Gutes Management der Informationen wird belohnt

Das Management von Informationen jedweder Art kann durch die DFG noch weiter verbessert werden. Foto: Peter Grewer

Sie sind da, alle Informationen, die man rund um Forschung und Studium braucht. Doch sie zu finden, ist nicht immer einfach. Die schiere Masse des Angebotes lässt so manchen Hilfesuchenden verzweifeln. Mit MIRO, dem "Münster Information System for Research and Organization", soll sich das nun ändern: Die deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) hat gerade für die kommenden fünf Jahre im Rahmen ihrer Ausschreibung "Centers of Excellence" insgesamt 2,5 Millionen Euro bewilligt, um die Verteilung von Informationen der und über die Uni Münster sowie den Zugang dazu weiter zu optimieren. Das Projekt ist von den im IKM-Service zu den Themen Information, Kommunikation und neue Medien eng zusammenarbeitenden zentralen Einrichtungen Universitäts- und Landesbibliothek (ULB), Zentrum für Informationsverarbeitung (ZIV) und Universitätsverwaltung entworfen und beantragt worden. Die erprobte und ausgefeilte Struktur, bei der sowohl zwischen den zentralen Einheiten als auch zu den dezentralen Versorgungseinheiten auf Fachbereichsebene ein funktionierendes Netzwerk geschaffen wurde, war einer der ausschlaggebenden Gründe dafür, dass die Universität Münster für die DFG eine Vorreiterrolle im Bereich der Organisationskonzepte und besonders im Informationsmanagement einnehmen soll. Insgesamt werden vier Hochschulen von der DFG im Bereich der Informationsverarbeitung und des Informationsmanagements gefördert.

"Für uns stehen ganz klar die Nutzer im Vordergrund, auf sie konzentrieren wir alle Anstrengungen", erläutert ULB-Direktorin Dr. Beate Tröger. Sie werden dazu um intensive Mitwirkung gebeten, damit die entstehenden Lösungen den Arbeitsabläufen in Forschung und Lehre sowie in der Administration und bei der Steuerung der Universität bestens angepasst werden, um der Universität Wettbewerbsvorteile zu bringen. Für den Einzelnen werden am Ende so genannte Internetportale sichtbar werden, die individuell zugeschnitten sind. "Wir personalisieren das Angebot so, dass jeder die Informationen bekommt, die er entsprechend seiner Rolle benötigt, und sich darüber hinaus selbst aussuchen kann, welche Informationen er etwa für seine wissenschaftliche Arbeit regelmäßig erhalten will", ergänzt Dr. Wilhelm Held, Leiter des ZIV.

Neben der Analyse von Rollen und Zugriffsrechten in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen sind zahlreiche komplexe Software-Produkte auszuwählen, zu erproben und einzuführen. Intelligente Suchmaschinen und Meta-Suchmaschinen sind dabei nur ein Arbeitsschwerpunkt. Entgegen den heute üblichen Suchmechanismen, die in kürzester Zeit oft unüberschaubare Informationsmengen liefern, können diese Produkte innerhalb der Universität Informationen finden, nach ihrer Relevanz ordnen und den Suchenden im Dialog zielgerecht an das Gesuchte heranführen.

Damit sich die Mitglieder der Uni auf das Informationsmanagement täglich verlassen können, sind die schon guten Service-Qualitäten der Informationstechnologie weiter zu verbessern. Zum Schutz der großen Datenmengen werden begleitend die Maßnahmen zur IT-Sicherheit weiter verbessert. Andere schon vorhandene Instrumente, wie das seit zwei Jahren erfolgreich eingesetzte MIAMI, ein Publikations- und Dokumentenserver, sollen ausgebaut und propagiert werden. Gedacht ist auch an weiter entwickelte Auskunftsdienste, an Weblogs sowie an Wikis, die man aus modernen Enzyklopädien kennt.

Personalisierte Portale erlauben einen vereinfachten Zugang zu jeglichen Inhalten. So werden nicht nur wissenschaftliche Texte schnell zu finden sein, auch Verwaltungsabläufe werden vereinfacht. Dazu gehört die Dezentralisierung und Automatisierung der Hilfskräfteverwaltung ebenso wie der elektronische Einkauf oder Führungsinformationssysteme, erläutert Hans-Joachim Peter vom zuständigen Dezernat 6.3. "Dabei übernehmen wir die Verfahren nicht eins zu eins, sondern unterziehen sie zuvor einer Geschäftsprozessanalyse, um sie noch schlanker zu machen", ergänzt Kanzlerin Dr. Bettina Böhm.

Beim Umbau des Informationsmanagements, der in vielen kleinen Schritten bis 2010 erfolgen soll, legen ULB, ZIV und Verwaltung großen Wert auf die Kommunikation – nicht nur mit den Fachbereichen, auf deren spezifische Bedürfnisse hin das Angebot zugeschnitten wird. Ebenso wichtig ist für Tröger, Held und Peter der Kontakt zu anderen Hochschulen, um die hier entwickelten Strukturen auf ihre allgemeine Tauglichkeit zu testen. Ein Beirat, in dem unter anderem die Industrie- und Handelskammer und der Landwirtschaftliche Versicherungsverein Münster (LVM) vertreten sein werden, garantiert, dass die Ergebnisse auch in die Wirtschaft transferiert werden.

Unter www.uni-muenster.de/IKM/ werden in Kürze alle relevanten Informationen zu finden sein.