Datenschutzerklärung für die Nutzung von "WWUzoom"

Das Tool "WWUzoom" soll als Hilfsmittel der Lehre, Forschung und Verwaltung dienen. Nachfolgend möchten wir Ihnen Informationen zu der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammen-hang mit der Nutzung von "WWUzoom" bereitstellen.

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Westfälische Wilhelms-Universität Münster (WWU),
vertreten durch den Rektor, Prof. Dr. Johannes Wessels,
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-0
E-Mail: verwaltung@uni-muenster.de

2. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten
Die Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Nina Meyer-Pachur
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-22446
E-Mail: Datenschutz@uni-muenster.de

3. Datenverarbeitung bei der Nutzung von "WWUzoom"
Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie den von der WWU zur Verfügung gestellten Dienst "WWzoom“ für die Durchführung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Webinaren nutzen, verarbeiten wir von Ihnen folgende Daten:

1. Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Statusgruppe (Studierender, Beschäftigter), Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Abteilung (optional)
2. Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
3. Meeting-Inhaltsdaten: Audio-, Video- und ggf. Textdaten der Äußerungen, die Sie während eines Meetings tätigen
4. Bei Meeting-Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Chat-Verlaufs, Audio-Protokolldatei
5. Telefonie-Nutzungsdaten (optional): Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, 911-Adresse (registrierte Dienstadresse), Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail-Adresse, MAC-Adresse des verwendeten Geräts

Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen "WWUzoom" als Tool für die Durchführung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Webinaren für die Lehre, Forschung und Verwaltung zur Verfügung stellen zu können und die genannten Formate über "WWUzoom" abwickeln zu können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von "WWUzoom" Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von "WWUzoom" für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von "WWUzoom" zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die WWU unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von "WWUzoom" für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der WWU übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 3  Abs. 1 Hochschulgesetz NRW, §§ 3 Abs. 1, 17 Abs. 1, 18 Datenschutzgesetz NRW als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Die in diesem Absatz genannte Rechtsgrundlage wird in den meisten Anwendungsfällen der Verwendung von "WWUzoom" den Regelfall darstellen.

Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre bei der Nutzung von "WWUzoom" erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger innerhalb bzw. außerhalb der WWU weitergegeben:

Empfänger innerhalb der WWU:

• WWU IT

Empfänger außerhalb der WWU:

• Zoom Video Communications, Inc.
• Unterauftragsverarbeiter der Zoom Video Communications, Inc.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Die "Zoom Video Communications, Inc." hat ihren Sitz in den USA. Ein Teil der Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die bei der Nutzung von "WWUzoom" erhoben werden, findet daher in den USA statt. Die WWU hat mit der "Zoom Video Communications, Inc." einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen i.S.v. Art. 28 DSGVO entspricht.

Bei der Erbringung des Dienstes setzt "Zoom" seinerseits Unterauftragnehmer ein. Bei deren Einsatz gilt dasselbe Datenschutzniveau, wie das mit Zoom vertraglich vereinbarte und gemäß den Vorschriften der DSGVO verlangte.

Die geeigneten Garantien für die Wahrung der Rechte der Betroffenen (Art. 46 Abs. 1 DSGVO) sind durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet, die unter Nachfrage per E-Mail an Datenschutz@uni-muenster.de in Kopie zur Verfügung gestellt werden können.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Verwendung von „WWUzoom“ verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden.

Insoweit werden die Angaben zum Nutzer (s.o. unter 3.) gelöscht, wenn das Konto durch die betroffene Person oder im Auftrag der betroffenen Person gelöscht wird.

Die Meeting-Metadaten (s.o. unter 3.) werden gelöscht, sobald die Speicherung für die Erbringung des Dienstes nicht mehr erforderlich ist.

Meeting-Inhaltsdaten (s.o. unter 3.) werden nicht über die Kommunikation hinaus gespeichert. Soweit die Daten in die Zoom-Cloud aufgezeichnet werden, werden diese dort nach 7 Tagen gelöscht.

Wenn und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

4. Ihre Rechte als Betroffener
Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über Ihre von der WWU verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) und, soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, ein Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen (Art. 77 DSGVO). Dies kann zum Beispiel bei der für die WWU zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de geschehen.