Nicht jedes Dateiformat eignet sich für die Online-Veröffentlichung und die langfristige Archivierung. Im Folgenden finden Sie Informationen darüber, welche Dateiformate die ULB für die Veröffentlichung und Achivierung auf dem Publikationsserver miami akzeptiert und wie Sie Dateien z. B. im PDF/A-Format erstellen können.

Textdateien

Im Rahmen der Publikation digitaler Dokumente nimmt die ULB Münster das Dateiformat PDF/A an.

Für Publikationen, die in der Reihe Wissenschaftliche Schriften der Universität Münster  publiziert werden, wird die Datei für den Druck aufbereitet. Details erfahren Sie im Servicepunkt Publizieren.

• PDF/A-Format

  Seit September 2005 ist PDF/A ein stabiler, international akzeptierter ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Ein archivierungsfähiges PDF/A-konformes Dokument muss auf verschiedenen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen den Inhalt visuell gleich reproduzieren können. Deshalb müssen z. B. alle Schriften und Farbprofilinformationen in die Datei eingebettet sein. Ein PDF/A-konformes Dokument erfüllt sowohl Kriterien für die layoutgetreue Bildschirm- und Druckrepräsentation als auch die für die Sicherung und Erhaltung von Informationen notwendigen Bedingungen. PDF/A-Dokumente können außerdem nicht mehr verändert werden.

  Dateien im PDF/A-Format sollten außerdem barrierefrei sein. Bei der Forderung nach der Bereitstellung barrierefreier Dokumente auf dem Publikationsserver geht es um die möglichst uneingeschränkte Nutzungsmöglichkeit des Informationsangebotes für Menschen mit Behinderung.

   

  

  Die ULB Münster erwartet PDF-Dateien, die mindestens mit dem Archivformat PDF/A-1.x (ISO 19005-1:2005) konform sind. Ausreichend ist der PDF/A-1b (basic)-Standard, empfohlen wird jedoch der PDF/A-1a (advanced)-Standard. Für die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung sind freie und kommerzielle Werkzeuge erhältlich.

  Die Dateinamen der PDF/A-Dokumente dürfen keine Umlaute, Sonderzeichen oder Leerstellen enthalten. PDF/A-Dateien dürfen keine Sicherheitseinstellungen haben (z. B. Passwortschutz). Es sollte außerdem beachtet werden, dass alle verwendeten Schriftarten im PDF-Dokument eingebettet sind.

• Erstellung der PDF/A-Datei

  PDF/A-konforme Dateien lassen sich z. B. mit der Software Adobe Acrobat Professional oder dem kostenlosen PDFCreator erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme bereits einen direkten Export in diese Formate an, z. B. OpenOffice.org (ab Version 3.0), LibreOffice.org, Adobe Indesign (ab CS 2), Corel Draw Graphics Suite ab X4 (wird Studenten der Universität Münster vom CIT kostenlos zur Verfügung gestellt) oder Microsoft Office 2007 (ab Service Pack 2). Informieren Sie sich über die Möglichkeiten Ihrer Software (z. B. Konsultation der Hilfe oder Druckoptionen des Programms).

  Im Folgenden finden Sie Kurzanleitungen für die PDF/A-Erstellung aus den gängigen Textsatzprogrammen und eine ausführliche Anleitung für MacOS X oder Windows in Kombination mit Adobe Acrobat Professional.

  Kurz-Anleitung zur PDF/A-Erstellung aus den gängigen Textsatzprogrammen

  Anleitung zur Erstellung einer PDF/A-Datei mit Adobe Acrobat

  Weitere ausführliche Dokumentationen (beispielsweise auch für LaTeX) als PDF-Datei erhalten hier:

  Anleitungen für die Erstellung und Korrektur von PDF-Dokumenten (Sabine Henneberger, Humboldt Universität Berlin)

  Anleitung zur Erstellung der PDF/A- bzw. PDF/X-Datei (Universitätsverlag der TU Berlin)

  Erstellung von leistungsfähigen PDF-Dokumenten mit LaTeX (Sascha Beuermann, Universität Hannover)

  Sollte Ihnen der Zugang zu der erforderlichen Software nicht möglich sein, können Sie im DigiLab der ULB mit dem Microsoft Office-Paket und Adobe Acrobat Professional DC Ihre Dokumente in PDF/A-Dateien umwandeln.

Multimediadateien

Multimediale Objekte können in gängigen Formaten, die zur Langzeitarchivierung geeignet sind, eingebracht werden:

• Grafiken: JPG bzw. JPEG (unkomprimiert) oder TIFF_6

• Videosequenzen: MPEG-4_FF_2, AVI oder Quicktime (Mac OS)
• Audiodateien: MP3_FF oder WAVE

Falls Sie andere Dateiformate verwenden, können Sie sich zur Rücksprache gerne an uns wenden. Nähere Informationen und Unterstützung bei Konvertierungsfragen bietet der Servicepunkt Publizieren.

Tabellen

Im Sinne der Langzeitarchivierung sollten Dateiformate, für die man bestimmte Versionen einer bestimmten (proprietären) Software benötigt, vermieden werden. Für Dokumente mit tabellarischen Strukturen, z. B. Excel-Tabellen, empfiehlt sich die Speicherung im CSV-Format.

CSV-Dateien sind Textdateien, in denen die einzelnen Textfelder bzw. Werte üblicherweise durch Kommas getrennt sind. Im Gegensatz zu Excel-Dokumenten, die mehrere Tabellenblätter in einer Arbeitsmappe enthalten dürfen, unterstützt das CSV-Format nur eine Tabelle pro Datei. Daher muss beim Export aus Excel jedes Tabellenblatt einzeln als eine CSV-Datei gespeichert werden. Mehrere CSV-Dokumente können Sie uns in einer ZIP-Datei übermitteln.

Bei Bedarf werden auf dem Publikationsserver miami beide Formatvarianten (CSV und Excel) veröffentlicht. Weitere Informationen erhalten Sie im Servicepunkt Publizieren.