Der Leitfaden der Stabsstelle Nachhaltigkeit begleitet Sie durch alle Phasen Ihrer Veranstaltungsorganisation – von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung – und bietet zahlreiche praxisnahe Anregungen, um Ihre Veranstaltung nachhaltig zu gestalten.
☐ Es wurde geprüft, ob die Veranstaltung (ausschließlich) in Präsenz stattfinden muss.
☐ Durch die Möglichkeit zur virtuellen Teilnahme (auch möglich nur an ausgewählten Programmpunkten wie z.B. Keynotes) wird Reiseaufkommen reduziert.
☐ Bei der Auswahl von Sponsoren und Partner*innen wird auf Nachhaltigkeit geachtet (s. Zertifizierung nach z.B. ISO 14001, ISO 20121, EMAS, Fairtrade, DNK ).
☐ Das Veranstaltungs- und/oder Rahmenprogramm thematisiert nachhaltige Entwicklung (z.B. bei Führungen, Präsentationen von nachhaltigen Projekten, Workshops etc.). Für Ideen und Vernetzung steht die Stabsstelle Nachhaltigkeit zur Verfügung.
☐ Bei der Wahl des Veranstaltungsorts und der Zeit werden gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV und kurze An- und Abfahrtswege berücksichtigt.
☐ Größe und Ausstattung der Räume wird der Personenanzahl angemessen und dem Nutzungszweck entsprechend ausgewählt.
☐ Auf temporäre Bauten wie Zelte, Pavillons etc. wird möglichst verzichtet.
☐ Dekoration wird sparsam eingesetzt und auf Schnittblumen wird möglichst verzichtet. Alternativ sind möglichst saisonale-regionale oder fair gehandelte Schnittblumen zu verwenden oder Topfpflanzen zu nutzen (s. Hinweis).
☐ Der Veranstaltungsort setzt Klimaschutz- und Energiesparmaß nahmen um (z.B. sparsame Beheizung und Kühlung der Räume, Ökostrom, energieeffiziente Geräte, sparsamer Umgang mit Wasser, Verwendung von ökologischen Putz- und Spülmitteln u.v.m.).
☐ Bei externen Veranstaltungsstandorten werden bei der Auswahl Nachhaltigkeitsaspekte und Zertifizierungen berücksichtigt (EMAS, Europäisches Umweltzeichen etc.).
☐ Referent*innen und Teilnehmer*innen werden frühzeitig über die klimafreundliche An-/Abreise informiert (inkl. Wegbeschreibung, Hinweise zum ÖPNV und Fahrplänen, zu Fahrradabstellmöglichkeiten und E-Ladesäulen). Dabei werden die umweltfreundlichen Anreisemöglichkeiten zuerst benannt.
☐ Teilnehmende werden gebeten, auf Flugreisen möglichst zu verzichten und, falls angeboten, auf virtuelle Teilnahmemöglichkeiten hingewiesen.
☐ Es werden Anreize für eine klimafreundliche An-/Abreise geschaffen (z.B. vergünstigte Tagungstickets, DB-Veranstaltungstickets).
☐ Falls Fahrten vor Ort notwendig sind, werden Fahrgemeinschaften oder Shuttlebusse organisiert.
☐ Empfohlene Unterkünfte/Unterkünfte für Kontingentbuchungen setzen Klimaschutz- und Energiesparmaßnahmen um.
☐ Es werden Unterkünfte mit Nachhaltigkeitszertifizierung (z.B. EMAS, Europäisches Umweltzeichen) für Kontingentbuchungen sowie für Empfehlungen bevorzugt.
☐ Bei der Auswahl von Empfehlungen/Kontingentbuchungen wird auf Nähe zum Veranstaltungsort und/oder gute Anbindung an den ÖPNV geachtet.
☐ Angebotene Speisen sind überwiegend vegan/vegetarisch. Die angebotenen Speisen werden entsprechend ausgezeichnet. Es werden auch pflanzliche Alternativen angeboten, z.B. bei Milch, Brotbelag u.ä.
☐ Bei der Auswahl des Caterers/der Speisen wird darauf geachtet, dass die angebotenen Lebensmittel möglichst saisonal, regional, ökologisch produziert und bei bestimmten Produkten fair gehandelt (s. Hinweis) sind.
☐ Zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen werden realistische Mengen gemessen an den Teilnehmendenzahlen angenommen. Auf einen Sicherheitszuschlag wird verzichtet (s. Hinweis).
☐ Am Abreisetag wird das Angebot so geplant, dass Speisen gut mitgenommen werden können.
☐ Teilnehmende werden darauf hingewiesen, eigene Behältnisse für Lebensmittelreste mitzubringen; alternativ können Reste über foodsharing-Plattformen verteilt werden.
☐ Statt Getränken in Flaschen werden Karaffen mit Leitungswasser oder Wasserspender bereitgestellt.
☐ Auf Einweggeschirr wird verzichtet.
☐ Es wird auf die Vermeidung von Verpackungsmaterial, z.B. Portionspäckchen geachtet.
☐ Einladungen, Anmeldebestätigungen und Programmerstellung erfolgen digital; auf Printprodukte wird verzichtet. Vor Ort werden QR-Codes zum Abruf zur Verfügung gestellt.
☐ Gedrucktes Infomaterial, sofern notwendig, wird auf umweltfreundlichem, recyceltem und beidseitig bedrucktem Papier gedruckt.
☐ Bei der Auswahl von Druckereien werden Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt (lokale Druckereien, kurze Transportwege, umweltverträgliche Farben, Blauer Engel, klimaneutraler Druck).
☐ Als Geschenke werden Verbrauchsmaterialien (z.B. vegan/vegetarische Lebensmittel) und immaterielle Geschenke gewählt (z.B. Spenden).
☐ Auf Give-Aways und Merchandise (Kugelschreiber, Bleistifte, Schreibblöcke, Taschen, Schlüsselbänder, Kaffeebecher, Tassen, USB-Sticks etc.) wird verzichtet.
☐ Bei dem Design von Materialien wird auf Wiederverwertbarkeit geachtet (z.B. Banner ohne Datum, Konferenztitel etc.).
☐ Bei der Ausschreibung und Auswahl von Produkten und Dienstleistungen sowie bei Aufträgen an Veranstaltungsagenturen wird Nachhaltigkeit berücksichtigt. (z.B. Blauer Engel, EMAS).
☐ Bei der Anlieferung von Produkten werden wiederverwendbare oder recycelbare Verpackungsmaterialien verwendet.
☐ Die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten bei der Veranstaltung wird kommuniziert.
☐ Informationen zu CO₂-vermeidenden Maßnahmen der Veranstaltung an die Teilnehmenden und die Öffentlichkeit (z.B. über Konferenzwebsite, Presseinformation, Veröffentlichung der EMAS Umwelterklärung).
☐ Bei Einladung wird über die Barrierefreiheit oder mögliche Barrieren informiert und individuelle Bedürfnisse abgefragt.
☐ Es wird grundsätzlich auf Barrierefreiheit geachtet (z.B. bei Onlineauftritten, Beschilderung etc.).
☐ Ankündigung, Einladung und Tagungsunterlagen werden in diskriminierungsfreier und geschlechtssensibler Sprache formuliert.
☐ Personen mit geringem Einkommen (u.a. Studierenden) wird durch vergünstigte Preise die Teilnahme ermöglicht.
☐ Während der Veranstaltung gibt es Angebote zur Kinderbetreuung.
☐ Räume begehen, Geräte ausschalten, Fenster schließen, Schäden erfassen
☐ Verbesserungsmöglichkeiten für künftige Veranstaltungen zusammenstellen
☐ Nicht mehr benötigtes Material wird am Ende der Veranstaltung eingesammelt und wiederverwendet (z.B. Teilnahme-Badges, Namensschilder, Büromaterial, Wegweiser etc.).
☐ Daten zu CO₂-Emissionen (Anreise, Verpflegung, Unterbringung, Energieverbräuche, Druckerzeugnisse) können erhoben werden. Geeignet dazu sind CO₂-Rechner, wie z.B. atmosfair oder myclimate.
