Automation von Geschäftsprozessen

Wie bereits im Vorjahr standen auch im Jahr 2006 wieder der Ausbau der DV-Unterstützung der Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung sowie die weitere Entwicklung und Bereitstellung von Selbstbedienungskomponenten in der Studierendenverwaltung im Mittelpunkt der Automationsmaßnahmen der Verwaltung. Ein weiterer Schwerpunkt lag in der Weiterentwicklung der IT-Unterstützung der Personalverwaltung, hier insbesondere im Bereich der Personalkostenverwaltung.

In der DV-Unterstützung der Haushalts- und Personalverwaltung wurden das bisher eigenständige und nur lose über Dateischnittstellen gekoppelte Personalverwaltungssystem HISSVA und das Haushaltsverwaltungssystem HISFSV-MBS zu einem integrierten DV-System zusammengeführt, um den Anforderungen an die Bewirtschaftung von Personalkosten gerecht werden zu können. Ein Verfahren zur Personalkostenkalkulation wurde in HISSVA implementiert, die Ergebnisse führen zu Festlegungen im Haushaltssystem. Nach der Entwicklung und Implementation eines Verfahrens zur Übernahme der Personal-Istkosten aus den Datenlieferungen des Landesamtes für Besoldung und Versorgung NRW (LBV) und ihrer kontrollierten Zuordnung zur Personaldatenbank werden nunmehr Personal-Istkosten im Haushaltssystem abgerechnet.

Das 2005 ausgearbeitete DV-Verfahren zur Dezentralisierung der Hilfskräfteverwaltung, mit dem Institute unter Beachtung der verfügbaren Haushaltsmittel weitestgehend Hilfskräfte selbständig einstellen und Verträge abändern können, wurde 2006 nach nochmaliger Abstimmung mit Vertretern aus Fachbereichen im Rahmen einer MOVE-Arbeitsgruppe an die HIS GmbH zur Programmierung weitergegeben. Die Universität Karlsruhe hat sich dem Verfahren angeschlossen. Der produktive Einsatz ist für 2007 vorgesehen.

In Zusammenarbeit mit mehreren Hochschulen NRW's wurde ein Verfahren des elektronischen Einkaufs konzipiert, das eine weitgehende Dezentralisierung aller gängigen Beschaffungsvorgänge erlaubt. Die entsprechende NRW-Arbeitsgruppe hat die DV- und die Beschaffungsabteilung der Universität Münster mit der Projektleitung beauftragt. Die Programmierung wurde der HIS GmbH übertragen, seit Ende 2006 wird die erste Ausbaustufe getestet.

Erste Vorarbeiten für die Einführung der Kaufmännischen Buchführung, u. a. ein grober Projektplan, wurden begonnen. Eine erste Orientierung über die verfügbaren Softwareprodukte sowie Fragen der Schnittstellen zu weiteren bestehenden Systemen - etwa die Personalkostenverwaltung, die dezentrale Hilfskräfteverwaltung, der elektronische Einkauf oder die Verwaltung studentischer Gebühren - wurden in Angriff genommen.

Die größeren DV-Projekte im Jahr 2006 waren:

• Lehrveranstaltungsverwaltung
  
  Der flächendeckende Betrieb des DV-Systems HISLSF ("Lehre, Studium, Forschung") zur Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung wurde weiter ausgebaut. Die Lehrenden bzw. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Instituten und Fachbereichen geben jetzt universitätsweit unmittelbar online die Daten der angebotenen Lehrveranstaltungen ein und halten sie aktuell. Damit steht das elektronische Vorlesungsverzeichnis stets vollständig und aktuell zur Verfügung, die gedruckten Veranstaltungsverzeichnisse (zentrales, dezentrale und kommentierte) können erstellt und gleichzeitig die Grunddaten für die Prüfungsverwaltung bereit gestellt werden.

  Die Integration von HISLSF mit dem Prüfungsverwaltungssystem HISPOS / QISPOS, mit dem Personalverwaltungssystem HISSVA und dem Facility Management-System KOPERNIKUS wurde weiter entwickelt. Dazu wurde u. a. die systematische Zuordnung aller Lehrveranstaltungen zu den Modulhandbüchern der Prüfungsordnungen als Voraussetzung für die korrekte Verbuchung von Leistungsdaten der Studierenden in der Prüfungsverwaltung verstärkt fortgeführt. Die Anmeldung zu prüfungsrelevanten Leistungen durch Studierende wurde von HISLSF nach Vorliegen der Mehrzahl der Prüfungsordnungen auf das Online-Verfahren QISPOS verlagert.

  In HISLSF wird nur noch die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen durchgeführt. Die Zahl der Lehrveranstaltungen, für die Auswahl- oder Verteilverfahren notwendig sind, ist 2006 in der Folge der hohen Zahl von Bachelor-Studierenden stark gestiegen. Allein im Wintersemester 2006/07 fielen knapp 50.000 Anmeldungen von über 11.700 Studierenden zu Lehrveranstaltungen in fünf unterschiedlichen Verfahren an. Die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und die Bereitstellung der Ergebnisse der Auswahl- und Verteilverfahren wird über HISLSF durchgeführt; die Auswahl- und Verteilverfahren selbst werden mit Eigenentwicklungen abgewickelt, da deren Kriterien dezentral von den Instituten festgelegt werden und entsprechend unterschiedlich und teilweise sehr komplex sind.

  Zur Erarbeitung von Strategien der Verminderung von Raumengpässen wurde ein MOVE-Projekt gestartet. Eine systematische Überarbeitung der Raumbezeichnungen zur Verbesserung der Orientierung innerhalb der Universität und nicht zuletzt auch zur Optimierung der Datenpflege in HISLSF wurde begonnen. Zusammen mit der Universität Marburg wurde ein Konzept der Erweiterung der Raumverwaltungsmöglichkeiten in HISLSF erarbeitet, die HIS GmbH soll im Jahr 2007 mit der entsprechenden Programmierung beauftragt werden.

• Prüfungsverwaltung
  
  Das Prüfungsverwaltungssystem HISPOS/QISPOS wurde sowohl in der Ausdehnung des Einsatzbereiches wie auch funktional erweitert. Es wird jetzt im Prüfungsamt der Philosophischen und Theologischen Fakultäten ("Prüfungsamt I"), der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät - hier für die Bachaleor-/Master-Studiengänge - und der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät eingesetzt.

  Die bis Ende 2006 vorliegenden ca. 70 Bachelor-Prüfungsordnungen wurden einschl. Modulhandbüchern in HISPOS abgebildet, sodass die Zuordnung der Lehrveranstaltungen zu den Moduln vervollständigt und damit begonnen werden konnte, die bisher behelfsmäßig verbuchten Studienleistungen den zugehörigen Moduln zuzuordnen. Gleichzeitig ist es für die Studierenden in den Studiengängen, in denen Modulhandbücher vorliegen und abgebildet sind, möglich, bei der Anmeldung zur Erbringung von Studienleistungen den genauen Stellenwert dieser Studienleistung zu erkennen. Die Anmeldung zu Studienleistungen durch Studierende erfolgt nunmehr über QISPOS, der Webkomponente zu HISPOS.

  Studienleistungen von Studierenden werden online von den Lehrenden oder von ihm/ihr direkt beauftragten Mitarbeitern eingetragen und stehen damit den Studierenden zur Kenntnisnahme zur Verfügung.

• Online-Immatrikulations- und -Bewerbungsverfahren

  Der Einsatz des Online-Immatrikulations- und -Bewerbungsverfahrens unter Nutzung der auf die örtlichen Anforderungen angepassten DV-Systeme QISZUL, HISZUL und HISSOS wurde weiter betrieben und ausgebaut. Die webgestützte Online-Bewerbung und -Immatrikulation hat sich durchgesetzt und wird praktisch zu 100 % angenommen, Studienbewerber immatrikulieren sich nur noch in wenigen Ausnahmefällen konventionell durch persönliches Erscheinen. Die bisher verfügbaren drei Online-Bewerbungsverfahren für Studiengänge im Orts-NC für erste Fachsemester, für Studiengänge im Orts-NC für höhere Fachsemester und für Losverfahren in Fällen von Nachrückverfahren wurden ergänzt um ein Online-Bewerbungsverfahren für ausländische Studienbewerber.

• Personalkostenverwaltung

  Nach umfangreichen Vorarbeiten wurde im Jahr 2006 das Personalkosten-Verwaltungssystem innerhalb HISSVA weiter ausgebaut und verfeinert. Personalkosten werden dabei je Vertragsverhältnis entsprechend den individuellen Vertragsdaten für die Vertragsdauer bzw. das laufende Haushaltsjahr im Personalverwaltungssystem HISSVA kalkuliert. Dabei wird auf Pauschbeträge entsprechend der Eingruppierung aufgesetzt. Die errechneten Personalkosten führen im Haushaltsverwaltungssystem zu entsprechenden Festlegungen. Mit den Abrechnungsdaten aus der konkreten Vergütungsberechnung des Landesbesoldungs- und -versorgungsamtes (LBV) werden die vertragsbezogenen Festlegungen monatlich um den Personal-Istkostenbetrag ermäßigt und dieser Betrag als Ausgabe verbucht. Durch dieses Verfahren wird sichergestellt, dass die Haushaltsmittel im Personalkostensegment jederzeit kontrolliert bewirtschaftet werden können.

• Hilfskräfteverwaltung

  In enger Zusammenarbeit zwischen der Abteilung für DV und Personaldezernat wurde 2005 eine Reorganisation der Hilfskräfteverwaltung konzipiert und in ein Pflichtenheft für eine webbasierte dezentrale Lösung mit zentraler Datenhaltung in HISSVA und Einbeziehung des Haushaltssystems HISFSV umgesetzt. Im Jahr 2006 wurde dieser Verfahrensvorschlag in einer MOVE-Arbeitsgruppe nochmals unter Beteiligung von Fachbereichsvertretern überprüft und bestätigt. Die Universität Karlsruhe hat sich dieser DV-Lösung angeschlossen. Mit der HIS GmbH ist die Programmierung vereinbart worden, der Testbeginn ist für Mitte 2007 vorgesehen.

• Dienstreiseverwaltung

  Das bisher für die Bearbeitung und Abrechnung von Dienstreisen eingesetzte DV-System der Fa. Stratos wird nicht weiter genutzt. An seine Stelle ist die Software HISRKA der HIS GmbH getreten, das unmittelbar integriert ist in das Personalverwaltungssystem HISSVA. Hierdurch konnten Rationalisierungseffekte bei zudem günstigeren Folgekosten realisiert werden.

• Funktionsträger-Verwaltung

  Die Anforderungen an verlässliche Daten zu "Funktionsträgern" wie etwa Dienststellenleiter/-leiterinnen wachsen mit der Verfügbarkeit neuer Online-Verfahren, da hier eine zuverlässige Steuerung der Zugangsrechte zu derartigen Systemen erforderlich ist. Verstärkt werden diese Anforderungen noch durch die im Rahmen des MIRO-Projektes angestrebten Web-Portale, bei denen jedem Universitätsmitglied ein individuelles DV- bzw. Informations-Angebot gemacht werden soll. Für eine effektive Verwaltung spezieller Rechtestrukturen wurde eine Funktionsträger-Datenbank (Arbeitstitel) konzipiert, die auch eine dezentrale Rechte-Vererbung z. B. durch Leiter von Einrichtungen sowie ein Benachrichtigungssystem z. B. über das bevorstehende Ausscheiden von Rechteinhabern ermöglicht. Mit der Programmierung wurde begonnen.

• Fernsprechabrechnung

  Die Erstellung und der Versand von gedruckten Fernsprechabrechnungen über privat geführte Telefonate wurden eingestellt. Privatabrechnungen sind seither nur noch im webgestützten Dialogverfahren vom Berechtigten selbst ausdruckbar. Dadurch konnten deutliche Rationalisierungserfolge erzielt werden. Die angefallenen Gebühren werden weiterhin im Lastschriftverfahren eingezogen. Ebenfalls eingestellt wurde die stichprobenartige Überprüfung des dienstlichen Charakters von Dienstgesprächen durch regelmäßigen Ausdruck der Dienstgespräche. Die Fernsprechteilnehmer können stattdessen die Dienstgespräche ebenfalls über ein webbasiertes Verfahren ausdrucken. Die summarische Übersicht über die Gesprächskosten jedes Anschlusses einer Dienststelle wird dem Dienststellenleiter weiterhin monatlich zur Verfügung gestellt.

• Elektronisches Einkaufssystem

  Das von mehreren Hochschulen NRW's gemeinsam konzipierte Verfahren des elektronischen Einkaufs ist unter der Projektleitung der Universität Münster seit Ende 2006 in einer ersten Ausbaustufe im Test. Mit diesem webbasierten DV-System können dezentrale Bedarfsstellen wie Institute ihre Beschaffungswünsche aus elektronischen Katalogen, die von der zentralen Beschaffungsstelle hierfür freigegeben sind, unmittelbar umsetzen. Über den Bestellwert werden entsprechende Festlegungen im Haushaltsverwaltungssystem HISSVA durchgeführt, sodass die Verfügbarkeit ausreichender Haushaltsmittel für die Rechnungsbegleichung sichergestellt ist. In einer späteren Ausbauphase sollen Inventarisierung und Rechnungsbegleichung in das Verfahren integriert werden.

• Inkassoverfahren bei Kongressen

  Der Testbetrieb für eine Unterstützung der verwaltungsmäßigen Durchführung von Tagungen und Kongressen wurde erfolgreich beendet und in den produktiven Betrieb überführt. Neben der optionalen Bereitstellung eines Anmeldeverfahrens für derartige Veranstaltungen wird in Zusammenarbeit mit der Universitätskasse den Veranstaltern insbesondere die Abwicklung des Einzugs von Tagungungsgebühren über das Lastschriftverfahren bei Teilnehmern mit einer deutschen Bankverbindung oder über Kreditkartennutzung bei ausländischer Bankverbindung angeboten. Das universitätsweit angebotene Lastschriftverfahren für verschiedenste Zahlungsvorgänge wird inzwischen für mehr als 150.000 Lastschriften jährlich genutzt.

• Facility Management

  Das Facility Management System KOPERNIKUS sowie die integrierte Eigenentwicklung UniTechnik (früher UniLager) sind planmäßig weiter ausgebaut worden. Im Zentrum der Weiterentwicklung stand die Erstellung von Leistungsverzeichnissen auf der Basis von bisherigen Verbräuchen und Lagerbestand sowie die Integration der Ausschreibungen. Die Integration dezentraler Läger in das DV-System UniTechnik ist nach dem erfolgreichen Abschluss des Verfahrenstests mit der Werkstatt eines Instituts für den Produktionsbetrieb freigegeben. Weiter wurden Funktionen des Störungsmanagements im Kontext mit Kopernikus entwickelt. Mit der Universität Wuppertal wurde die Kooperation bezüglich der Nutzung und Weiterentwicklung von Kopernikus vereinbart.

• Einsatz von Multifunktionsgeräten

  In der Ablösung der bisherigen Kopiergeräte werden seit Dezember 2006 flächendeckend ca. 500 Multifunktionsgeräte eingesetzt. Für die Nutzung dieser Geräte wurde ein Abrechnungssystem für dienstliche sowie für private Kopien entwickelt und in Betrieb genommen. Private Kopien werden dabei unter Einsatz der Mensakarte des Studentenwerks abgerechnet, für dienstliche Kopien auf Geräten im öffentlich zugänglichen Bereich werden Dienststellen-Chipkarten genutzt. Die Abrechnung beider Verfahren erfolgt weitestgehend automatisiert.