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Gruppenverwaltung

An der Universität Münster gibt es viele Gruppen von Nutzer*innen, die gleiche Berechtigungen benötigen. Durch die Mitgliedschaft in einer Gruppe erhält eine Uni-Kennung die mit der Gruppe verbundenen Rechte. So gibt es z. B. eine (Standard-)Studierenden-Gruppe, die allen Mitgliedern die Nutzung von Basisdiensten (E-Mail-Postfach, IT-Portal, WLAN-Zugang, etc.) erlaubt. Jede Studierendenkennung ist Mitglied dieser Gruppe. Darüber hinaus gibt es noch eine Vielzahl an zusätzlichen Gruppen für einzelne Fachbereiche, Institute oder Arbeitsgruppen. Eine Uni-Kennung kann in beliebig vielen Gruppen Mitglied sein und besitzt dann die Summe aller Rechte der einzelnen Gruppen. Die Mitgliedschaft in einer Gruppe ist immer befristet. Mit Erreichen des Ablaufdatums erlischt die Gruppenmitgliedschaft. Die Uni-Kennung verliert dadurch die mit dieser Gruppe verbundenen Rechte.

Jede Gruppe benötigt eine Gruppenleitung bestehend aus mindestens einer Person, die für die Verwaltung der Gruppe zuständig ist. Die Gruppenleitung entscheidet über Mitgliedsanträge und kann die Mitgliedschaft aller Gruppenmitglieder jederzeit verlängern oder beenden. In Institutsgruppen wird diese Aufgabe in der Regel von der Institutsleitung übernommen. Sie kann diese Aufgabe aber durch Eintragen weiterer Gruppenleiter*innen delegieren. Allgemeine Gruppen (z. B. die Studierenden- oder die Mitarbeitenden-Gruppe) werden automatisch aktuell gehalten. Die Gruppenverwaltung – sowohl für Nutzer*innen, als auch für Gruppenleitungen – erfolgt über das IT-Portal.

Kontakt: Identitätsmanagement

  • Gruppenmitgliedschaften ansehen


    Um eine Übersicht über Ihre Gruppenmitgliedschaften zu erhalten, melden Sie sich bitte mit Ihrer Uni-Kennung im IT-Portal an. Dort wählen Sie in der linken Navigationsspalte den Punkt Uni-Kennung und Gruppenmitgliedschaften und klicken dann auf Gruppenmitgliedschaften. Auf dieser Seite erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Mitgliedschaften inklusive dem momentanen Mitgliedschaftsende, dem Verlängerungsstatus und weiteren Informationen. Haben Sie eine Benachrichtigung über ein bevorstehendes Mitgliedschaftsende per E-Mail erhalten, informieren Sie sich bitte immer zusätzlich auf der oben genannten Seite im IT-Portal, da diese stetig aktualisiert wird. Die Gruppenverwaltung erfolgt größtenteils automatisch, daher kann sich die Situation schon nach wenigen Stunden verändern und Probleme lösen sich so häufig von selbst.

  • Gruppenmitgliedschaften beantragen/verlängern

    Neu-Antrag
    Um eine Mitgliedschaft zu beantragen, klicken Sie im IT-Portal unter Uni-Kennung und Gruppenmitgliedschaften auf neu beantragen. Sie haben nun die Möglichkeit, die gewünschte Gruppe auszuwählen und Ihren Antrag zu stellen.

    Verlängerung
    Um eine Mitgliedschaft zu verlängern, klicken Sie im IT-Portal unter Uni-Kennung und Gruppenmitgliedschaften auf verlängern. In der Übersicht über Ihre Mitgliedschaften können Sie die gewünschte Mitgliedschaft auswählen und verlängern.

    Hinweis: Falls Sie Ihre Mitgliedschaft in einer Gruppe nicht auf diesem Weg verlängern können, wenden Sie sich bitte direkt an den*die Gruppenleiter*in. Sollte dies nicht möglich sein, können Sie unser Identitätsmanagement kontaktieren.

  • Gruppen beantragen

    Neue Gruppen können Sie nach Rücksprache mit Ihrer IVV über folgendes Formular beantragen:
    Antrag "Neue Gruppe" (Formular G) (PDF)

    Bitte schicken Sie den Antrag vorzugsweise als eingescanntes PDF per Mail an das Identitätsmanagement des CIT.  Die Bearbeitung des Antrags benötigt circa eine Woche.

  • Gruppen verwalten

    Gruppen-Leiter*innen können vorhandene Gruppenmitgliedschaften sowie -Leitungen im MIA-Portal verwalten. Nachfolgend finden Sie Anleitungen zu:


    In Ausnahmefällen beantragen Sie Veränderungen der Gruppenleitung mit:
     Antrag "Gruppenleiter*in hinzufügen/austragen" (Formular GL) (PDF)

    Bitte schicken Sie den Antrag vorzugsweise als eingescanntes PDF per Mail an das Identitätsmanagement des CIT.  Die Bearbeitung des Antrags benötigt circa eine Woche.

  • MIA: Gruppenmitgliedschaftsanträge bearbeiten 

    Uni-Kennungen (persönlich & unpersönlich) können unter bestimmten Voraussetzungen die Aufnahme in Ihre Gruppe über das IT-Portal beantragen. Die Gruppenleitung kann diese Anträge dann in MIA bearbeiten:

    MIA Hauptmenü aufrufen

    Antrag M (Gruppenmitgliedschaftsanträge) bewilligen / ablehnen auswählen

    MIA Hauptmenü aufrufen
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    Antrag auswählen

    Setzen Sie einen Haken (1) bei den Anträgen, für die Sie die Aktion A oder B durchführen möchten. Dabei können Sie alle hier angezeigten Anträge bearbeiten, unabhängig davon, welche Person der Gruppenleitung über den Antrag informiert wurde (siehe letzte Spalte der Tabelle). Wählen Sie dann entweder 

    • Aktion A: Gruppenmitgliedschafts-Anträge bewilligen
    oder
    • Aktion B: Gruppenmitgliedschafts-Anträge ablehnen

    Antrag auswählen
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    Aktion A (Bewilligen): Einstellungen kontrollieren

    Zunächst sollten Sie kontrollieren, ob Sie auch den gewünschten Antrag bearbeiten. Dies lässt sich über die Zusammenfassungszeile realisieren. Sie enthält:

    • die Antragsnummer (hier 12345)
    • die Gruppe, um deren Mitgliedschaft es geht (hier y0hslir)
    • die Kennung, die die Mitgliedschaft beantragt (hier Uni-Kennung1)
    • die Person, der die Kennung gehört (hier Vorname Nachname)
    Darauffolgend sehen Sie noch einmal die Kennung mit der Sie den Antrag genehmigen (hier IhreLeiter-Kennung).

    Bitte passen Sie das Ablaufdatum an die tatsächlich benötigte Laufzeit der Gruppenmitgliedschaft an.

    Wenn diese genau so lange wie ein Anstellungsverhältnis an der Universität Münster bestehen soll, dann wählen Sie bitte im Drop-Down-Menü Vstatus "An Mitarbeiterrolle binden (YYYY-MM-DD)" aus. Dadurch läuft diese Gruppenmitgliedschaft genau so lange wie die Mitgliedschaft der Kennung in u0mitarb oder u0shk (bis zum in Klammern angezeigten Datum). Dadurch entfällt die Notwendigkeit, diese Gruppenmitgliedschaft regelmäßig verlängern zu müssen. 

    Beachten Sie jedoch: Sollte die Kennung in ein anderes Institut o.Ä. wechseln, findet kein automatisches Offboarding dieser Gruppenmitgliedschaft statt! 

    Aktion A (Bewilligen): Einstellungen kontrollieren
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    Aktion A (Bewilligen): Bewilligungssprozess abgeschlossen

    Die grüne Erfolgsmeldung "[Gruppenname]:[Kennung] (durch [Gruppenleitung]) (erfolgreich bis [Ablaufdatum])" erscheint.

    Aktion A (Bewilligen): Bewilligungssprozess abgeschlossen
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    Aktion B (Ablehnen): Nachricht an Antragsteller:in

    Kontrollieren Sie zunächst, ob die in der Zusammenfassungszeile genannten Daten (Uni-Kennung und Gruppenname, hier Kennung und y0hslir) korrekt sind. 

    Bitte nutzen Sie das Pflichtfeld Bemerkung, um der antragstellenden Person mitzuteilen, warum eine Gruppenmitgliedschaft (aktuell) nicht möglich ist. 

    Aktion B (Ablehnen): Nachricht an Antragsteller:in
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    Aktion B (Ablehnen): Ablehnungsprozess abgeschlossen

    Die grüne Erfolgsmeldung "Der Antrag [Antragsnummer] wurde abgelehnt." erscheint.

    Aktion B (Ablehnen): Ablehnungsprozess abgeschlossen
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  • MIA: Kennungen in eine Gruppe eintragen

    Alternativ kann die Gruppenleitung Kennungen auch ohne Antrag hinzufügen:

    • Gruppe verwalten
    • passende Gruppe auswählen
    • Kennung der Gruppe hinzufügen
    • Kennung per Uni-Kennung / Vorname / Nachname / Matrikelnummer oder einer Kombination daraus suchen
    • passenden Datensatz auswählen, ggf. Ablaufdatum anpassen und ggf. Gruppenmitgliedschaft an Mitarbeiterstatus binden (das heißt, diese Gruppenmitgliedschaft läuft genau so lange wie die Mitgliedschaft der Kennung in u0mitarb oder u0shk)
    • Grüne Erfolgsmeldung "[Gruppenname]:[Kennung] (durch [Gruppenleitung]) (erfolgreich bis [Ablaufdatum])" erscheint
  • MIA: Kennungsanträge bearbeiten 

    Personen, die noch keine Uni-Kennung besitzen,  können unter neu.uni.ms (deutsch) bzw. new.uni.ms (englisch) eine solche beantragen. Da jede Kennung Mitglied in mindestens einer Gruppe sein muss, muss bei Antragstellung eine entsprechende Gruppe angegeben werden. Deren Gruppenleitung kann diese Anträge dann in MIA bearbeiten:

    • Antrag K (Kennungsanträge) bewilligen / ablehnen
    • Antrag auswählen 
      • Kennungsantrag bewilligen
        • ggf. einen Vermerk hinzufügen
        • passendes Ablaufdatum einstellen
        • Grüne Erfolgsmeldung "Die Neuantragsdaten des Antrags [Antragsnummer] (inkl. Bearbeitungsdatum und Bearbeiter:in ([Kennung])) wurden aktualisiert. Der Antrag wurde von der Gruppenleitung ([Uni-Kennung]) genehmigt." erscheint
      • Kennungsantrag ablehnen
        • Mitteilung an den/die Antragsteller:in eintragen
        • ggf. Vermerk hinzufügen
        • Grüne Erfolgsmeldung "Die Neuantragsdaten des Antrags [Antragsnummer] (inkl. Bearbeitungsdatum und Bearbeiter:in ([Kennung])) wurden aktualisiert. Der Antrag [Antragsnummer] ([Voller Name des Antragstellenden]) wurde erfolgreich abgelehnt. Mail wurde erfolgreich versendet!" erscheint
  • MIA: Gruppenleitung anpassen

    Die Gruppenleitung kann jederzeit in MIA durch Leiter:innen mit der Berechtigung "Hauptverantwortlich" bzw. "Leitungsverwaltung" angepasst werden:

    • Gruppe verwalten
    • Gruppe auswählen, in der die Leitung angepasst werden soll
    • Leitung der Gruppe bearbeiten
    • Option 1: Kennung aus der aktuellen Gruppenleitung entfernen
      • Haken bei entsprechender Kennung setzen
      • Ausgewählte Leitung entfernen
      • Grüne Erfolgsmeldung "[Vorname] [Nachname], [Kennung] (erfolgreich)" erscheint unter der Überschrift Lasse Leitung ablaufen
    • Option 2: Status / Berechtigung einer Kennung aus der aktuellen Gruppenleitung anpassen
      • Haken bei entsprechender Kennung setzen
      • Ausgewählte Leitung aktualisieren
      • Status oder Berechtigung oder beides anpassen
      • Grüne Erfolgsmeldung: "[Vorname] [Nachname], [Kennung] (erfolgreich)" erscheint unter der Überschrift Aktualisiere Leitung
    • Option 3: Bisher noch nicht eingetragene Kennung der Gruppenleitung hinzufügen
      • Neue Leitung hinzufügen
      • entsprechende Kennung im weißen Feld unter 
      • ggf. Status und ggf. Berechtigung anpassen
      • Grüne Erfolgsmeldung: "[Vorname] [Nachname], [Kennung] (erfolgreich)" erscheint unter der Überschrift Füge als Leitung hinzu 
  • Häufige Fragen

    Meine Mitgliedschaft in einer Gruppe wurde beendet, obwohl ich sie noch benötige. Was kann ich tun?
    Versuchen Sie bitte zunächst eine Verlängerung der Gruppenmitgliedschaft über das IT-Portal selbst zu beantragen. Sollte dies nicht möglich sein, versuchen Sie die betreffende Gruppenleitung zu kontaktieren. Besteht Ihr Problem weiterhin, wenden Sie sich bitte an das Identitätsmanagement des CIT.
    Bitte beachten Sie, dass die Mitgliedschaft in vielen automatisch befüllten Gruppen nicht manuell über das IT-Portal verlängert werden kann. Dazu zählen unter anderem die Studierenden-Gruppe u0dawin und die Mitarbeitenden-Gruppen u0mitarb. Diese Gruppenmitgliedschaften werden bei Verlängerung des Arbeitsvertrages bzw. Einschreibung für das Folgesemester automatisch verlängert. Die Mitgliedschaft in Institutsgruppen kann ebenfalls einem solchen Automatismus unterliegen oder auch ein festes Ablaufdatum haben. Welcher dieser Fälle bei Ihnen vorliegt, können Sie im IT-Portal unter dem Punkt Uni-Kennung und Gruppenmitgliedschaften nachschauen.