Entwicklung einer Kosten- und Leistungsrechnung für die
Staatlichen Umweltämter Herten und Lippstadt (KLEIST)

Im Frühjahr 1999 beauftragte das Ministerium für Umwelt, Raumordnung und Landwirtschaft (seit dem Frühjahr 2000: Ministerium für Umwelt und Naturschutz, Landwirtschaft und Verbraucherschutz (MUNLV)) des Landes Nordrhein-Westfalen den Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Controlling der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster, vertreten durch Prof. Dr. Wolfgang Berens, die Staatlichen Umweltämter bei der Entwicklung und Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung zu beraten. Die Durchführung dieser Arbeiten geschah im Rahmen des Projektes Kosten und Leistungsrechnung in der Staatlichen Umweltverwaltung", im folgenden KLEIST genannt.

Ausschlaggebend für die Auswahl der Staatlichen Umweltämter im Rahmen des Pilotprojektes war die vergleichbare Aufgabenstruktur der einzelnen Behörden. Auf dieser Basis erschien es möglich, ein verhältnismäßig einheitliches Abbildungskonzept zu entwickeln, welches in der Lage ist, sowohl in quantitativer als auch qualitativer Hinsicht steuerungsrelevante Informationen zu liefern. Über die Abbildung hinaus bietet sich die Größe der Ämter für eine spätere eigenverantwortlich dezentrale Ressourcenverantwortung an. Zum Beginn des Vorhabens wurden zunächst zwei der zwölf Ämter, die StUÄ Herten und Lippstadt ausgewählt. Hierdurch sollte einerseits ein überschaubarer Rahmen gegeben sein, andererseits sollte durch die unterschiedlichen Organisationsstrukturen der beiden Ämter abgesichert werden, daß die zu entwickelnde Konzeption unabhängig von amtsspezifischen Besonderheiten auf die Gesamtheit der Ämter übertragbar bleibt.

In dem durch die Projektorganisation definierten Rahmen wurde das Gesamtvorhaben der Einführung der KLR in den beiden am Projekt KLEIST beteiligten Umweltämtern in vier Abschnitte untergliedert:

1. Definitionsphase
2. Betriebswirtschaftliche Konzeptionsphase
3. Auswahlphase EDV-Struktur
4. Implementierungsphase

In Übereinstimmung mit diesen Projektphasen wurden Arbeitspakete definiert, die jeweils durch einen Meilenstein dokumentiert werden sollten.

Die Definitionsphase diente der Formulierung der Projektziele, der Aufgaben und Terminplanung sowie der Planung der Organisationstrukturen.

Im Mittelpunkt der betriebswirtschaftlichen Begleitung des Projektes stand das KLR-Konzept. Grundlage hierfür war die Analyse der allgemein umweltverwaltungs- bzw. behördenspezifischen Rahmenbedingungen für die KLR. Die Analyse der Rahmenbedingungen fand in erster Linie anhand der Sichtung von bestehenden Unterlagen sowie vor Ort geführter Gespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der in das Projekt einbezogenen Einrichtungen statt. Um die mit dem Projekt in Berührung kommenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem erforderlichen betriebswirtschaftlichen Gedankengut vertraut zu machen, fanden im Vorfeld der Erarbeitung der Projektinhalte einführende betriebswirtschaftliche Erläuterungen durch den Berater statt. Auf dieser Basis wurde das Kernteam in die Lage versetzt, Kostenarten und Kostenstellen abzugrenzen.

Weiterhin wurde in dieser Projektphase (im Anschluß an die erforderlichen Schulungen) die Produktdefinition angestoßen, die in der Folgezeit von den Mitarbeitern der beteiligten Ämtern vorgenommen wurde.

Die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung ist nur sinnvoll möglich, wenn das fachliche Konzept mit Hilfe einer geeigneten Software-Lösung umgesetzt wird. Für das Projekt KLEIST wurde entschieden, dazu eine am Markt erhältliche betriebswirtschaftliche Standard-Anwendungssoftware einzusetzen. Die Auswahl dieser Software war Gegenstand der Projektphase 3. Die Leistungsfähigkeit, der weite Verbreitungsgrad sowie die bestehende Rahmenvereinbarung mit dem Land NRW begünstigten die Entscheidung für die Software Mach M1.

Nach Beauftragung der Firma Mach hatte die Projektphase 4 die softwaretechnische Umsetzung und Implementierung des erstellten KLR-Konzeptes zum Inhalt. Dazu wurde das vom Kernteam erarbeitete Konzept der Firma Mach übergeben und in Zusammenarbeit mit deren Mitarbeitern in den Punkten

• Ablauf des Gemeinkostenumlageverfahrens,
• Ablauf der internen Leistungsverrechnung,
• organisatorische Einbindung der KLR in den Behördenablauf und Integration mit anderen DV-Systemen

konkretisiert. Mit den grundlegenden Daten und Strukturen der StUÄ wurde daraufhin ein Modellmandant entwickelt, der als Basis für die spezifischen Installationen für die StUÄ Herten und Lippstadt (sowie eventuell nachfolgende Ämter) dient. Nachdem die hardware-technischen Voraussetzungen (Server, Workstations, Netzwerk) vor Ort abgestimmt worden waren, wurde für die beiden Einrichtungen eine Kopie des Modellmandanten angefertigt, der anschließend individuell an die jeweiligen Gegebenheiten der StUÄ Herten und Lippstadt angepaßt wurde.

In dem nachfolgenden Probebetrieb haben die am Projekt KLEIST teilnehmenden Ämter begonnen, anfallende Vorgänge kostenrechnerisch einzuordnen und im KLR-System zu erfassen. Sie werden damit in den Datenbestand der KLR-Software übernommen und stehen für Auswertungen zur Verfügung. Zum Aufbau eines Berichtswesens wurde ein Konzept erstellt, welches gegenwärtig jedoch noch nicht abschließend realisiert ist.

Auf Basis des derzeitigen Projektstandes lassen sich bereits erste positive Auswirkungen auf das Wirtschaftlichkeitsempfinden in den beteiligten Behörden erkennen. Neben den umfassenden betriebswirtschaftlichen Schulungen hat insbesondere der gemeinschaftliche Erarbeitungsprozeß zu einer tiefen Verankerung und Akzeptanz von Controlling-Prinzipien geführt. Controlling, verstanden als Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zur Unterstützung zielsetzungsgerechter Entscheidungen, wird zunehmend als notwendig erachtet, um Entscheidungsalternativen zweckmäßig anhand ihrer monetären Auswirkungen bewerten zu können. Insbesondere der Überwachung und Steuerung der Kosten von Organisationseinheiten und Produkten wurde im Rahmen der Konzepterstellung besondere Aufmerksamkeit geschenkt. Als Grundlage für die spätere Kalkulation von Produkten wurden diese zunächst im Vorfeld im Rahmen ausführlicher Workshops behördenübergreifend diskutiert und abgegrenzt. Insbesondere dieser Prozeß hat zu einer dezidierten Durchdringung der täglichen Arbeitsinhalte und Arbeitsprozesse geführt, wodurch sich über die eigentliche Kostenrechnung hinausgehende Veränderungspotentiale eröffneten.

Die Umsetzung der Kostenrechnung im Rahmen der Software M1 erlaubt zusätzlich eine anwenderfreundlichere Abwicklung aller haushaltsrelevanten Vorgänge, als dies derzeit der Fall ist. Die Integrativität der Softwarelösung ermöglicht zusätzlich die Nutzung weiterer standardmäßig im Programm enthaltener Komponenten wie bspw. Lagerverwaltung.

Insgesamt erscheint es zweckmäßig, die im Rahmen des Pilotprojektes entwickelte Konzeption flächendeckend auf die übrigen StUÄ auszuweiten, da dies zum einen allen Ämtern die Führung auf Basis kostentransparenter Strukturen ermöglicht, und zum anderen behördenübergreifende Wirtschaftlichkeitsvergleiche an Aussagekraft gewinnen. Eine Ausweitung sollte idealtypischerweise analog zum Pilotprojekt durch in den Ämtern zu bildende Projektteams erfolgen. Mittels einer gezielten betriebswirtschaftlichen Schulung sollten sowohl grundlegende Ansprüche der Kostenrechnung als auch der konkret erarbeitete konzeptionelle Rahmen vermittelt werden. Darauf aufbauend sollte das Konzept auf den behördenspezifischen inhaltlichen Anpassungsbedarf überprüft werden, um auf dieser Basis den im Rahmen des Pilotprojektes entwickelten Modellmandanten (Softwareprototyp für die StUÄ) individuell anpassen zu können.

Beteiligte Wissenschaftler:

Prof. Dr. Wolfgang Berens, Dipl.-Kfm. Thomas Mosiek

Veröffentlichungen:

o.V.: Mit "KLEIST" ins neue Jahrtausend - Staatliche Umweltverwaltung führt Kosten-Leistungsrechnung ein, in: VMimpulse, Ausgabe 4/2000, MUNLV (Hrsg.)