Digitale Werkzeuge für die Aktenführung nutzen

Nächstes Jahr ziehen wir um – der Campus der Theologien und Religionswissenschaft ruft! Jedes Buch, jeder Ordner: Alles muss mit! Wirklich alles? Was muss überhaupt aufbewahrt werden? Und ist der Umzug in den Hüffer-Campus nicht eine Chance, unsere Aktenorganisation neu aufzustellen? Das Brown Bag Meeting „Digitale Ablage“ mit Dr. Guido Hunze von TheoTVIST bot den Rahmen für einen regen Austausch über diese Fragen.

Mit dabei waren mehr als ein Duztend Mitarbeiterinnen aus Sekretariaten, Studierende und wissenschaftliche Mitarbeitende. Guido Hunze, Akademischer Oberrat am Institut für Religionspädagogik und Pastoraltheologie, machte gleich zu Beginn klar, dass alle selbst Expert:innen für den eigenen Bereich sind und bereits eine eigene funktionierende Ordnung haben: „Da kann ich mich nicht hier vorne hinstellen und Ihnen sagen, wie Aktenführung geht, ganz gleich ob digital oder analog!“

Mit Blick auf Digitalisierung gibt es keine optimale Lösung, die für alle gleichermaßen passt. Aber es gibt digitale Werkzeuge, die Aktenführung, Datensicherheit und den Umgang mit Archivierung(sfristen) und personbezogenen Daten vereinfachen können. Diese Werkzeuge müssen aber für den individuellen Workflow passend sein.

So ging es bei dem Treffen zuallererst um den Austausch zwischen den Mitarbeitenden, bei dem die großen Unterschiede in den Anforderungen und Arbeitsabläufen sichtbar wurden. Zugleich bestehen aber auch viele ähnliche Herausforderungen. Entsprechend wichtig war es, die individuellen Bedarfe zu benennen. In jedem Fall ist es hilfreich, das Datenmanagement im Kontext der Teamorganisation und -kommunikation zu sehen. Unabhängig ob analog oder digital müssten gerade mit Blick auf Datensicherheit und aktuelle Archivierungsrichtlinien pragmatische Entscheidungen bei der Aktensichtung vor dem großen Umzug getroffen werden, sagte Guido Hunze.

Darüber hinaus gab er kleine Tipps („lifehacks“), von der Suchfunktion im Datei-Explorer über die E-Mail-Speicherung bis zur Nutzung des Netzlaufwerks als „Eigene Dokumente“-Ordner. Als große Lösung wurde d.velop vorgestellt, ein Datenmanagementsystem, das die Universität bereits erprobt und dass voraussichtlich auch für Fachbereiche nutzbar sein wird.

Ludger Hiepel, der Vorsitzende der Kommission für EDV und Digitalisierung, sagte auf allgemeinen Wunsch hin zu, dass es Ende des Wintersemesters ein Fortsetzungstreffen in der Reihe „Brown Bag Meetings zur Digitalisierung“ geben werde. Bis dahin ist eine individuelle Beratung für die Fakultätseinrichtungen möglich.