In die Verwaltung kommt Bewegung

Schnell und unkompliziert sollen in Zukunft die Wege zwischen zentralen und dezentralen Einrichtungen werden. Verbesserungsvorschläge werden dank MOVE zügig umgesetzt. Foto: Peter Grewer

MOVE – Bewegung – ist das Motto des Projektes "Moderne Verwaltung", das Arbeitsabläufe vereinfachen und optimieren soll. In Laufe der Jahre haben sich Gewohnheiten eingeschliffen, Kompetenzen verschoben und Vorgehensweisen tradiert, die heute nicht mehr zeitgemäß sind. "Betrachtet man die vor uns liegenden Reformen, sei es nun Globalhaushalt, W-Besoldung oder die neuen Studienstrukturen, dann ist klar, dass immer mehr Aufgaben bei maximal gleich bleibenden Ressourcen auf uns zu kommen", sagt Kanzlerin Dr. Bettina Böhm. Deshalb hat das Rektorat MOVE ins Leben gerufen. Projektmanagerin ist Elisabeth Bernemann, Leiterin der Organisationsberatung und Revision, begleitet wird sie von einer Lenkungsgruppe, der Mitglieder des Rektorates, Dekane, Mitglieder der Verwaltung und die Personalräte angehören. MOVE nutzt die Ergebnisse aus der so genannten "QMS-Zeit", als vor sechs Jahren erste Erfahrungen mit Qualitätsmanagementsystemen gemacht wurden.

"Wir wollen die Herausforderungen als Chance nutzen", betont Bernemann. Erstmals werden auch alle Fachbereiche und dezentralen Einrichtungen in den Optimierungsprozess mit einbezogen. Zu diesem Zweck besuchte die Lenkungsgruppe jeden Fachbereich und fragte nach Anregungen und Verbesserungen. Die Liste ist lang geworden und umfasst rund 100 Themengebiete. Die reichen von der Hilfskräfteverwaltung über die Suchmaschinen im Internet bis hin zur besseren Kommunikation zwischen zentralen und dezentralen Einrichtungen. Gewünscht wird die Einrichtung von Hotlines vor allem im Bereich der Datenverarbeitung, eine Verbesserung der Mittelverwaltung, ein Tracking-System für Vorgänge, mit dem der Bearbeitungsstand jederzeit nachverfolgt werden kann. Auch aus den Dezernaten selbst, die sich ja immer auch in einer Kundenposition gegenüber anderen Dezernaten befinden, sind Verbesserungsvorschläge gekommen.

Dabei endet die Betrachtung nicht an den Dezernatsgrenzen: "Wir legen großen Wert darauf, dass Schnittstellen identifiziert und Doppelzuständigkeiten vermieden werden", betont Bernemann. Dazu werden die einzelnen Geschäftsprozesse mit Unterstützung eines Projektseminars von Studierenden der Wirtschaftsinformatik unter Leitung von Prof. Jörg Becker dargestellt und analysiert. Bereits Ende dieses Jahres sollen die ersten Geschäftsprozesse optimiert sein. "Was schnell und unbürokratisch umgesetzt werden kann, wird auch schnell verwirklicht", verspricht Bernemann.

Eine wichtige Rolle spielt dabei der Einsatz von EDV. Zwar werden fast alle Formulare der Verwaltung bereits über das Internet angeboten, doch müssen sie noch umständlich ausgedruckt und in die Hauspost gegeben werden. Demnächst sollen solche Medienbrüche vermieden werden, um eine schnellere Bearbeitungszeit zu erreichen. Hier arbeitet MOVE eng mit "Miro" zusammen (siehe auch letzte Ausgabe).

Wo immer Verwaltungsabläufe vereinfacht werden können, soll dies auch geschehen. Profitieren werden davon letztlich alle Universitätsangehörigen.

bn

Genauere Informationen bietet die Seite wwwzuv.uni-muenster.de/intranet/organisation/move/index.htm.