11 Physik
  p0gast = Primärgruppe für Gast-Kennungen im Bereich der IVV4 (Physik) / Ivv-4-Naturwissenschaften
  
  Fachbereich 12 Chemie und Pharmazie
  q0gast = Primärgruppe für Gast-Kennungen im Bereich der IVV4 (Chemie) / Ivv-4-Naturwissenschaften
  
  Fachbereich 13 Biologie
  r0gast = Primärgruppe für Gast-Kennungen im Bereich der IVV4 (Biologie) / Ivv-4-Naturwissenschaften
  
  Institut für Mineralogie (Fachbereich 14 Geowissenschaften)
  s0gastm = Primärgruppe für Gast-Kennungen im Bereich der IVV4 (Mineralogie/Geowissenschaften) / Ivv-4-Naturwissenschaften
  
  Klicken Sie bitte auf Weiter um fortzufahren.

  

  Zugang zur Beantragung auswählen (Beispiel Physik)

  Im Beispiel sehe sie die Auswahl für eine Gastkennung in der Physik:
  
  Rolle (funtion): Gast
  Nutzergruppe: p0gast = Primärgruppe für Gast-Kennungen im Bereich der IVV4 (Physik) / Ivv-4-Naturwissenschaften
  
  Bitte wählen Sie die Nutzergruppe gemäß des für Sie zuständigen Fachbereiches.
  
  Klicken Sie anschließend auf Weiter.

  

  Genehmigung und Begründung

  Genehmigung
  Es sollte Ihnen nur ein Nutzergruppenleiter zur Auswahl angezeigt werden, bitte wählen Sie diesen aus:
  
  Nutzergruppenleiter: ivvnwz = Fachbereiche 11, 12, 13 Ivv-4-Naturwissenschaften
  
  Begründung
  Bitte geben Sie eine Begründung für die Gastkennung an, daraus muss auch hervorgehen in welcher Arbeitsgruppe/welchem Arbeitskreis Sie hospitieren, z.B.:
  
  Für welchen Zweck benötigen Sie die Uni-Kennung? (max. 250 Zeichen) Gastdozent bei Prof. Beispiel im Institut für Beispielhafte Forschung
  
  Lesen Sie dann die Einverständniserklärung und scrollen Sie dabei herunter, bis Sie zum nächsten Bildschirm gelangen.

  

  Einverständniserkärung

  Ihre Einverständniserklärung
  Bestätigen Sie Ihr Einverständnis, dass Sie sich an die genannten Bestimmungen halten durch Eingabe von:
  
  JA
  
  Datenschutzerkluarung gem. Art. 13 DSGVO
  Lesen Sie dann die Datenschutzerklärung und scrollen Sie dabei herunter, bis Sie zum nächsten Bildschirm gelangen.

  

  Datenschutzerklärung, Anfangspasswort, Bestätigung

  Stimmen Sie der Datenschutzregelung zu durch Eingabe von:
  
  JA
  
  Anfangspasswort - bitte unbedingt merken oder notieren!
  Wählen Sie dann ein Anfangspasswort mit dem Sie die Kennung freischalten können, sofern sie Ihnen bewilligt wird. Beachten Sie dabei die Hinweise zur Wahl des Anfangspasssworts am unteren Bildrand.
  
  Bestätigung
  Zum Schutz vor Bots, die versuchen automatisiert eine Kennung zu erschleichen, müssen Sie als Bestätigung noch das Ergenis für eine einfache Rechenaufgabe eingeben.
  
  Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

  

  Eingangsbestätigung

  Sie erhalten eine Bestätigung angezeigt, dass Ihr Antrag eingegangen ist.

  

  Email-Eingangsbestätigung

  Sie erhalten außerdem eine Eingangsbestätigung per Email an die angegebene Adresse. Sie werden ebenfalls per Email über die Bewilligung oder Ablehnung Ihres Antrages benachrichtigt.

  

• IVV Naturwissenschaften

  Benachrichtigung über den MIA Antrag K im OTRS

  Die Benachrichtigung über den Antrag wird im unicase OTRS-Ticketsystem in der Queue IVV4::Benutzerverwaltung zugestellt und zuständige Agenten automatisch informiert.

  

  unicase Ticket mit dem Antrag aus dem IT-Portal

  Die Antragsemail enthält neben persönlichen Informationen über die Antragstellenden eine Notiz, in der die Antragstellenden (laut obiger Anleitung) eintragen, wer als Gastgebende über die Notwendigkeit der Gastkennung Auskunft geben kann, z.B.:
  
  Folgende Notiz wurde dem Antrag beigefügt: Gastdozent bei Prof. Beispiel im Institut für Beispielhafte Forschung
  
  Außerdem den Link zur MIA-Oberfläche, um den Antrag ,nach entsprechender Rückmeldung der Gastgebenden, zu bearbeiten.
  
  Sollten die Notizen keine Zuordnung zu einer Arbeitsgruppe/einem Arbeitskreis möglich machen, so muss man beim potentiellen Gast unter der im Antrag angegeben Email-Adresse nachfragen.
  
  Sobald Sie wissen bei wem Sie sich über die Notwendigkeit der Gastkennung Auskunft holen können, ändern Sie zunächst den Kunden (Customer) am Ticket durch klicken auf Kunde (Customer), um die Gastgebenden anzuschreiben.

  

  Ändern des Kunden auf die/den Gastgebenden 1/2

  Entfernen Sie nutzer@uni-muenster.de aus dem Eingabefeld und tragen Sie stattdessen die/den entsprechenden Gastgebenden ein. Sie bekommen während des Tippens Vorschläge angezeigt.

  

  Ändern des Kunden auf die/den Gastgebenden 2/2

  Sobald Sie einen dieser Vorschläge auswählen, bekommen Sie auch die zugehörige Kennung angezeigt. Mit Absenden (Submit) übernehmen Sie die neue Kundeninformation.

  

  Antwortvorlage zur Nachfrage bei den Gastgebenden auswählen: NWZ - Gast-Kennung - Rückfrage beim Gastgeber

  Stellen Sie sicher, dass die Email von nutzer@uni-muenster.de in der Artikelübersicht (Article Overview) ausgewählt ist. Klicken Sie dann im Auswahlfeld Antwort (Reply) auf die Antwortvorlage "NWZ - Gast-Kennung - Rückfrage beim Gastgeber". Je nach Größe des Browserfensters wird der Name der Antwortvorlage ggf. wie im Bildschirmfoto abgeschnitten.

  

  Emailadresse des Kunden eintragen

  Trotz der vorherigen Änderung des Kunden wird bei der Antwort auf das Ticket keine Emailadresse eingesetzt. Daher muss man hier erneut unter To: die Emailadresse der/des Gastgebenden eintragen. Soll die Email an mehrere Personen gehen, so kann man weitere Email-Adressen unter CC: eintragen.

  

  Ticketstatus auf offen ändern und Email absenden

  Die Emailvorlage ist so gestaltet, dass sie normaler Weise nicht angepasst zu werden braucht, lediglich die nicht benötigte Sprache sollte man aus der Vorlage entfernen.
  
  Folgende Information wird bei den Gastgebenden abgefragt:

  • Soll die Gastkennung bewilligt werden?
  • Bis zu welchem Ablaufdatum (max. 2 Jahre) soll die Kennung bewilligt werden?

  
  Den nächsten Ticketstatus (Next ticket state) muss man noch auf Offen (open) ändern, da sonst das Ticket geschlossen wird und man bei ausbleibender Antwort der Gastgebenden nicht erinnert wird.
  
  Dann kann man die Email abschicken (Send mail).

  

  Antwort der Gastgebenden

  Sobald eine Antwort der  Gastgebenden vorliegt kann man den Antrag bearbeiten. Aus der Antwort muss hervor gehen, dass die Gastkennung für die Arbeit in dem Bereich benötigt wird und bis wann (max. 2 Jahre) die Kennung bewilligt werden soll. Ansonst muss der Antrag abgelehnt werden.
  
  Nicht bewillgt werden darf ein Antrag:

  • wenn es sich um Gefälligkeitskennungen handelt, d.h. keine Tätigkeit in Forschung und Lehre mit der Kennung verbunden ist.
  • wenn aus Sanktionsgründen eine Kennung verweigert werden muss.
  • für Promotionsstudierende, die sich nicht an der Universität einschreiben wollen.
  • für Hochschullehrer im Ruhestand. Für die gibt es eine extra Gruppe y0hslir.

  

  Aufrufen der MIA per Link aus dem Antrag

  Klicken Sie auf den ersten Artikel (Article) des Ticket in der Übersicht. In der Email mit dem Antrag finden Sie den Link um die MIA zur Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags K aufzurufen, z.Zt. https://www.uni-muenster.de/IT-Portal/wwuben/. Öffnen Sie diesen im Browser.

  

  MIA Antrag K bewilligen oder ablehnen

  In der MIA klicken Sie auf (*) Antrag K (Nutzerkennungsanträge) bewilligen / ablehnen. Ein Klicken auf -> Weiter ist in der Regel nicht notwendig, die MIA ruft automatisch den gewählten Bereich auf.

  

  Antrag zur Bearbeitung auswählen

  Wählen Sie durch setzen des Haken in der entsprechenden Zeile den Antrag zur Bearbeitung aus.
  
  Wählen Sie dann die auszuführende Aktion

  • Kennungsantrag bewilligen
  • Kennungsantrag ablehnen

  und klicken Sie auf -> Weiter

  

  Antrag bewilligen/ablehnen

  Vermerk des Bearbeiters
  Bewilligung
  Unter Vermerk des Bearbeiters können Sie eintragen durch wen die Gastkennung bestätigt wurde, dies ist aber natürlich auch über das OTRS-Ticket nachvollziehbar.
  
  Ablehnung
  Tragen Sie hier den Grund der Ablehnung ein, z.B.: kein Bestätigung durch
  
  Ablaufdatum (max. 2 Jahre)
  Bewilligung
  Eintragen müssen Sie das Ablaufdatum, das die Gastgebenden übermitelt haben.
  
  Ablehnung
  In diesem Fall wird dieses Feld nicht angezeigt.
  
  Klicken Sie dann auf -> Weiter.

  

  Antwort an die Gastgebenden

  Nachdem Sie einen Antrag bewilligt haben, klicken Sie die Antwort der Gastgebenden im OTRS an und wählen Sie aus dermAuswahlfeld Antwort (Reply) die Antwortvorlage "NWZ - Gast-Kennung - Hinweise an Gastgeber zur neuen Gast-Kennung". Je nach Größe des Browserfensters wird der Name der Antwortvorlage ggf. wie im Bildschirmfoto abgeschnitten.

  

  Informationsmail personalisieren und Ticket schliessen

  In der Informationsmail für die Gastgebenden zum weiteren Vorgehen braucht  nur das gesetzte Ablaufdatum an der Stelle bzw. eingesetzt werden und der Text der nicht benötigten Sprache entfernt zu werden. Der nächste Ticketstatus (Next ticket state) ist bereits auf Erfolgreich geschlossen (closed successful) gesetzt.
  
  Dann kann man die Email abschicken (Send mail).

  

• Gastgeber

  Kennung zur Projektgruppe hinzufügen

  Sobald der Gast die Kennung erhalten hat, können Sie sie im myNWZ-IT-Portal in die gewünschte Projektgruppe Ihres Bereiches eintragen.
  
  Bis dahin kann die Kennung nur zur Verbindung mit dem WLAN und VPN der Universität genutzt werden.
  
  Erst durch Eintrag in eine entsprechende Projektgruppe wird z.B. eine Email-Adresse (@uni-muenster.de) und eine Kennung für Systeme der Universität inkl. NWZ und den Zugang zu Arbeitsplatzrechnern erzeugt.
  
  Bitte beachten Sie, dass eine NWZ Active Directory Kennung erst in der Nacht, nachdem Sie die Gast-Kennung in eine entsprechende Projektgruppe eingetragen haben, eingerichtet wird.
  
  Der Gast muss anschliessend sein Kennwort im IT-Portal ändern, um die neue NWZ-Kennung benutzen zu können.