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Westfälische Wilhelms-Universität Münster |
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Jahresbericht
Impressum |
Im Geschäftsjahr 2000 hat die Interne Revision Prüfungen gemäß Revisionsplan, unvermutete Prüfungen und Prüfungen aus aktuellem Anlass durchgeführt. Themenschwerpunkte waren u. a. die Bearbeitung der Prüfungsmitteilungen des Landesrechnungshofes, Wirtschaftlichkeitsanalysen in Ver- und Entsorgungsbereichen. Hierüber wurden Berichte angefertigt und dem Verwaltungsdirektor vorgelegt. Die Prüfungen der Internen Revision sind nicht nur ex-post orientiert, sondern können sich auf die Gestaltung und Regelung zukünftiger und geplanter Verwaltungs- und Arbeitsabläufe erstrecken. Zu diesem Zweck wird die Interne Revision beratend an wesentlichen Planungen beteiligt, soweit sich diese auf den Aufgabenbereich der Internen Revision beziehen. Über die reine Prüfungstätigkeit hinaus hat die Interne Revision weitere revisionsnahe Tätigkeiten übernommen, ohne jedoch hierüber im Einzelfall Berichte zu erstellen. Bei diesen Aktivitäten handelte es sich neben der Informationsbeschaffung bzw. -aufbereitung, Organisationsänderungen, Beteiligung an Ausschreibungen u. a. m. auch um die Koordination von neuen Aufgabenbereichen, die der Internen Revision im Rahmen der Verwaltungsumstrukturierung organisatorisch zugeordnet wurden. Qualitätszirkel Qualitätszirkel haben sich als Instrument bewährt, um Probleme, die Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit behindern aufzugreifen, zu analysieren und zu lösen. Im Jahr 2000 konnte die Qualitätszirkelarbeit erfolgreich fortgesetzt werden. Drei Qualitätszirkel wurden weitergeführt bzw. begonnen:
Um Engpässe bei der Einrichtung von Zirkeln zu vermeiden, wurden weitere Moderatoren ausgebildet. Durch die Darstellung der Zirkelarbeit im Intranet wurde die Transparenz erhöht. Umfassende Informationen bzgl. der Zirkelarbeit, der Moderatoren, des Koordinators und der beendeten und laufenden Qualitätszirkel stehen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Medizinischen Einrichtungen zur Verfügung. Verwaltungsstellen In 1998 wurde zunächst als Projekt die „Einrichtung dezentraler Verwaltungsstellen in den Medizinischen Einrichtungen" mit dem Zentrum für Kinderheilkunde gestartet. Der Aufgabenbereich sah schwerpunktmäßig eine Zuarbeit für die Verwaltung vor. Die umfangreichen Anforderungen von Verwaltung und Klinik brachten eine Änderung des Tätigkeitskataloges der Verwaltungsstelle mit sich und es etablierte sich ein Bereich, der für die abschließende Bearbeitung von Aufgaben, die zwischen Klinik und Verwaltung liegen, zuständig ist. Die Verwaltungsstelle kann aufgrund der Vor-Ort-Situation den jeweiligen Dezernaten und der Klinik umfangreiche Hilfestellungen bieten und neue Impulse geben. Aufgrund der positiven Erfahrungen im Zentrum für Kinderheilkunde wurde im Mai 2000 eine weitere Verwaltungsstelle in der Klinik für Allgemeine und Technische Orthopädie eingerichtet. Situationsbedingt wurde die Verwaltungsstelle zunächst mit dem Schwerpunkt der Tätigkeiten im Bereich der Organisation der Orthopädischen Werkstätten beauftragt. Es ist beabsichtigt, weitere Verwaltungsstellen einzurichten. Personalangelegenheiten Das Berichtsjahr 2000 stand im Zeichen von vielerlei Anforderungen wirtschaftlicher und gesetzlicher Art an das Personaldezernat. Die Mitte 1999 durch den Klinischen Vorstand verhängte dreimonatige Stellenbesetzungssperre konnte der beklemmenden finanziellen Situation - hervorgerufen durch die bekannten Personalkostensteigerungen - zunächst doch deutlich entgegenwirken. Da allerdings aufgrund des Finanzierungssystems auch weiterhin eine Personalkostenunterdeckung zu erwarten war, wurde diese Maßnahme im Berichtsjahr fortgesetzt. Allerdings hat sich der Klinische Vorstand - wie im Vorjahr auch - weiterhin vorbehalten, bei dringenden betrieblichen Gründen und nach Einzelfallprüfung Ausnahmen zuzulassen. Die Personalagentur, die die 1998 eingeführte Stellenbörse abgelöst hat, hat das beabsichtigte Ziel sicherlich genauso wenig erreicht wie die Stellenbörse zuvor; allerdings war im Bereich der Medizinischen Einrichtungen von einer befürchteten restriktiven Wiederbesetzung von Stellen gleichermaßen wenig zu spüren. Der Fortgang der Neuordnung der Hochschulmedizin, also die Trennung von Krankenversorgung auf der einen und Forschung und Lehre auf der anderen Seite, führte im Jahr 2000 zu einer deutlichen Beunruhigung bei den Mitarbeitern. So wurde die Errichtung eines verselbstständigten Universitätsklinikums Münster in der Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts mit Skepsis insofern betrachtet, als insbesondere von Gewerkschafts- und Personalratsseite aus eine Abkehr vom Tarifrecht des BAT gemutmaßt wurde; daneben ließen sich auch Ängste über mögliche Privatisierungen zumindest von Teilbereichen nicht vermeiden. Inhaltlich begann die Diskussion mit den ersten Entwürfen von Rechtsverordnung und Mustersatzung sowie der Entscheidung, den Beginn der Verselbstständigung nunmehr auf den 01.01.2001 (also um ein Jahr) vorzuziehen. Die Umsetzung dieser Entscheidung führte - neben der Bearbeitung grundsätzlicher inhaltlicher Fragen - zu umfangreichen Tätigkeiten im Bereich des Personalcontrollings/ Berichtswesens. So war zunächst eine Aufteilung des Personals zur Westfälischen Wilhelms-Universität Münster und damit zum Land bzw. zum Universitätsklinikum Münster notwendig. Die dann gebotene zeitnahe und gleichmäßige Information der betroffenen Mitarbeiter erforderte eine größere Mailing-Aktion (Umfang von rd. 7000 Briefen). Deutlich zügiger konnte - auf Grundlage des Landesgleichstellungsgesetzes sowie des Frauenförderrahmenplanes der Universität - die erforderliche Erstellung eines Frauenförderplanes für den Bereich der Verwaltung umgesetzt werden. Im Bereich der Fort- und Weiterbildung sind die Medizinischen Einrichtungen im Berichtsjahr erstmals im Qualitäts- und Planungszirkel der Hochschulübergreifenden Fortbildung (HÜF) zur Organisations- und Planungsentwicklung vertreten. Innerhalb der Verwaltung selbst wurde die Belegung fachspezifischer Veranstaltungen aus der zentralen Sachgruppe Fort- und Weiterbildungsangelegenheiten auf die Fachdezernate redelegiert. Innerhalb der Personaldezernate aller Medizinischen Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen sorgte die Frage einer möglicherweise notwendigen Trennung im Hinblick auf die Zahlbarmachung der Bezüge vom Landesamt für Besoldung (LBV) für rege Betriebsamkeit. Hier wird insbesondere das nächste Jahr zeigen, ob und inwieweit das Landesamt den Anforderungen dann der Universitätsklinika gerecht werden kann. Finanzen Die Finanzmittel des Jahres 2000 waren für die Krankenversorgung wie für den Bereich der Lehre und Forschung und die Investitionen äußerst knapp bemessen: Auf ein Pflegesatzbudget konnten sich die Medizinischen Einrichtungen mit den Krankenkassen in 2000 nicht einigen, so dass das Verfahren vor die dafür zuständige Schiedsstelle getragen wurde. Die Kassen waren lediglich bereit, das Vorjahresbudget linear um 1,43 % zu erhöhen, weigerten sich jedoch, strukturelle Komponenten, beispielsweise für Zusatzleistungen des Zentrums für Knochenmarktransplantation (KMT-Zentrum) oder für die Einrichtung einer Klinik für Psychosomatik und Psychotherapie, finanziell anzuerkennen. Das Schiedsstellenverfahren wird voraussichtlich erst in der ersten Hälfte des Jahres 2001 abgeschlossen werden. Die Zuweisung des Landes für den laufenden Betrieb belief sich auf DM 201,7 Mio. und lag damit um ca. 3 % über dem Etat des Jahres 1999. Hierin enthalten ist ein Zuwachs von knapp DM 700 000 aufgrund einer leistungsbezogenen Budgetumverteilung zwischen den Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen. Mit den zusätzlichen Mitteln gelang es auch im Jahre 2000 die Finanzierung des „Interdisziplinären Zentrums für Klinische Forschung" (IZKF) von nunmehr knapp DM 9,5 Mio. sowie die „Innovative Medizinische Forschung" (IMF) von mehr als DM 3 Mio. sicherzustellen. Die über den Haushalt zugewiesenen Investitionsmittel betrugen wie im Vorjahr DM 29,8 Mio.. Aufgrund fehlender Investitionsrücklagen und eines wachsenden Investitionsstaus in den Kliniken waren diese Mittel zu gering bemessen. Vor dem Hintergrund der Knappheit an finanziellen Ressourcen waren die Medizinischen Einrichtungen auch in diesem Jahr gehalten, gegensteuernde Maßnahmen zu ergreifen. Diese bezogen sich zum einen auf die konsequente Fortführung der dreimonatigen Stellensperre von frei werdenden Stellen, zum anderen auf eine strenge Sachkostenbudgetierung. Insgesamt ist es gelungen, die Zuführung des Landes zum Jahresende nicht zu überschreiten. Über seinen ursprünglichen Geschäftsbereich des Finanz- und Rechnungswesens hinaus war das Dezernat Finanzen im Jahre 2000 in wesentlichem Maße am Übergang der Rechtsform der Medizinischen Einrichtungen auf das Universitätsklinikum beteiligt, da die Veränderung der Rechtsform in erheblichem Maße auch Änderungen in Wirtschaftsführung, Rechnungswesen und Finanzierung nach sich zieht. So musste noch im Dezember 2000 der Landeszuschuss für das anstehende Jahr 2001 in einen neu strukturierten Wirtschaftsplan des Fachbereichs Medizin umgeschrieben werden; hierbei konnte man sich auf die im Jahre 2000 entwickelte Trennungsrechnung zwischen Lehre und Forschung und Krankenversorgung stützen. Besondere Anforderungen waren an den kameralen Haushaltsabschluss zum 31.12.2000 gestellt: Hier durften die in Anspruch genommenen Haushaltstitel die Zuführungen lt. Haushaltsplan unter Berücksichtigung von Investitionsrücklagen und Rückstellungen nicht überschreiten; zugleich waren Kassenbestände, Forderungen und Verbindlichkeiten so zu steuern, dass die Liquidität des neuen Universitätsklinikums gesichert war. Schließlich war der Finanzbereich in enger Kooperation mit dem Dekanat der Medizinischen Fakultät auch im Jahre 2000 an verschiedenen Projekten beteiligt, die durchaus richtungsweisend für die künftige Entwicklung von Universitätsklinikum und Fakultät sein können. Hierunter sei insbesondere angeführt:
System- und Benutzerservice Nach der Etablierung dieser neuen DV-Abteilung 05.1 - System- und Benutzerservice - im Jahre 1999 kann nun auf das erste Jahr eines erfolgreichen Produktivbetriebes zurückgeschaut werden. Zu Beginn des Jahres hat sich die intensive Vorbereitung des mit Spannung erwarteten Jahrtausendwechsels in Form eines weitestgehend störungsfreien Betriebes ausgezahlt. Nach dem Auswahlprozess und den vorbereitenden Schulungen im Vorjahr wurde mit Outlook ein leistungsfähiges Programm für die Bürokommunikation eingeführt, das mittlerweile für alle Verwaltungsmitglieder verbindliches Instrument für Mail- und Terminverwaltung darstellt. Zugleich wurde über die öffentlichen Ordner von Outlook ein verwaltungsinternes Informationssystem aufgebaut und dadurch verschiedene separate Produkte überflüssig gemacht. Zum 2. Quartal 2000 konnte planmäßig die Help-Desk-Software zur Effektivierung der Supportleistung in Betrieb genommen werden. Seitdem sind neben einer Vielzahl von direkten telefonischen Hilfen über 2800 komplexe Calls über die zentrale Störungsannahme aufgenommen und zur Bearbeitung an die entsprechenden Spezialisten der DV-Abteilungen weitergeleitet worden. Erreicht wurde damit eine erhebliche Steigerung der Transparenz und eine Reduzierung der Bearbeitungszeit von Arbeitsaufträgen. Systemtechnisch stand das Jahr 2000 unter dem Zeichen des Aufbaus einer eigenständigen, leistungsfähigen NT Server-Umgebung mit zentralen skalierbaren Speicher- und Sicherungskapazitäten. DV-Organisation Die Abteilung 05.2 - DV-Organisation und Softwareentwicklung - ist im Bereich der Verwaltung der Medizinischen Einrichtungen zuständig für die Einführung kommerzieller oder selbsterstellter Software sowie für deren Betreuung und Pflege. Anfang März des Jahres 2000 konnte abschließend festgestellt werden, dass die wegen des Jahreswechsels 1999/2000 befürchteten DV-technischen Schwierigkeiten und deren Folgen nicht eingetreten sind. Möglicherweise waren die Befürchtungen übertrieben, sicherlich aber haben auch die intensiven Vorbereitungen für den aus DV-Sicht reibungslosen Jahreswechsel gesorgt. Nachfolgend wurde dann mit den vorbereitenden Arbeiten für die Hauswährungsumstellung auf den Euro begonnen. Alle zu betreuenden Anwendungen sind zunächst auf die Euro-Betroffenheit zu untersuchen. Liegt diese vor, so ist ggf. in Zusammenarbeit mit den Softwareanbietern die Euro-Fähigkeit festzustellen. Möglicherweise sind Programmanpassungen durchzuführen und/oder historische Datenbestände zu konvertieren. Ein besonderer Schwerpunkt liegt hierbei natürlich auf der SAP R/3-Anwendung, in der sämtliche Finanzdaten des Universitätsklinikums zusammenlaufen. Begonnen wurde im Jahr 2000 das Projekt zur Einführung des neuen SAP-Moduls PM - Instandhaltungsmanagement -. In diesem Modul sollen sämtliche technischen Anlagen der Haustechnik und der Medizintechnik sowie Bauinstandhaltungen des Universitätsklinikums administriert werden. Die Unterstützung der Instandhaltungsprozesse inklusive der kostenmäßigen Bewertung ist ebenfalls vorgesehen. Abgeschlossen wurde im Jahr 2000 das Projekt zur Einführung eines Orthopädie-Abrechnungs- und Verwaltungsprogramms in den Bereichen der Orthopädischen Werkstätten und der Technischen Orthopädie. In einem gemeinsam mit der Krankenkostenabteilung genutzten zentralen Programmsystem wird nunmehr die Patientenverwaltung, die Erstellung von Kostenvoranschlägen sowie die Abrechnung durchgeführt. Die Lagerwirtschaft wird im Rahmen der routinemäßigen Betreuung realisiert. Des Weiteren wurde im Jahr 2000 die Einführung einer kommerziellen Zahnklinik-Software im Zentrum für Zahn-, Mund- und Kieferheilkunde (ZMK) erfolgreich abgeschlossen. Folgende Module werden eingesetzt:
Derzeit ist die kommerzielle Zahnklinik-Software an 37 Arbeitsplätzen im ZMK installiert. Rechenzentrum der Verwaltung Die Abteilung 05.3 - Rechenzentrum der Verwaltung - ist in der Verwaltung der Medizinischen Einrichtungen für die systemtechnische Betreuung der zentralen Anwendungen auf den UNIX-Servern zuständig. Die zu betreuenden Anwendungen sind:
Die Vorbereitung auf die Umstellung der Programmsysteme auf den Euro machte einen Versionswechsel bei der betriebswirtschaftlichen Anwendung (SAP) notwendig. Nach der Planungsphase und der entsprechenden Vorbereitung ist der Put im Herbst 2000 durchgeführt worden. Die Euro-Umstellung selbst wird im Frühsommer 2001 erfolgen. System- und hardwaretechnische Vorarbeiten wurden auch für die Einführung des Instandhaltungsmoduls zur Erweiterung der betriebswirtschaftlichen Anwendung getroffen. Die Einführung wird 2001 abgeschlossen werden. Erste Tests wurden mit einem ITS-Server unternommen, um z. B. Materialbeschaffungen von den Stationen und Leistungsstellen mit Hilfe einer web-basierten Standardsoftware zu ermöglichen. Die Einrichtung von Stationsplätzen zur Durchführung von Notaufnahmen, Verlegungen und Entlassungen auf den Stationen und zur Erfassung von Diagnosen sowie ein Versionswechsel machten es erforderlich, die Server für das Patientenverwaltungssystem zu ertüchtigen; hier wurde der Hauptspeicher erweitert. Planen und Bauen Der Betrag von rd. DM 44 Mio. wurde im Jahr 2000 genutzt, um die vielen Bauvorhaben, sei es Neu-, Um- oder Erweiterungsbau, Sanierung oder Bauunterhaltung durchzuführen. Nachstehend einige wichtige Projekte:
Dies sind einige Beispiele, insgesamt wurden im Jahr 2000 mehr als 150 Bauprojekte betreut. Vermietung und Verpachtung Neben 570 Personalunterkünften, 35 Dienstwohnungen, 5 Garagen und 24 Plätzen im Elternwohnheim wurden Ladenlokale, Hörsäle, Automaten, Schwimmbäder u.v.a.m. vermietet oder verpachtet. Hinzu kommen die Parkplätze sowie Einzelvermietungen. Die Einnahmen betrugen immerhin DM 3.042.007 . Natürlich mussten auch Objekte angemietet werden (Kosten DM 265.420). Die Gesamtkosten beliefen sich auf DM 2.585.420, demnach blieb ein Überschuss von rd. DM 0,5 Mio.. Raumbuch und Reinigung Das Universitätsklinikum Münster hat 85 Gebäude mit insgesamt 400.000 qm Fläche und ca. 17.500 Räumen. Von dieser Fläche sind 76 %, also 306.000 qm durch eigene oder fremde Reinigungskräfte zu reinigen (48 000 qm Eigenreinigung / 258.000 qm Fremdreinigung). Mit der Fremdreinigung sind ca. 400 Reinigungskräfte beschäftigt. Die Verwendungsbreite geht dabei durch alle Bereiche des modernen Universitätsklinikums (von den OP's, S1- und S2-Laboren bis zur Flurreinigung) und erstreckt sich auch auf die Glas- und Fassadenreinigung. Zur Verwaltung dieser Daten werden ein Raumbuch, in dem alle Raumdaten nachgehalten werden, und ein speziell entwickeltes Reinigungsprogramm für die Glas- und Unterhaltsreinigung geführt. Von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Sachgruppe Gebäudereinigung werden 35 Raum- und Reinigungsdaten je Raum verwaltet (612 500 einzelne Raumdaten insgesamt). Als zusätzliches Hilfsmittel werden künftig die im Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Münster II vorliegenden CAD-Baupläne eingesehen werden können. Aus den vorliegenden Daten werden jährlich Statistiken für das Landesamt für Datenverarbeitung, die Haushaltsabteilung und die Betriebswirtschaftliche Abteilung gefertigt. Außerdem ergeben sich aus diesen Angaben die Vorgaben für Wirtschaftlichkeitsprüfungen wie z. B. im Jahr 2000 durch den Wissenschaftsrat. Die zentrale Raumvergabe erfolgt seit dem 01.06.2000 ebenfalls durch das Dezernat 06 und wird durch das Raumbuch gestützt. Eine weitere Aufgabe besteht in der Einbringung der Raumdaten für das SAP-PM Instandhaltungsprogramm, das für das Dezernat 04 - Technik - z.Zt. eingeführt wird. Für den Aufgabenbereich der Reinigung sind täglich sporadische Reinigungskontrollen und Überprüfungen der Sozialversicherungspflicht sowie der Anwesenheitslisten der Reinigungskräfte erforderlich. Zusätzlich erfolgen Abstimmungen über die Reinigungsart und -intervalle. Die Gesamtausgaben für die notwendige Fremdreinigung betrugen für das Jahr 2000 rd. DM 10 Mio.. Außenanlagen 250 000 qm Grünfläche, davon 120 000 qm Rasen sind jährlich zu betreuen, und das besorgen 13 Gärtner. Neben den Grünanlagen gehört auch der Winterdienst zu den Aufgaben der Gärtnerei, immerhin mussten 25 km Straße und Wege versorgt werden. Auf dem Waldfriedhof Lauheide befinden sich 5 Gräberfelder mit 4.500 Urnengräbern, die auch gepflegt werden müssen; vor Weihnachten wurden alleine 160 Weihnachtsbäume und 450 Adventsgestecke zur Verfügung gestellt. Betrieblicher Ideenwettbewerb Der Ideenwettbewerb litt im Jahre 2000 darunter, dass es keine neue Richtlinie seitens des Ministeriums für Schule, Wissenschaft und Forschung gab einerseits und unter der Aussetzung des Punktesystems durch den Landesrechnungshof andererseits. Dennoch ist das Ergebnis nicht schlecht, wenngleich die Anzahl der Verbesserungsvorschläge nicht mal die Hälfte des Vorjahres erreichte. Es gingen insgesamt 410 Verbesserungsvorschläge (VV) ein, wobei sich der Trend, dass die VV aus den Kliniken kommen und der Pflegedienst als größte Beschäftigungsgruppe maßgeblich beteiligt ist, fortgesetzt hat. Der Anteil der rechenbaren Verbesserungsvorschläge liegt bei rund 26 %, alle anderen Verbesserungsvorschläge betreffen Organisationsabläufe, Patienten und Ansehen sowie die Arbeitssicherheit und Umwelt. Eingereicht wurden die Verbesserungsvorschläge von insgesamt 296 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, was bedeutet, dass diese im Schnitt jeweils rund 1,4 Verbesserungsvorschläge gemacht haben. Prämiert wurden im Jahre 2000 98 Verbesserungsvorschläge, die Annahmequote liegt damit etwa bei 24 %. Berücksichtigt werden muss jedoch dabei, dass ein großer Teil der Verbesserungsvorschläge noch nicht endgültig bearbeitet worden ist, so dass sich diese Quote noch verändern wird. Die erzielten Ersparnisse beliefen sich auf rund DM 567.000, an Prämien wurden DM 173.000 ausgeschüttet, von denen DM 158.000 auf rechenbare Verbesserungsvorschläge entfielen. Die Kosten des Betrieblichen Ideenwettbewerb können mit rund DM 241.000 angesetzt werden, es bleibt somit eine Nettoersparnis von DM 326.000, die sich jedoch in den folgenden fünf Jahren wiederholen wird. Auch im Jahr 2000 wurde den Medizinischen Einrichtungen anlässlich der Jahresveranstaltung des Deutschen Instituts für Betriebswirtschaft/Ideenmanagement im Mai 2000 in Rüsselsheim der Preis als Branchenbeste bei den Krankenhäusern, die sich am Vorschlagswesen beteiligen, verliehen. KulturImpulse im Krankenhaus Konzerte, Theateraufführungen, Kleinkunstdarbietungen und Kabarett, Klinik-Clowns, Ausstellungen, Gesprächskreise und mobile Angebote direkt auf den Stationen: Seit 1993 ist die Begegnung mit Kunst und Kultur fester Bestandteil der Patientenversorgung in den Universitätskliniken Münster. Mit insgesamt 942 Angeboten wurden auch im Jahr 2000 vielseitige, kreative und gesundheitsaktivierende KulturImpulse für Patienten, Mitarbeiter und Besucher in den Krankenhausalltag gebracht. 194 mal erklangen musikalische Darbietungen, die gute Zusammenarbeit mit der Westf. Hochschule für Musik wurde fortgeführt. An 258 Tagen gab es Clownsvisiten auf Stationen und in den Kinderambulanzen. Neben den Aktivitäten der 7 Klinik-Clowns wurden für Kinder weitere regelmäßige Veranstaltungen im „Theater im Flur" realisiert. Zusammen mit dem Spiel- und Vorleseprogramm in Zusammenarbeit mit der Katholischen Klinikenbücherei, den „Mittwochsgeschichten" und einem Programm zur musikalischen Frühförderung - „Musik für kleine Leute" - wurde an 137 Tagen "Programm gemacht" für Kinder. Ausstellungen (insgesamt 26), Darbietungen der hauseigenen Klinikband und last, not least das Angebot"„Bewegung mit Musik" für Patienten der Schmerztagesklinik runden das Spektrum ab. Erfreulich: Klinik-Clowns und Clownsdoktoren wurden immer häufiger in die Begleitung schwerstkranker Kinder eingebunden. Einladungen zu diversen Kongressen - darunter so unterschiedliche wie den Krebskongress in Berlin und den Kongress "Humor in der Therapie" in Basel - gaben Gelegenheit, das Projekt einer breiten Fachöffentlichkeit vorzustellen. Vorträge in Krankenhäusern in der gesamten Bundesrepublik zeigen die anhaltende Aufmerksamkeit am Thema. Auch die Resonanz auf wissenschaftliche Beiträge in namhaften Readern des Krankenhausmanagements und Marketings führten dazu, dass im Kulturreferat auch weiterhin ein wichtiger Aspekt in der Beratung und Impulsgebung anderer Einrichtungen des Gesundheitswesens liegt. Impulse konnten auch in andere Bereiche der Unikliniken gegeben werden, so in Anregungen zur Farbgestaltung und Vorschlägen bei Umbaumaßnahmen, wie etwa auch der Umbau der Prosektur zu einem Trauerraum für Angehörige. Marketing Marketing ist unter anderem mit der Aufgabe befasst, eine einheitlichere Darstellung der Medizinischen Einrichtungen zu erzielen. Im Jahr 2000 konnten dazu wichtige weitere Schritte erfolgen. So wurden Gestaltungsempfehlungen entwickelt und durch den Klinischen Vorstand verabschiedet. Die Resonanz, insbesondere auf die im Vorjahr neu gestaltete Patientenbroschüre und Patientenmappe, für die ein eigenes Verteilnetz aufgebaut wurde, führte dazu, dass der Bereich Marketing immer mehr bei der Entwicklung von Publikationen durch Kliniken und Institute gefragt ist. Der Bedarf geht dabei von grafischer Entwurfsarbeit und Gestaltung bis hin zu Konzeptionen und Beratung neuer Projekte. Im Rahmen der Veränderungen, die sich aus der neuen Rechtsform der Universitätskliniken ergeben, wurden Überlegungen und Vorschläge entwickelt, die in der Darstellung des Universitätsklinikums Münster ab 01.01.2001 sichtbare Gestalt finden sollen. Dabei geht es unter anderem um ein neu zu entwickelndes Signet und die Abstimmung und Gestaltung der Informationsseiten im Internet. Betriebliche Gesundheitsförderung Die Nachfrage ist seit Beginn stets größer als die vorhandenen Angebote im halbjährlich aufgelegten Kursprogramm für Mitarbeiter, das 1997 aus der Kooperation von Verwaltung, Betriebsarzt, Physiotherapie, Kulturreferat sowie der Universitätsverwaltung entstanden ist. Sowohl Rückenschule als auch chinesische Heilgymnastik, fortlaufende Gruppen zum Thema Stimme und Stressbewältigung wie Gastworkshops mit namhaften Referenten zeigen das Spektrum. Eine Auswertung der bisherigen Erfahrungen mit Teilnehmerbefragung und Überlegungen zur weiteren Entwicklung, etwa auch in verstärkter Zusammenarbeit mit Krankenversicherungsträgern, wurde zum Ende des Jahres mit einer Projektgruppe auf den Weg gebracht. Kindertagesstätte In der Kindertagesstätte werden 43 Kinder in drei Gruppen von insgesamt 13 Mitarbeiterinnen von 06:45 Uhr bis 17:30 Uhr betreut. Die Einnahmen aus dieser Einrichtung aufgrund von Beiträgen beliefen sich auf rd. DM 104.000. Anlässlich des 25-jährigen Bestehens der Kindertagesstätte wurde diese in „Kindertagesstätte Niki de St. Phalle" umbenannt. Physikalische Therapie 91 Therapeutinnen und Therapeuten erbrachten im Jahr 2000 218.000 Therapien, die den Bereichen Bäder und Massage, Krankengymnastik (Physiotherapie) und Ergotherapie (einschließlich Beschäftigungs- und Arbeitstherapie) zugeordnet sind. Der größte Teil der Leistungen wird im Zentralgebäude erbracht (über 170.000), die anderen Therapien sind verteilt auf die Unfallchirurgie, Technische Orthopädie, Psychiatrie sowie die Dermatologie. Zentralarchiv Im Zentralgebäude ist das Zentralarchiv eingerichtet. Hier werden die Krankenakten aller im Zentralgebäude untergebrachten Kliniken geführt. Wegen der räumlichen Kapazität des Zentralarchivs mussten weitere Räume im Bereich des Verwaltungsgebäudes und des ehemaligen Britischen Militärhospitals für die Archivierung von Akten in Anspruch genommen werden. Zurzeit werden 3.210 qm als Archivfläche genutzt, das HNO-Archiv ist ebenfalls in die Organisation des Zentralarchivs eingebunden, allerdings in Räumlichkeiten der HNO-Klinik. Insgesamt sind im Bereich des Zentralarchivs 17 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vollzeitig bzw. in Teilzeit eingesetzt. Im Rahmen einer zeitgerechten Archivierung wurde im Spätherbst 1999 ein Krankenblatt-Archivverwaltungsprogramm eingeführt, mit dem zum gegenwärtigen Zeitpunkt etwa 2,72 Mio. Krankenakten und Röntgenfilme verwaltet werden. Mikroverfilmung Auf Grund der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren für ärztliche Unterlagen und der Tatsache, dass die räumlichen Kapazitäten für die Archivierung von Krankenakten beschränkt sind, erfolgt nach ca. 5 Jahren eine Aufzeichnung der Krankenakten im Mikrofilmverfahren. Mit diesem Verfahren wird sichergestellt, dass alle zur Krankenakte gehörenden Unterlagen erfasst und jederzeit wieder zugänglich gemacht werden können. Mit der Aktenaufbereitung sowie der Aktenverfilmung sind 10 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Da jedoch mit den eigenen Mitarbeitern die Aufarbeitung der Akten für die große Anzahl der zu verfilmenden Akten nicht erbracht werden kann, wird ein Teil der Krankenakten durch ein externes Dienstleistungsunternehmen verfilmt. So wurden im Jahr 2000 mit der eigenen Mikroverfilmung ca. 1.200 Filme à 66 m sowie 150 Filme à 30 m verfilmt. Dies entspricht in etwa der Anzahl von 108.000 Krankenakten. Diese Verfilmung erfolgte für 20 Kliniken und Institute und die Tendenz ist steigend, da insbesondere aus den Außenkliniken, die noch eigene Archive führen, immer mehr Krankenakten der Mikroverfilmung zugeführt werden. Zentrale Poststelle Durch die Zentrale Poststelle wird für alle Bereiche der Medizinischen Einrichtungen die Postverteilung durchgeführt. Beschäftigt sind in der Zentralen Poststelle auf der Ebene 01 des Zentralklinikums 6 Mitarbeiter, die die Post mit einem Portovolumen von rd. DM 1,4 Mio. pro Jahr umsetzen. Im Zuge der Euro-Umstellung und aufgrund der extremen Belastung der alten Frankiermaschine wurde im Juli 2000 in der Poststelle eine neue Frankierstraße, die auf Leasingbasis angeschafft wurde, in Betrieb genommen. Hol- und Bringedienst Der Hol- und Bringedienst stellt den Transport von Post, Gewebeproben, Blutprodukten und Ähnlichem sowohl innerhalb des Zentralklinikums als auch zwischen den verschiedenen Außenkliniken und Instituten sicher. Dabei beschränken sich die Transporte auf Post, medizinische Produkte und Gegenstände, die in normalen Transporttaschen auf Fahrrädern transportiert werden können. Für den Transport größerer Gegenstände ist der Fuhrpark des Klinikums zuständig. Ähnlich einem Fahrplan sind zwischen den verschiedenen Gebäuden der Universitätsklinik Touren mit Anlaufpunkten eingeteilt, die zu ganz bestimmten Zeiten angesteuert werden. Die Anlaufpunkte und Zeiten sind dem Klinikpersonal bekannt. Damit wird gewährleistet, dass das Transportgut fristgerecht abgeholt bzw. geliefert werden kann. Darüber hinaus werden durch den Hol- und Bringedienst auch im akuten Notfall Spontantransporte durchgeführt. Hierzu können die Boten durch den Botensteuerer angefunkt und innerhalb des Geländes zu den betroffenen Stellen dirigiert werden. Wegen der verschiedenen medizinischen Produkte und Gewebeproben, die transportiert werden müssen, wird jeder Transport im Zuge einer lückenlosen Rückverfolgung dokumentiert. Zurzeit sind im Dreischichtbetrieb an sieben Tagen in der Woche 23 Mitarbeiter im Botenbereich inkl. der Botensteuerung im Einsatz. Auch in diesem Bereich sind seit dem 01.05.2000 Mitarbeiter eines Dienstleistungsunternehmens beschäftigt, da durch die Inbetriebnahme des KMT-Zentrums und der Ausweitung der Transporte im Bereich der Transfusionsmedizin nicht ausreichend eigene Mitarbeiter bereitgestellt werden konnten.
Ltd.VD Manfred Gotthardt
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