Daten in der E-Mail-Cloud

Ihr E-Mail-Programm will Daten in die Cloud schicken?

Einige namhafte E-Mail-Anwendungen sichern die Daten Ihrer Nutzenden in einer eigenen Cloud. Zu diesen Daten gehören u. a. sensible Daten, wie Passwörter oder E-Mail-Inhalte. Durch die Sicherung in der Cloud des E-Mail-Programms, werden die Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt und die Vertraulichkeit der Daten kann nicht mehr sichergestellt werden. Die Nutzung von E-Mail-Anwendungen mit dieser Form der Cloud-Anbindung zum Abruf der von der Universität bereitgestellten E-Mail-Postfächer verstößt gegen die IT-Benutzungsordnung der Universität Münster und ist ein Datenschutz- sowie Informationssicherheitsproblem. Für Mitarbeitende gilt außerdem, dass dienstliche Daten im Hoheitsbereich der Universität Münster verbleiben müssen. Dies wird bei diesen Anbietern nicht erfüllt. Auch für private E-Mail-Konten sollten Sie stets abwägen, ob Sie mit einer solchen Datenübertragung einverstanden sind, bevor Sie eine entsprechende E-Mail-Anwendung einrichten. 

Generell unzulässig sind außerdem E-Mail-Apps, die mit (Cloud-basierten) KI-Funktionen E-Mails auslesen und analysieren. In diesem Bereich erscheinen derzeit viele neue Anwendungen, weshalb nicht vor jeder Anwendung explizit gewarnt werden kann. 

Seien Sie wachsam, wenn Ihr E-Mail-Programm Ihnen vorschlägt Daten in einer Cloud zu sichern, mit KI-Funktionen auszulesen oder mit der Cloud zu Synchronisieren. Dies kann auch als zusätzliche Funktion, im Zuge einer neuen Softwareversion der bisher genutzten E-Mail-Anwendung, ergänzt werden. Achten Sie deshalb darauf, welche zusätzlichen Funktionen mit einer neuen E-Mail-Programm-Version einhergehen, bevor Sie diese akzeptieren und installieren.

In unseren Meldungen warnen wir explizit vor einzelnen E-Mail-Anwendungen, die Daten in eine eigene Cloud übermitteln: Neue Outlook Version ab 2024, Microsoft Outlook App für Android und iOS, Edison Mail App, Microsoft Outlook für macOS. In dieser Meldung finden Sie außerdem eine Übersicht über E-Mail-Programme, die explizit unzulässig sind. 

Hier finden Sie Anleitungen dazu, wie Sie Ihr Exchange- oder Standard-Postfach sicher auf unterschiedlichen Endgeräten abrufen können. Über die Outlook Web App können Sie auch direkt über den Browser Ihres (mobilen) Geräts auf Ihr Exchange-Postfach zugreifen. Der Zugriff auf das Standard-Postfach ist ebenfalls direkt über den Browser mittels perMail möglich.