Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen,
auf dieser Seite finden Sie Informationen zur Buchung von Kosten für Publikationen aus Ihren Instituten in SAP.
Im zweiten Halbjahr 2023 wurde ein neues Sachkonto eingeführt, wodurch sich einige Verschiebungen in der Zuordnung von Kosten ergeben; zudem sollen die Texte, die eine Buchung begleiten, vereinheitlicht werden.
Veröffentlichungskosten aller Art wurden mit dem Sachkonto 689100 verbucht.
Ziel dieser genaueren Buchungen ist eine verbesserte Kostentransparenz: Wie viel wird wofür bezahlt?
Das bisherige Verfahren erlaubt keine gesonderte Ausweisung der Kosten für Open-Access-Publikation. Zudem sind die Buchungstexte oft wenig aussagekräftig, wodurch eine Zuordnung zu den jeweiligen Publikationen kaum möglich ist.
Die Kostentransparenz ist nicht nur im Interesse des Rektorats, sondern auch eine Auflage der DFG; zudem profitieren das Forschungsportal und die ULB von den Daten.
Open Access bedeutet, dass eine Publikation für alle Leser*innen kostenfrei und dauerhaft verfügbar ist.
Erkennbar sind sie z. B. daran, dass die Texte mit einer Creative-Commons-Lizenz versehen sind, idealerweise mit "CC BY".
Closed-Access-Publikationen hingegen sind nur lesbar, wenn es ein Abo für die Zeitschrift gibt oder das Buch bzw. eBook gekauft wird.
Der DOI, mit vollständigem Namen "Digital Object Identifier", ist ein Identifikator für eine Publikation, also eine Art dauerhafte Adresse, vergleichbar mit einer ISBN für ein Buch oder einer ORCID iD für eine Person.
Die Kosten rund um Veröffentlichungen sollen zukünftig folgendermaßen aufgeteilt werden:
Es gibt drei Informationen, die für die Zuordnung der Kosten zu einer Publikation wichtig sind:
Der Titel ist für das Eingabefeld für den Buchungstext oft zu lang; bitte verwenden Sie ggf. einen Kurztitel.
Wenn es zum Zeitpunkt der Zahlung bereits einen DOI für die Veröffentlichung gibt, geben Sie bitte statt des Titels den DOI an (ab "10./xxxx").
Für die Kostentypen haben wir Kürzel erstellt, die in der Tabelle unten aufgeführt und die für die automatisierte Auswertung der Buchungsdaten unentbehrlich sind.
Die Angabe im SAP-Feld "(Segment-)Text" setzt sich also wie folgt zusammen:
a) DOI ist noch nicht bekannt: Titel (ggf. gekürzt), Kostentyp-Kürzel
b) DOI ist schon bekannt: DOI, Kostentyp-Kürzel
| Kostentyp-Kürzel | Kostentyp |
|---|---|
| APC | Article Processing Charge (tritt auch unter Bezeichnungen wie "Open Access Charge", "Open Access Publishing Fee" o.ä. auf) |
| BPC | Book Processing Charge |
| CCL | Creative-Commons-Lizenz |
| SubFee | Submission Fee |
| PageCh | Page Charge |
| ExcCh | Excess Charge |
| ColCh | Colour Charge |
| CovCh | Cover Charge |
| DataCh | Data Publication Charge |
| Lekt | Lektorat |
| Übers | Übersetzung |
| Satz | Satz/Layout |
| Druckzs | Druckkostenzuschuss |
Sollte es bei den Publikationen aus Ihrem Institut weitere Typen geben, melden Sie sich bitte kurz bei der ULB, damit wir sie in die Liste mit aufnehmen können!
Ein Beispiel für eine Verbuchung mit dem neuen Sachkonto 689110:
Ein Beispiel für eine Verbuchung mit dem Sachkonto 689100:
Warengruppen für die Konten
Für Bestellungen über SAP stehen zwei Warengruppen für Veröffentlichungen zur Verfügung:
Die Angabe dieser Warengruppen führt nach Auflösung des Obligos automatisch zur Vorerfassung der Rechnungen mit dem Sachkonto 689100 / Veröffentlichungen (WG 09008) bzw. 689110 / VeröffentlichungenOA (WG 09009).
Bei der Prüfung der Rechnungen in der xSuite sind diese Sachkonten anschließend bereits sichtbar und müssen nur noch bestätigt werden.
Rechnungen ohne SAP-Bestellbezug / Kontierung direkt in der xSuite
Bei der Prüfung der Rechnungen in der xSuite müssen die Sachkonten entsprechend im Feld „Sachkonto“ händisch eingegeben oder in der Werteliste des Felds angefordert und bei Anzeige übernommen werden.
Die Bezeichnung im Feld „Kurztext“ erscheint bei der Vergabe des Sachkontos automatisch.
Die Sachkonten sind in der Werteliste folgendermaßen hinterlegt:
| Sachkonto | Kurztext |
|---|---|
| 689100 | Veröffentlichungen |
| 689110 | VeröffentlichungenOA |
Bei Fragen zu Open/Closed Access und Kostentypen wenden Sie sich bitte an
Dr. Viola Voß oder Jessica Thomas
Tel.: +49 (0)251 83-25556 bzw. 83-24063
E-Mail: openaccess@uni-muenster.de
Bei Fragen zur Buchung in SAP wenden Sie sich bitte an
Andreas Rafalski
Tel.: +49 (0)251 83-24024
E-Mail: openaccess@uni-muenster.de
