Verwaltungsmodernisierung

Der Organisationsentwicklungsprozess "Moderne Verwaltung" (MOVE) wurde vom Rektorat ins Leben gerufen, um die zentralen und dezentralen Verwaltungseinheiten auf veränderte Anforderungen und neue Aufgaben vorzubereiten. Seit März 2005 will MOVE dazu beitragen, dass alle Verwaltungseinheiten gut und erfolgreich zusammenarbeiten. Dazu werden Verwaltungsabläufe und Geschäftsprozesse an den Schnittstellen von zentraler und dezentraler Verwaltung betrachtet und bei Bedarf verändert. Dabei ist MOVE ein dialogorientierter Prozess, der die Beschäftigten der WWU Münster aktiv einbezieht und so Verbesserungspotenziale aufzeigen möchte. Im Jahr 2006 konnten folgende Ergebnisse erzielt werden:

• Einzelprojekt zur Verbesserung des Einstellungsverfahrens von studentischen Hilfskräften

  Ende Februar 2006 hat die MOVE-Einzelprojektgruppe "Hilfskräfteverwaltung" ihre Arbeit aufgenommen. Ziel war es, Doppelarbeiten in den Instituten und in der Personalabteilung zu vermeiden und das Einstellungsverfahren unter bestmöglicher Nutzung der EDV zu beschleunigen. Die Projektgruppe, bestehend aus Mitgliedern der zentralen und der dezentralen Verwaltungsbereiche, konnte dabei auf das Konzept für ein DV-System zugreifen, das in der IVV-Verwaltung (Abt. 6.3) bereits erstellt worden war. Auf dieser Grundlage wurde innerhalb weniger Wochen ein Vorschlag erarbeitet, der sich in zwei Prozessabschnitte gliedert:
  Als kurzfristige Maßnahme wurde die Verwaltung bzw. Kalkulation der Hilfskraftmittel auf die dezentralen Einrichtungen der Universität mit Budgetverantwortung übertragen. Mittelfristig wird das Einstellungsverfahrens für Hilfskräfte über das o. g. webbasierte DV-System erfolgen, das zurzeit gemeinsam mit der HIS GmbH entwickelt wird.

• Einzelprojekt Verwaltung von Veranstaltungsräumen

  Um das Verfahren der Verwaltung von Veranstaltungsräumen zu optimieren und eine bedarfsgerechte Auslastung unter Berücksichtigung der Studienablaufplanung zu erreichen, hat die MOVE-Lenkungsgruppe die Projektgruppe "Verwaltung von Veranstaltungsräumen" eingerichtet. Nach einer umfassenden Erhebung sämtlicher raumbezogener Daten konnten diese in HIS-LSF abgebildet werden, so dass nun eine tägliche Synchronisation der Daten zwischen Kopernikus und HIS-LSF stattfindet. Darüber hinaus wird es künftig möglich sein, Raumbelegungswünsche für die zentral verwalteten Räume über HIS-LSF zu erfassen und zu buchen. Die Verwaltung zentraler Räume einschließlich der Freiflächen im Schlossbereich konnte gebündelt werden und erfolgt seit November 2006 aus einer Hand in der Abteilung 1.1. Für das erste Quartal 2007 ist außerdem die Einführung einer neuen universitätsweit einheitlichen Raumbezeichnung geplant.

• Einzelprojekt Rechnungsbearbeitung

  Ende des Jahres 2006 hat ein weiteres MOVE-Einzelprojekt die Arbeit aufgenommen. Ziel des Einzelprojektes ist, den Prozess der Rechungsbearbeitung mittelfristig zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Vorteile und Gestaltungsspielräume des Hochschulfreiheitsgesetzes und der neuen Rechtsverordnung für die Wirtschaftsführung der Hochschulen sollen dabei optimal genutzt werden. In einem ersten Schritt wurde der gegenwärtige Geschäftsprozess der Rechnungsbearbeitung visualisiert und analysiert und erste Optimierungen umgesetzt.

• MOVE-ProVi

  Der Organisationsentwicklungsprozess MOVE wurde seit Beginn des WS 2005/06 durch den Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Informationsmanagement von Herrn Prof. Dr. J. Becker begleitet. Aus dieser Zusammenarbeit ist das Informationssystem MOVE-ProVi (Prozessvisualisierung in der Modernen Verwaltung) entstanden. Das System bietet eine umfassende Übersichtsfunktion mit Informationen über Ansprechpartner, Zuständigkeiten, Dienstleistungen und Formulare in der Universitätsverwaltung. Zudem können in MOVE-ProVi Geschäftsprozesse abgebildet und bei Bedarf jederzeit verändert werden. Da entsprechende Informationen in gebündelter Form verbunden mit einer Suchfunktion derzeit an anderer Stelle nicht zur Verfügung stehen, stellt die Entwicklung der Software einen wichtigen Schritt beim Ausbau des universitären Informations- und Serviceangebotes dar. Derzeit enthält das System sämtliche Dienstleistungen der zentralen Universitätsverwaltung inklusive aller Informationen zu den Ansprechpartnern; diese Informationen wurden dem Geschäftsverteilungsplan und anderen universitären Veröffentlichungen entnommen. Daneben sind etwa 170 Geschäftsprozesse abgebildet. Die Abgleichung der Informationen mit den einzelnen Dezernaten/Abteilungen hat im vierten Quartal 2006 begonnen und wird 2007 abgeschlossen. Die in MOVE-ProVi enthaltenen Informationen sollen künftig dezentral in den einzelnen Dezernaten/Abteilungen gepflegt werden. Der technische Support in der Universitätsverwaltung wird von der Abteilung 6.3 übernommen. Der Zugang zu MOVE-ProVi besteht über: http://wi-vm212.uni-muenster.de:8080/Provi

• Verbesserung der zentralen und dezentralen Pressearbeit

  Eine von MOVE initiierte und von der Pressestelle begleitete Planungssitzung widmete sich dem Thema Öffentlichkeitsarbeit an der WWU, an der Mitarbeiter teilnahmen, die zentrale oder dezentrale Pressearbeit leisten. Ziel der Veranstaltung war es, den Dialog und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu fördern und zu intensivieren. Gemeinsam wurde ein Musterarbeitsablauf erarbeitet, in dem Zuständigkeiten und die Abstimmung der Arbeitsprozesse am Beispiel der Erstellung einer Pressemitteilung festgelegt wurden. Darüber hinaus wurde der bestehende Fortbildungsbedarf erfasst und in Kooperation mit dem Zentrum für Angewandte Kommunikation e. V. eine Fortbildungsreihe zum Thema Öffentlichkeitsarbeit durchgeführt. Seitens der Universitätseinrichtungen wurde der Wunsch geäußert, diese Fortbildungen regelmäßig anzubieten.

• Reaktivierung der Meisterrunde

  Auf Initiative von MOVE wurde im November 2006 die "Meisterrunde", ein monatlich stattfindendes Treffen von Bereichsleitern, Bauverantwortlichen und Mitarbeitern des Technischen Dienstes, reaktiviert. Diese dient primär dem Austausch aller Beteiligten im Bereich Gebäudemanagement und trägt somit zu einer verbesserten Kommunikation und Koordination bei.

Neben den hier aufgeführten Ergebnissen konnten zahlreiche weitere Optimierungsmaßnahmen schnell und unbürokratisch umgesetzt werden. Einen umfassenden Überblick sämtlicher Aktivitäten im Rahmen von MOVE bietet der neu gestaltete MOVE-Internetauftritt http://wwwzuv.uni-muenster.de/intranet/organisation/move/