Fachbereich 04 - Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät
Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Controlling

Entwicklung eines Berichtswesens für die
Staatlichen Umweltämter Herten und Lippstadt

Ausgangssituation
Im Frühjahr des Jahres 1999 begann die Entwicklung und Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung für die Staatlichen Umweltämter Herten und Lippstadt. Die Durchführung der dafür notwendigen Arbeiten geschah im Rahmen des Projektes “Kosten und Leistungsrechnung in der Staatlichen Umweltverwaltung“, im folgenden KLEIST genannt. Am Ende des Pilotprojektes ließen sich bereits erste positive Auswirkungen auf das Wirtschaftlichkeitsempfinden in den beteiligten Behörden erkennen. Neben den umfassenden betriebswirtschaftlichen Schulungen hat insbesondere der gemeinschaftliche Erarbeitungsprozess zu einer tiefen Verankerung und Akzeptanz von Controlling-Prinzipien geführt.

Controlling, verstanden als Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zur Unterstützung zielsetzungsgerechter Entscheidungen, wird zunehmend als notwendig erachtet, um Entscheidungsalternativen zweckmäßig anhand ihrer monetären Auswirkungen bewerten zu können. Der Anspruch des Projektes KLEIST, Kosten von Organisationseinheiten und Produkten zukünftig besser überwachen und steuern zu können machte die Konzeptionierung eines auf den Daten der Kostenrechnung aufbauenden Berichtswesens erforderlich. Erst ein sachgerechtes Berichtswesen, verstanden als alle Einrichtungen und Vorgänge, die sich auf die Versorgung der Mitarbeiter und der Umwelt einer Institution mit Informationen beziehen, erlaubt eine effektive Nutzung der Kostenrechnungsinformationen.

Die Implementierung eines ausgewogenen Berichtswesens für die Staatliche Umweltverwaltung erfordert langfristig eine Integration von monetären und nicht-monetären Werten und Kennzahlen zur Unterstützung einer sachgerechten Behördensteuerung. Die entwickelte Kosten- und Leistungsrechnung ist in diesem Zusammenhang zunächst als ein Instrument zur Kontrolle und Steuerung der Formalziele einer Behörde anzusehen, da sie den periodenbezogenen Wertverzehr nach Art, Ort und Zweck systematisiert. Zur Quantifizierung und Abbildung der Sachziele einer Behörde bedarf es langfristig des Aufbaus eines Kennzahlen-/Indikatorensystems, welches Kostengrößen dem qualitativen und quantitativen Leistungsoutput gegenüberzustellen vermag.

Anspruch des Projektes Berichtswesen war zunächst die in der Kostenrechnung vorhandenen Daten in ausgewählten Berichten zu systematisieren, sowie diese um Kennzahlen zu ergänzen, die sich auf Basis vorhandener Mengengrößen aus bestehenden Informationssysteme erheben lassen. Hierdurch kann unter vertretbarem ökonomischen Aufwand die Grundstruktur eines Berichtswesens aufgebaut werden. Zukünftig sollte darüber hinaus in Abstimmung mit den übrigen Staatlichen Umweltämtern das Berichtswesen um weitere, die Sachzielerreichung abbildende Kennzahlen ergänzt werden, um dem Anspruch eines umfassend ausgewogenen Berichtswesens gerecht zu werden.

Zu Beginn des Projektes erfolgte zunächst eine theoretische Vorstellung des Themas Berichtswesen, um den Mitgliedern des Projektteams einen einheitlichen Kenntnisstand zu verschaffen. Die Zusammensetzung der Projektteams erfolgte in Anlehnung an die sich aus der Problemstellung ergebenden Anforderungen. Da im Berichtwesen zunächst die in der KLR generierten Informationen aufbereitet werden sollten, entsprachen die Projektteams im Wesentlichen der Gruppe, die für die Konzeptionierung und Implementierung der KLR im Rahmen des Projektes KLEIST verantwortlich war. Neben den Projektleitern, Vertretern des Haushalts- und Personalbereichs waren Mitglieder der örtlichen Personalvertretungen sowie ein Vertreter des MUNLV eingebunden. Soweit im Projektverlauf Anregungen weiterer Amtsmitglieder erforderlich waren, wurden diese gezielt hinzugezogen.

Als Ziel des Projektes wurde eine adressatengerechte Strukturierung und Aufbereitung der derzeit in der KLR und anderen Informationssystemen vorhandenen Informationen gesehen, um den Status der Wirtschaftlichkeit des Amtes zu dokumentieren und über Kostentransparenz die Wirtschaftlichkeit des Ressourcenverzehrs zu optimieren.

Soweit derzeit möglich, sollen Informationen der Kostenrechnung im Einzelfall instrumentell, d.h. zur Unterstützung von Entscheidungen eingesetzt werden. Darüber hinaus wird jedoch großer Wert darauf gelegt, die Informationen der KLR in einem konzeptionellen Sinn zu nutzen, d.h. den Mitgliedern des Amtes soll zunächst über die durch Kostenarten, -stellen, und -trägerrechnung geschaffene Transparenz ein Einblick in Kostenstrukturen und Kostenzusammenhänge gegeben werden, um hierüber langfristig das Kostenbewusstsein zu schärfen.

Grundlegend für die Ausgestaltung des Berichtswesens ist es, die Bereitstellung von Daten auf solche Informationen zu beschränken, die für den jeweiligen Entscheidungsträger relevant sind. Als problematisch erweist sich in diesem Zusammenhang, dass die von Entscheidungsträgern nachgefragten Informationen sich nicht zwangsläufig mit dem bestehenden Informationsangebot decken müssen. Darüber hinaus ist situationsabhängig zu prüfen, inwiefern der subjektiv artikulierte Bedarf einzelner Entscheidungsträger den objektiv notwendigen Informationen entspricht, die zu einer sachgerechten Entscheidungsfundierung notwendig wären.

Der Projektablauf sah vor, in der ersten Phase die genaue Projektdefinition und -planung vorzunehmen. Da die Produktberichterstattung im Zentrum des Berichtswesens stehen sollte, wurden nachfolgend in Phase 2 alle über die KLR hinausgehenden Informationssysteme durch die Ämter gesichtet und dokumentiert, so dass innerhalb der Projektgruppe eine Zuordnung der bereits derzeit generierten Informationen zu Produkten vorgenommen werden konnte. Ferner konnte bestimmt werden, welche Produktmengen zukünftig noch erhoben werden müssen. Auf Basis dieses Informationsangebotes war durch die Projektgruppe den einzelnen Berichtsadressaten ein objektiver Informationsbedarf zuzuordnen und es waren Musterberichte zu erstellen. Erst auf dieser Grundlage sollte ein Abgleich mit der individuellen Informationsnachfrage der Berichtsadressaten herbeigeführt werden. In Phase 3 galt es daraufhin, die genaue Struktur der Berichte vorzugeben, sowie deren visuelle Gestaltung zu planen.

Das im Projekt Berichtswesen mit den StUÄ Herten und Lippstadt erarbeitete Berichtskonzept stellt einen Rahmen für die zukünftigen Auswertungen der beiden Ämter dar und kann gleichsam unter Berücksichtigung der jeweiligen Rahmenbedingungen auf die übrigen StUÄ übertragen werden. Da der Aufbau des Controlling zunächst der internen Steuerung der Ämter dienen soll, wurden im Berichtskonzept ausreichende Freiheitsspielräume für jeweils amtspezifische Modifikationen gelassen. Grundlegendes Anliegen des Projektteams war es, eine schlüssige Struktur für das gesamte Berichtswesen zu schaffen sowie konkrete Gestaltungshinweise für einzelne Berichte zu geben. Bei der Berichtsausgestaltung wurde in besonderer Weise der Amts- und Abteilungsleitungsbericht fokussiert, da primär dieser zu internen Steuerungszwecken geeignet ist. Demgegenüber soll bei den Kostenstellen- und Produktberichten, insbesondere auch unter Berücksichtigung des Berichtserstellungsaufwandes, weitgehend auf die modifizierten Standardberichte zurückgegriffen werden. Der jährlich zu erstellende Geschäftsbericht ist als Synthese einer verbalen inhaltlichen Beschreibung des Amtsgeschehens und einer Darstellung der damit verbundenen wirtschaftlichen Entwicklung zu verstehen. Die aus Sicht der Kostenrechnung dafür bereitzustellenden Daten können regelmäßig dem Amts- und Abteilungsleitungsbericht entnommen werden. Wünschenswert wäre darüber hinaus die rege Beanspruchung von Bedarfsberichten, d.h. von solchen Berichten, die im Einzelfall von Entscheidungsträgern aufgrund spezieller Vorkommnisse angefordert werden können.

Grundlegend ist, dass die im Berichtskonzept bewusst gelassenen Freiheitsspielräume verantwortungsvoll von den Ämtern genutzt werden, damit Berichte über ihre regelmäßige und ansprechende Bereitstellung eine verhaltenssteuernde Wirkung entfalten. Insbesondere eine wie oben beschriebene Institutionalisierung des Controlling ist in diesem Zusammenhang hilfreich und unabdingbar.

Über den derzeitigen Anspruch hinaus, nur Leistungsdaten aus bestehenden Informationssystemen zu verwenden, sollten daher zukünftig weitere Kennzahlen erhoben werden, um eine noch ausgewogenere Betrachtung der Wirtschaftlichkeit der Produkterstellung zu ermöglichen. Wichtig im Sinne einer eindeutigen Interpretation ist eine Abstimmung und Objektivierung einzelner Werte und Kennzahlen mit allen StUÄ herbeizuführen, da dies die Vergleichbarkeit und damit den Erklärungsgehalt der Ergebnisse deutlich verbessert. Darüber hinaus sollte geprüft werden, inwieweit eine Systematisierung einzelner Kennzahlen in Form einer Balanced Scorecard zusätzliche Erkenntnisgewinne verspricht.

Beteiligte Wissenschaftler:

Prof. Dr. Wolfgang Berens, Dr. Thomas Mosiek