© WWU IT

indico

Service: Indico (Integrated Digital Conference) ist eine Open-Source-Webanwendung zur Organisation von Veranstaltungen verschiedener Größenordnungen - von internen Besprechungen bis zu internationalen Konferenzen. Indico wurde vom CERN unter der MIT-Lizenz entwickelt und ist das Nachfolgesystem von Uni.banking.

Zielgruppe: Beschäftigte

Nutzungskosten: kostenlos

Anmeldung: Login zu Indico

Kontakt: it.servicedesk@uni-muenster.de oder per Ticketsystem

Neuigkeit: Die Bezahlfunktion "auf Rechnung/ Überweisung" ist umgesetzt und wird analog zur Kreditkartenzahlung aktiviert.

  • Anleitungen

    Dokumentation für Anwender*innen ohne Bezahlfunktion (PDF)
    NEU Dokumentation für Anwender*innen mit Bezahlfunktion (PDF)

  • Häufig gestellte Fragen

    Allgemein:

    Ich habe keine WWU-E-Mail-Adresse, wie kann ich mich bei Indico anmelden?
    Sie können sich mit jeder E-Mail-Adresse über den Button "Indico" in der Anmeldemaske ein Indico-Konto erstellen und nach der Bestätigung nutzen.

    Wähle ich eine Besprechung oder eine Konferenz?
    Das wählen Sie nach Ihren Anforderungen selbst aus. Hier ist ein kurzer Überblick über die groben Unterschiede:
    Besprechung:

    • für einfache Veranstaltungen
    • einfache Navigation
    • Sitzungsblöcke, Beiträge und Pausen möglich

    Konferenz:

    • mehr Layoutmöglichkeiten z.B. Logo und verschiedene Farben
    • Abstracts und Papers können eingereicht und bewertet werden
    • Sitzungen und Unterbeiträge zusätzlich: Sitzungen, Sitzungsblöcke, Beiträge, Unterbeiträge in der Reihenfolge anzuordnen

    Warum bin ich nicht berechtigt, Veranstaltungen in dieser Kategorie zu erstellen?
    In der Kategorie, die auch Ihrem Arbeitsplatz entspricht, sollten Sie berechtigt sein Veranstaltungen anzulegen. Sollte das nicht der Fall sein, melden Sie sich bitte beim Service Desk. Dort wird geprüft, ob Sie der zugeordneten Benutzergruppe zugeordnet sind oder ob ggf. eine weitere Benutzergruppe der Kategorie zugeordnet werden muss.

    Thema Anmeldung:

    Wie starte ich die Anmeldephase?
    Zuerst müssen Sie ein Anmeldeformular anlegen, dazu gehen Sie in der Navigationsleiste auf "Teilnehmer" in einer Besprechung und auf "Anmeldung" in einer Konferenz. Hier ein Screenshot aus einer Besprechung:

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Sobald Sie auf "Erstellen" geklickt haben, öffnet sich ein Standardformular in englisch. Wenn Sie möchten können Sie es ändern und nach Ihren Wünschen erweitern.
    Die Anmeldephase starten Sie unter:
    Für Besprechungen: Menüpunkt Teilnehmer - "Anmeldephase noch nicht gestartet" - "Jetzt starten" anklicken.
    Für Konferenzen: Menüpunkt Anmeldung - Anmeldeforumlar verwalten - "Anmeldephase noch nicht gestartet" - "Jetzt starten" anklicken.

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Ab jetzt erscheint der Anmeldebutton auf der Veranstaltungsseite.

    Wie setze ich eine Anmeldefrist?
    Für Besprechungen: Menüpunkt Teilnehmer - "Anmeldephase noch nicht gestartet"/ "Anmeldephase läuft"/ "Anmeldephase beendet" - "Neu terminieren" klicken
    Für Konferenzen: Menüpunkt Anmeldung - Anmeldeforumlar verwalten - "Anmeldephase noch nicht gestartet"/ "Anmeldephase läuft"/ "Anmeldephase beendet" - "Neu terminieren" klicken

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Wie begrenze ich die Teilnehmerzahl?
    Für Besprechungen: Menüpunkt Teilnehmer - allgemeine Einstellungen
    Für Konferenzen: Menüpunkt Anmeldung - Anmeldeformular verwalten - allgemeine Einstellungen

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Wie erlaube ich nachträgliche Änderungen der Anmeldung, auch zurückziehen der Anmeldung?
    Für Besprechungen: Menüpunkt Teilnehmer - allgemeine Einstellungen
    Für Konferenzen: Menüpunkt Anmeldung - Anmeldeformular verwalten - allgemeine Einstellungen

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Wie kann ich Teilnehmerlisten veröffentlichen?
    Für Besprechungen: Menüpunkt Teilnehmer - allgemeine Einstellungen
    Für Konferenzen: Menüpunkt Anmeldung - Anmeldeformular verwalten - allgemeine Einstellungen

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    für Besprechungen & Konferenzen kann definiert werden, welche Anmeldeformulare und welche Felder öffentlich angezeigt werden: Menüpunkt Anmeldung (bei Besprechungen ganz unten) - Teilnehmerliste anpassen

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Welche Einstellungen muss ich vornehmen, wenn ich die Anmeldungen noch bestätigen möchte, bspw. weil ich die Teilnehmer auswählen möchte?
    Im Normalfall wird jede Anmeldung sofort angenommen. Der Teilnehmer erhält eine E-Mail, dass seine Anmeldung erfolgreich war. Es gibt aber auch die Möglichkeit schwebende Anmeldungen vorzusehen. Dann bekommt der Teilnehmer eine E-Mail, dass die Anmeldung durch den Veranstalter noch bestätigt werden muss. Diese Einstellung nehmen Sie unter Anmeldung - Anmeldeformular verwalten - allgemeine Einstellungen vor(oder für Besprechungen unter Teilnehmer - allgemeine Einstellungen):

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Der variable Teil der entsprechenden E-Mail-Texte kann auf der gleichen Seite ganz unten angepasst werden.

    Worauf muss ich achten, wenn ich die Wartlistenfunktion nutzen möchte?

    • begrenzte Teilnehmerzahl, oben erklärt
    • Veränderungen zulassen "until modification deadline", oben erklärt
    • "Teilnahmebestätigung durch Veranstalter erforderlich" aktivieren (oben erklärt) und in der Bestätigungsmail darauf hinweisen, dass das Anmeldeformular noch ergänzt werden muss. Dazu müssen sich die Teilnehmer in der Veranstaltung in Indico ihr Daten ergänzen. Ein Link zur Veranstaltung ist in der Mail enthalten.

    Wie lade ich Teilnehmer ein?

    bei Besprechungen: Teilnehmer - Einladungen
    Bei Konferenzen: Anmeldung - Anmeldeformular verwalten - Einladungen

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Indico Nutzer sind alle Nutzer, die ein Konto in Indico (erstellt) haben und sich mit einem Passwort anmelden, unabhängig ob innerhalb oder außerhalb der Universität.
    Neue Benutzer haben sich bisher noch nicht in Indico angemeldet, auch wenn Sie sich evtl. schon für eine andere Veranstaltung registriert haben.
    Zusatz-Info: Wenn bereits alle Plätze der Veranstaltung vergeben sind, können keine weiteren Teilnehmer eingeladen werden.

    Welche Einstellungen müssen gemacht werden, damit sich Teilnehmer auch ohne Indico-Acoount anmelden können?

    Einerseits erlauben Sie unter "Zugriffsschutz" die "Öffentliche Registrierung". Andererseits sollte Ihre Veranstaltung nicht auf eingeloggte Indico-Nutzer oder das Vorhandensein eines Nutzerkontos beschränkt sein. Kontrollieren Sie das sicherheitshalber unter Anmeldung - Anmeldeformular verwalten - allgemeine Einstellungen (für Besprechungen: Teilnehmer - allgemeine Einstellungen).

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Was bedeutet die Einstellung "Registrierende Person muss ein Konto besitzen"?

    Mit dieser aktivierten Einstellung muss der Nutzer nicht in Indico eingeloggt sein. Er muss aber ein Indico Konto besitzen und beim Ausfüllen des Anmeldeformulars die E-Mail-Adresse, mit der das Indico Konto verknüpft ist, eintragen, damit die Anmeldung erlaubt wird. Hier ein Beispiel für eine nicht verknüpfte E-Mail-Adresse.

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Die Prüfung der E-Mail-Adresse verhindert bei allen Anmeldungen, dass man sich doppelt anmelden kann.

    Thema Ansicht:

    Wie kann ich meine Veranstaltung verstecken und nur bestimmte Personen einladen?

    Falls Sie Ihre Veranstaltung nicht für alle Indico-Nutzer sichtbar machen möchte und sie verstecken möchten, stellen Sie das in Ihrer Veranstaltung unter "Zugriffsschutz" - "Unsichtbar" ein.

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Jetzt können Sie entweder den Link zur Veranstaltung per E-Mail verschicken oder Sie nutzen die Einladungsfunktion, vgl. "Wie lade ich Teilnehmer ein".

    Warum werden nicht alle Menüpunkte auf der Veranstaltungsseite angezeigt?

    In der Menüleiste unter "Anpassungen" "Menü" können Sie einstellen, was auf der Veranstaltungsseite in der Menüleiste aufgelistet werden soll. Sie können Menüpunkte aus der Liste enrfernen, indem Sie das Auge durchstreichen. Die Namen der Menüpunkte können Sie ersetzen durch eigene Namen.

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Bei einigen Menüpunkten gibt es Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. Für die Punkte "Call for Abstracts", "Paper Peer Reviewing" und "Bearbeiten" müssen die entsprechenden Module unter Workflow aktiviert sein. "Meine Konferenz" wird nur angezeigt, wenn ich als Redner einen Beitrag oder eine Sitzung halte.

  • Administrative Berechtigungen für Veranstaltungen

    Wie kann ich meiner Kolleg*in Administrationsrechte für meine Veranstaltung geben? /Warum kann meine Kolleg*in in den Bearbeitungsmodus der Veranstaltung und ich nicht?
    Initial hat nur derjenige, der eine Veranstaltung angelegt hat, Administrationsrechte für diese Veranstaltung. Möchten Sie einen oder mehrere Kolleg*innen oder das ganze Team berechtigen bestimmte oder alle Aufgaben ausführen zu dürfen, können Sie das unter "Zugriffsschutz" innerhalb der jeweiligen Veranstaltung einstellen.

    Voraussetzung damit die Berechtigungen greifen ist, dass der Nutzer oder die Gruppe auch Rechte (zur Veranstaltungsanlage) für die Kategorie hat. Sollte das nicht der Fall sein, wenden Sie sich bitte an den Service Desk, da diese Rechte nur durch einen Indico-Admin vergeben werden.

    Soll Ihr*e Kolleg*in die gleichen umfangreichen Rechte für die Veranstaltung erhalten wie Sie, fügen Sie die/ den Kolleg*in oder die Nutzergruppe unter Zugriffschutz hinzu und erweitern anschließend die Rechte auf "Verwalten", damit sind alle darunter aufgeführten Rechte enthalten.

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Nachfolgend werden die verschiedenen Einzelrechte erklärt:

    • Verwalten: Editing Manager

    beinhaltet die Admin-Rechte für den Prozess "Editing/Editieren". Dieser stellt einen integrierten Workflow zur Nachbearbeitung von Papern, Folien und/oder Postern bereit. Das Modul "Editing" muss zuvor vom Veranstalter (oder jemandem mit ausreichend Rechten) im Menü unter "Workflow" "Bearbeiten/Editieren" eingeschaltet sein. Der Editing Manager hat zum Einschalten des Moduls keine Berechtigungen.

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    • Verwalten: Paper Manager

    beinhaltet die Admin-Rechte für den Prozess "Paper Peer-Reviewing". Dieser stellt ein integriertes Paper-Management sowie Begutachtungsfunktionalität mittels Peer-Reviewing bereit. Auch dieses Modul muss vor der Nutzung vom Veranstalter (oder jemandem mit ausreichend Rechten) aktiviert werden. Der Paper Manager hat zum Einschalten des Moduls keine Berechtigungen. Nach Aktivierung des Moduls ist nur der Menü-Punkt Peer-Reviewing mit allen untergeordneten Funktionen nutzbar.

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    • Verwalten: Anmeldung

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    Hat der Nutzer die Berechtigung für Anmeldung, sieht er*sie den entsprechenden Teilbaum und kann alles innerhalb der Anmelde-Funktionen ausführen und einstellen z.B. Teilnehmerlisten drucken, das Anmeldeformular ändern, den Anmeldezeitraum ändern, Einaldungen verschicken u.v.m.

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    • Manager Material Einreichung

    Ein Manager für Material Einreichungen kann Materialpakete erstellen, Dateien und Links hochladen und freigeben.

    Indico - Häufig gestellte Fragen

    • Umfragen

    Für das Bearbeiten von Umfragen, muss zuvor vom Veranstalter (oder jemandem mit ausreichend Rechten) eine Umfrage, die mindestens eine Überschrift beinhaltet, erstellt werden. Anschließend wird der entsprechende Bereich nutzbar. Der Umfragen-Manager kann die erste Umfrage nicht selbst anlegen.

    Indico - Häufig gestellte Fragen