Fachbereich 04 - Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät
Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Controlling

Einführung des Controlling bei einem Gemeindeunfallversicherungsverband (GUVV)

Immer mehr Trägerorganisationen der gesetzlichen Unfallversicherung verstehen ihre Rolle im Sozialversicherungssystem als Dienstleister der qualitativ hochwertige Leistungen zu angemessenen Kosten bereitstellt. Mit der Einführung des Controlling konnte dieser Bereitstellungsprozeß bei einem Gemeindeunfallversicherungsverband (GUVV) in vielen Bereichen durch entscheidungsvorbereitende Informationen unterstützt werden. Dies geschieht durch die Beschaffung, Aufbereitung und Analyse ausgewählter Daten in einem neu konstituierten Referat für Controlling. Wesentliche Controlling-Instrumente stellen in diesem Zusammenhang das Produktkonzept sowie die Kosten- und Leistungsrechnung dar.

Mit der Realisierung des sog. Produktkonzeptes rückt die Kundenorientierung weiter in den Mittelpunkt. Arbeitsprozesse und Dienstleistungen werden in Form von Produkten dargestellt, die damit zu einer der zentralen Auswertungsebenen entscheidungsvorbereitender Infomationen werden. Das Bilden von Produkten ist das Ergebnis einer differenzierten Betrachtung der GUVV-spezifischen Leistungen und deren Erstellungsprozesse. Mit Hilfe von Produktsteckbriefen können Charakteristika der Produkte erfaßt und ein hoher Grad an Transparenz und Unterstützung in den einzelnen Arbeitsprozessen erreicht werden.

Für viele Entscheidungssituationen sind zudem die Informationen, die mit Hilfe des kameralistischen Rechnungswesens gewonnen werden, häufig nicht ausreichend. Vielfach werden bei der Entscheidung zwischen verschiedenen Handlungsalternativen zusätzliche Informationen über die bei der Leistungserstellung anfallenden Kosten oder sonstige leistungsbasierte Kennzahlen benötigt. Das System der Kosten- und Leistungsrechnung stellt zukünftig durch die Dokumentation der laufenden und der periodischen Leistungen und Kosten die Bereitstellung entsprechender Daten sicher.

Gegenstand dieses Projektes war es, diese Entwicklung in fachlicher und methodischer Hinsicht zu begleiten und die mit dieser Aufgabe betrauten Mitarbeiter des GUVV entsprechend zu beraten.

Nachdem im Laufe des Jahres 2001 die wesentlichen Eckpunkte des Konzeptes entwickelt werden konnten, fand 2002 neben der Vergrößerung des controllingrelevanten Datenbestandes deren EDV-mäßige Umsetzung mittels entsprechender Softwarelösungen statt. Am Ende der Einführungsphase stand im Dezember 2002 die Etablierung des Controlling als zentrale Stelle des Informationsangebots und Unterstützung für die Entscheidungsträger. Dies wurde durch die Realisierung der dargestellten Instrumente und den dadurch erzielbaren hohen Grad an Transparenz in den einzelnen Arbeitsprozessen gewährleistet.

Im folgenden ist eine grobe Zeit- und Aufgabenplanung für das Gesamtprojekt dargestellt. Zu diesem Zweck wurde die Entwicklungszeit nach inhaltlichen Kriterien in die sechs Phasen Analyse-, Definitions- und Planungsphase, Betriebswirtschaftliche Konzeptionsphase, Lastenheftphase, Einarbeitungsphase des Controllers, Softwareentwicklungsphase und Implementierungsphase unterteilt.

Innerhalb der Analyse-, Definitions- und Planungsphase wurden

• die Projektziele formuliert,
• ein erster Projektablauf- und zeitplan erstellt und
• für die Projektdurchführung geeignete Organisationsstrukturen eingerichtet.

Im Rahmen der betriebswirtschaftlichen Konzeptionsphase wurden

• die konkrete Anforderungen an Controlling und Kosten- und Leistungsrechnung definiert,
• geeignete Controlling-Bezugsgrößen identifiziert,
• ein betriebswirtschaftliches Modell der Kosten- und Leistungsrechnung erstellt, das aus einem Kosten- und Erlösartenplan, einem Kostenstellenplan, einem Kostenträgerplan sowie einem System zur Verrechnung innerorganisatorischer Leistungen besteht,
• ein Inventarisierungskonzept erstellt und
• ein Stellen- und -Personalprofil für das Controlling beim GUVV entwickelt sowie eine Stellenauschreibung vorgenommen.

Des weiteren waren in der Lastenheftphase die folgenden Arbeitsbereiche vorgesehen:

• Festlegung der betriebswirtschaftlich-fachlichen Anforderungen an die Controlling- und Kostenrechnungs-Funktionen der anzuschaffenden Software,
• Erstellung eines betriebswirtschaftlich-fachlichen Lastenheftes und
• Vergrößerung/ Validierung des Datenbestandes.

Während der vierten Projektphase erfolgte

• die Einarbeitung der Controllerin in die controllingrelevanten Arbeitsprozesse und Organisationsbereiche,
• die Vermittlung des bis dato erstellten betriebswirtschaftlichen Konzeptes sowie
• die Vergrößerung und Validierung der Datenbasis (bspw. durch den Abgleich von Produktsteckbriefen).

Zur Softwareentwicklung während der fünften Projektphase gehörte:

• die Vermittlung von Anforderungen des Lastenheftes und des bwl. Konzeptes an die Softwareentwickler,
• die Bildung einer Softwarekooperation mit anderen Trägern der gesetzlichen Unfallversicherung,
• die Unterstützung bei der Entwicklung der Software (bspw. durch die Generierung von Beispieldaten),
• die Beschaffung der Hardware-Infrastruktur,
• die Vergrößerung und Validierung der Datenbasis (bspw. durch die Durchführung und Auswertung von Zeitaufschreibungen).

Schließlich erfolgte die Implementierung der Software in der letzten Projektphase. Die entsprechenden Arbeitsschritte lauteten:

• Organisation des Controlling- bzw. Kosten- und Leistungsrechnungsablaufes im Produktivbetrieb
• Erstellung der Erläuterungen der Kostenarten- und -stellenpläne, der sog. Buchungsanweisung,
• Vergrößerung der Datenbasis,
• Installation und Inbetriebnahme der Hardware,
• Setup und Customizing der Software und
• Schnittstellenerstellung.

Projektstart war der 4. Februar 2001. Im Dezember 2002 endete die letzte Projektphase.

Projektdauer:

Februar 2001 - Dezember 2002

Beteiligte Wissenschaftler:

Prof. Dr. Wolfgang Berens, Dipl.-Kfm. René Bertelsmann