Datenschutzerklärung

Stand: September 2025

Projekt/Anlass: E-Journal-Redaktionssystem Open Journal Systems (OJS)

OJS ist eine Open-Source-Software, die für Aufbau, Betrieb, Verwaltung und Veröffentlichung von Open-Access-Zeitschriften weltweite Best Practices umsetzt und damit zur globalen Auffindbarkeit veröffentlichter Forschungsergebnisse beiträgt. In Kooperation mit ihren technischen Partnern ist die ULB Münster für das Hosting der Software (Bereitstellung, Betrieb und Wartung) verantwortlich und unterstützt die Herausgebenden bei der Einrichtung und dem Betrieb der Zeitschrift auf der OJS-Plattform.

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Universität Münster,
vertreten durch den Rektor, Prof. Dr. Johannes Wessels,
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-0
E-Mail: verwaltung@uni-muenster.de

Bei inhaltlichen Rückfragen zum Projekt wenden Sie sich bitte direkt an eine fachliche Ansprechperson:
Dr. Stephanie Klötgen
Universitäts- und Landesbibliothek Münster
Krummer Timpen 3, 48143 Münster
E-Mail: stephanie.kloetgen@uni-muenster.de

2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten

Die/Den Datenschutzbeauftragte*n der verantwortlichen Stelle erreichen Sie unter:

Stabsstelle Datenschutz
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-22446
E-Mail: datenschutz@uni-muenster.de

3. Datenverarbeitung im Rahmen des Projekts "Open Journal Systems (OJS)"

Die allgemeinen Regelungen entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der Universität Münster.

a) Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

OJS ist eine Open-Source-Software, die für Aufbau, Betrieb, Verwaltung und Veröffentlichung von Open-Access-Zeitschriften. Die ULB Münster und ihre technischen Partner betreiben die Plattform und hosten die Zeitschriften, für welche die Herausgebenden verantwortlich sind.
Für Nutzende/Leser*innen von Artikeln und Inhalten von OJS-Zeitschriften ohne Registrierung

Bei jedem Aufruf von Open Journal Systems erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten der Nutzenden werden hierbei erhoben:

- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- Internet-Service-Provider
- Betriebssystem
- Websites, von denen das System der Nutzenden auf unsere Internetseite gelangt
- Websites, die vom System der Nutzenden über unsere Website aufgerufen werden

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzenden findet nicht statt.

Registrierung als Autor*in, Leser*in oder Gutachter*in

Auf der Internetseite bieten wir Nutzenden die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten als Autor*in, Leser*in oder Gutachter*in zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Die Registrierung dient nicht zum Abschluss eines Vertrages mit dem Nutzer/der Nutzerin. Eine Registrierung der Nutzenden ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserer Website wie die Benachrichtigung über eine neue Veröffentlichung erforderlich. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

Profil:
- Vor- und Nachname
- Institution
- Land

Log-in:
- E-Mail
- Benutzer/innen-Name
- Passwort/Passwort wiederholen

Nutzeraccount registrierter Autor*innen oder Gutachter*innen

Ihre Nutzerdaten erlauben die redaktionelle Kommunikation zwischen Autor*innen, Redakteur*innen und Gutachter*innen. Bitte beachten Sie, dass während des redaktionellen Prozesses weitere Daten gespeichert und verarbeitet werden. Diese Daten sind beispielsweise:

- eingereichte Dokumente
- Ereignisse (Ereignisprotokoll)
- Entscheidungen (beispielsweise Gutachter*innen-Empfehlungen)
- E-Mails (Protokoll)

Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke ist Ihre ausdrückliche Einwilligung hierzu (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Zustimmung können Sie jederzeit widerrufen. Ihr späterer Widerruf ändert nicht die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die bis dahin auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt ist.

Die eingegebenen Informationen werden nicht automatisch gelöscht, wenn Sie Ihre Registrierung nicht bestätigen. Um Ihren Account vollständig zu löschen, kontaktieren Sie bitte die Herausgebenden.

Autor*innen werden gegebenenfalls gebeten, Namen und E-Mail-Adresse ihrer Co-Autor*innen anzugeben. Wenn Sie diese Daten angeben, erklären Sie damit, dass Sie die Einwilligung zur Datenverarbeitung von Ihren Co-Autor*innen erhalten haben. Co-Autor*innen haben kein eigenes Nutzerkonto. Die Namen von Autor*innen und Co-Autor*innen sowie ihre institutionelle Zugehörigkeit werden zusammen mit ihren veröffentlichten Artikeln auf der Website angezeigt. E-Mail-Adressen werden nicht auf der Website veröffentlicht. Kontaktdaten können sich aber auf dem herunterladbaren Artikel befinden, soweit der/die Autor*in dem zugestimmt hat. Die oben genannten Rechte bezüglich personenbezogener Daten gelten auch für den/die Co-Autor*in.

Widerruf- und Beseitigungsmöglichkeit der Registrierung

Als Nutzer*in haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Um eine Löschung des Accounts oder eine Änderung von Daten vornehmen zu lassen, kontaktieren Sie bitte die Herausgebenden.
Personenbezogene Angaben bei Beitragseinreichungen

Personenbezogene Angaben, die zusammen mit Beiträgen eingereicht werden:

- Vor- und Nachnamen
- institutionelle Zugehörigkeit
- biografische Informationen
- E-Mail- und Homepageadresse

Diese Daten werden im Falle der Veröffentlichung des Beitrags mit diesem veröffentlicht.

b) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten der betroffenen Person ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

c) Empfänger*innen Ihrer personenbezogenen Daten

Die oben genannten personenbezogenen Daten werden an Herausgebende der Zeitschrift sowie an die ULB Münster und ihre technischen Partner als Betreiber der Plattform übermittelt.

Metadaten veröffentlichter Artikel, einschließlich der Namen von Autor*innen, werden mit Dritten geteilt zum Zwecke der DOI Registrierung und der Indexierung der veröffentlichten Inhalte in wissenschaftlichen Datenbanken wie DOAJ, DNB und anderen. Abgesehen davon werden persönliche Daten nicht geteilt, noch werden sie für andere Zwecke als die oben angegebenen verwendet.

d) Nutzungsstatistiken

Zum Zwecke der Analyse von Nutzung und Reichweite des Journals sowie der hier publizierten Artikel dokumen­tieren und speichern wir die Zugriffe auf die Hauptseite des Journals, auf Ausgaben, Artikel, Fahnen und zusätzliche Dateien. Die gesammelten Informationen werden nur verwendet, um die Nutzung der Inhalte statistisch auszuwerten. Es findet keine Zuordnung von IP-Adressen zu Benutzer-IDs statt.

Die Informationen werden für redaktionelle Zwecke von der Redaktion und den Herausgebenden genutzt. Sie werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet oder berechtigt (z. B. im Zusammenhang mit Strafverfolgung, mutmaßlichen Plagiaten oder anderen Urheberrechtsverletzungen).

e) Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke werden Daten gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn ihre Speicherung für die oben genannten Zwecke nicht länger nötig ist (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre von der Universität Münster verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: +49 211 38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.