Ablageorte

Die Wahl geeigneter Ablageorte ist zentral für ein erfolgreiches Datenmanagement. An Universitäten kommen die verschiedensten Ablageorte für Dateien in Frage: der private Laptop, ein Dienstrechner, Netzlaufwerke, externe Speichermedien wie Festplatten oder USB-Sticks.

Der Einsatz solcher Ablageorte birgt zahlreiche Risiken, die zu Datenverlust oder zur Verletzung von Datenschutzauflagen führen können. Durch technische Defekte, Verlust externer Speichermedien oder Angriffe auf private Computersysteme wird der Erhalt der Forschungsdaten gefährdet.

Um dem entgegen zu wirken, ist es sinnvoll, die Dateiablage, Synchronisation, Benennungskonventionen, Backup-Strategien und spätere Archivierung im Vorfeld genau zu planen und auf zuverlässige, gesicherte Formen des Speicherns zu bauen.

Der Servicepunkt Forschungsdatenmanagement bietet Ihnen eine Beratung für die Organisation Ihrer Ablageorte und Dateien.

Teilen

Bei den meisten Forschungsvorhaben ist es notwenig, den Zugriff auf Daten und Dateien mit der ganzen Projektgruppe, ausgewählten (externen) Kontakten oder über einen öffentlichen Link zu teilen sowie den Dateibestand für alle Teilnehmenden auf allen Geräten zu synchronisieren.

Jede dieser Möglichkeiten lässt sich mit der Campus Cloud Sciebo realisieren.

Verzeichnisstruktur und Dateibenennung

Die Organistation und Pflege der Forschungsdaten fängt mit einer sinnvollen Ablagestruktur an. Für die im Forschungsvorhaben angelegten Dateibestände sollten geeignete Benennungskonventionen erarbeitet werden, die neben sprechenden Namen z.B. Datums-/Zeitstempel oder Versionsstände ausweisen.

Im Hinblick auf eine dauerhafte Archivierung sollten Sie darüber hinaus die Dateien unverschlüsselt und nicht komprimiert ablegen sowie nach Möglichkeit offene und standardisierte Dateiformate verwenden.

Metadaten

Metadaten sind „Daten über Daten“. Sie erfüllen den wichtigen Zweck der Dokumentation und erlauben die interne Strukturierung sowie die spätere Auffindbarkeit eines Datensatzes.

Metadaten sind oftmals gemäß eines vorgegebenen Schemas strukturiert, sodass sie validiert werden können. Ein solches Schema enthält Pflichtfelder, die z.B. Auskunft über die Autoren und die Lizenzen eines Datensatzes geben. Spätestens bei der Übermittlung von Forschungsdaten an ein Repositorium oder ein Archiv müssen diese Informationen übergeben werden. Es ist sinnvoll, sie so früh wie möglich zu erfassen und während des gesamten Forschungsvorhabens aktuell zu halten.

Wichtige und häufig abgefragte Metadatenfelder sind:
Autor/Koautor(en), Zugehörigkeit, Titel, Art der Ressource, Beschreibung, Publikationsdatum, Publisher, Keywords

Darüber hinaus nutzen Repositoren weitere optionale Metainformationen. Diese umfassen beispielsweise Sprache, Geo-Lokalisation oder Fördererinformationen. Gut gepflegte Metadaten können die Sichtbarkeit der Forschungsergebnisse beträchtlich vergrößern.