Fachbereich 04 - Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät
Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Controlling

Konzeptionelle Erstellung eines Projektcontrolling für den Bereich
OrganisationsEntwicklung & Systeme der Westdeutschen Genossenschafts-Zentralbank e.G.

In Zusammenarbeit mit der Abteilung OrganisationsEntwicklung und Systeme (OE&S) der Westdeutschen Genossenschafts-Zentralbank e.G. (WGZ) erstellte der Lehrstuhl für Controlling der Westfälischen Wilhelms-Universität ein Konzept, welches die Ermittlung einer Vorgehensweise bei der Planung, Kontrolle und Koordination von Projekten zur Zielsetzung hatte.

Projektarbeiten gewinnen durch die erhöhte Dynamik in der Wirtschaftsentwicklung eine immer größere Bedeutung. Ein Projekt wird definitionsgemäß nur einmalig durchgeführt und ist durch einen Start- und Endzeitpunkt determiniert. Durch die hohe Anzahl an parallelen Projekten und die Gewissheit, nach Abschluss dieser weitere Projekt durchzuführen, erhöht sich die Notwendigkeit dieses “Projektbündel zu controllen“. Die Aufgaben an das Projektcontrolling der WGZ Bank liegen zum einen auf der Einzel- und zum anderen auf der Multiprojektebene. Auf der unteren Ebene kann die Vorgehensweise in drei Schritte gegliedert werden. Zunächst müssen die erfolgskritischen Werte geplant werden, um anschließend durch einen Plan-Ist-Vergleich den Projektverlauf zu kontrollieren. Neben dem (rückblickenden) Plan-Ist-Vergleich decken Trendanalysen zukunftsgerichtete Entwicklungen ab. Im Rahmen der Plan- und Kontrollphasen werden klassische betriebswirtschaftliche Projektmanagementinstrumente wie die Netzplantechnik oder die Meilensteintrendanalyse eingesetzt. Den Abschluss der Einzelprojektebene bildet die Dokumentationsphase, wobei hierunter sowohl die Archivierung von Ergebnissen (Dokumentation im engeren Sinne) als auch die Projektkommunikation (Dokumentation im weiteren Sinne) verstanden wird. Auf der höheren Ebene werden im Rahmen des Multiprojektcontrolling die Koordinationsaufgaben untersucht und es wird durch die Verknüpfung zur Einzelprojektebene die Weitergabe entscheidungsrelevanter Informationen sichergestellt.

Der erste Projektbaustein (Februar bis August 2000) zeichnete sich durch eine intensive Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam und Projektleitern aus. Innerhalb von Workshopserien wurden die für die WGZ Bank relevanten Anforderungen an ein Projektcontrolling erarbeitet. Die Ergebnisse dieses ersten Projektbausteines dienten als Grundlage der Auswahlphase für eine entsprechende EDV-Struktur im Rahmen eines zweiten Projektbausteines (August 2000 bis September 2001).

Hierzu wurde zunächst ein umfangreicher Kriterienkatalog erstellt. Daraufhin erarbeitete das Projektteam zunächst eine Marktübersicht für Softwarelösungen im Bereich des Projektmanagement und -controlling, um aus den angebotenen Lösungen das für die Anforderungen der WGZ-Bank individuell beste Softwaretool auszuwählen. Im Rahmen des Beratungsprojektes wurde zusätzlich die Implementierungsphase durch den Lehrstuhl begleitet, in der es galt, die Software an die betriebsspezifischen Bedürfnisse der WGZ-Bank anzupassen. Dies geschah wieder im Zuge einer intensiven Kommunikation zwischen dem Projektteam und den betroffenen Nutzern in der Bank. Beim Customizing musste sichergestellt werden, dass die vielfältigen Programmoptionen in der Weise genutzt werden, dass der Projektplanungs- und controllingprozess in der WGZ-Bank bestmöglich unterstützt wird. Gleichzeitig kam dem Lehrstuhl für Controlling hier in Zusammenarbeit mit der WGZ-Bank die Aufgabe zu, die Programmkomplexität auf ein praktikables Maß zu reduzieren, um eine effiziente Projektarbeit zu gewährleisten. Zudem waren notwendige Anpassungen und Ergänzungen der Standardsoftware vorzunehmen.

In einem abschließenden Schritt wurde ein differenziertes Schulungskonzept erarbeitet, um die betriebswirtschaftlich bestmögliche Nutzung der verwendeten Softwarelösung zu ermöglichen (September 2001 bis Februar 2002). Abgestimmt auf die unterschiedlichen Nutzergruppen der Software in der WGZ-Bank entwarf das Projektteam mehrere Schulungsmodule, die didaktisch an die Bedürfnisse der einzelnen Anwender angepasst wurden. Hierdurch sollte ein angemessener Schulungsaufwand sowie die Akzeptanz auf Seiten der Anwender garantiert werden.

Projektdauer:

Februar 2000 - Februar 2002

Beteiligte Wissenschaftler:

Prof. Dr. Wolfgang Berens, Dr. Walter Schmitting, Dipl.-Kfm. Klaus Segbers, Dr. Andreas Siemes

Veröffentlichungen:

Berens, W.; Siemes, A.; Schulenberg, A.: Projektcontrolling in der Westdeutschen Genossenschafts-Zentralbank eG (WGZ-Bank) - Ein Praxisbericht, in: Controlling, 13. Jg. (2001), Heft 12, S. 623-629.