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Erstellung Original: | Herausgeber: | Präsidium der Fachhochschule Düsseldorf | | Anschrift: | Fachhochschule Düsseldorf, Campus IT | | Haus-/ Zustelladresse: | Josef-Gockeln-Str. 9, 40474 Düsseldorf | | Telefon: | +49 (2 11) 43 51 – 8 80 | | E-Mail-Adresse: | henning.mohren@fh-duesseldorf.de | | | michael.hogen@fh-duesseldorf.de | | | servicedesk@fh-duesseldorf.de | | Version: | 1.0 | | Autoren: | Henning Mohren, Michael Hogen | *<u>Inhaltsverzeichnis:</u>* %TOC% ---++1. Wochen-Ansicht ---+++1.1. Auf Kalender wechseln %ICON{right}% Button [Kalender] <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage007.png" width="100%" height="100%"> ---+++1.2. Reiter [Ansicht] anwählen %TABLE{ sort="off" tableborder="2" cellborder="1" tablerules="all" }% 1) Hier den Button [Ansicht ändern] betätigen %BR% 2) [Kalender] auswählen %BR% 3) Button [Woche] anklicken <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage009.png" width="100%" height="100%"> ---+++1.3. Andere Ansichten Es stehen noch weitere Ansichten zur Verfügung. %ICON{right}% [Kalender] – Eine normale Kalender-Ansicht, hier werden nur Betreff und Ort des Termins %BR% angezeigt.%BR% %ICON{right}% [Vorschau] – Hier erscheint zusätzlich der Inhalts-Text des Termins.%BR% %ICON{right}% [Liste] – Alle Termine werden in einer Liste angezeigt, auch bereits Abgelaufene.%BR% %ICON{right}% [Aktiv] – Nur zukünftige Termine werden in einer Liste angezeigt. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage010.png" width="50%" height="50%"> ---++2. Einen einfachen neuen Termin erstellen 1) Auf Reiter [Start] wechseln.%BR% 2) Den Button [Neuer Termin] betätigen. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage012.png" width="100%" height="100%"> Im neuen Fenster sind folgende Daten einzutragen: %ICON{right}% [Betreff] – Der Titel des Termins. %ICON{right}% [Ort] – Wo der Termin stattfindet; dieses Feld ist nicht Pflicht. %ICON{right}% [Beginnt / Endet] – Anfangs- und Endzeiten des Termins; ggf. kann direkt [Ganztägiges %BR% Ereignis] gewählt werden. %ICON{right}% Informationen zu diesem Termin. Nun den Button [Speichern & schließen] betätigen und der Termin erscheint im Kalender. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage014.png" width="100%" height="100%"> ---+++2.1. Termin ändern Zum Ändern oder Verschieben eines Termins, diesen per Doppelklick öffnen und die Änderungen wie oben beschrieben vornehmen. ---++3. Einen Termin kategorisieren und als privat markieren %ICON{right}% Den Termin durch einfachen Maus-Klick auswählen.%BR% %ICON{right}% Der Reiter [Kalendertools – Termin] erscheint (siehe 1) ). <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage016.png" width="100%" height="100%"> ---+++3.1. Kategorisieren 1) Die Schaltfläche [Kategorisieren] anklicken.%BR% 2) Nun die gewünschte Farb-Kategorie auswählen. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage018.png" width="100%" height="100%"> %ICON{right}% Bei erster Nutzung einer Farbe kann der Titel der Kategorie geändert werden.%BR% %ICON{right}% Falls gewünscht, kann auch eine Tastenkombination ausgewählt werden. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage020.png"> %ICON{right}% Die Outlook-Schulung ist nun farblich kategorisiert. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage022.png" width="100%" height="100%"> ---+++3.2. Zusätzliche Eigenschaften einstellen <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage026.png" width="100%" height="100%"> 1) [Anzeigen als] – Markiert den Anwesenheitsstatus während des Termins.%BR% 2) [Erinnerung] – Es wird zu einer gewünschten Zeit vor dem Termin eine Meldung %BR% ausgegeben.%BR% 3) [Privat] – Falls der Kalender mit anderen Personen geteilt wird, wird der Termin nicht %BR% angezeigt.%BR% 4) [Wichtigkeit] – Dem Termin kann zusätzlich eine Wichtigkeit zugeordnet werden. ---++4. Personen zu einem Termin bzw. einer Besprechung einladen <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage028.png" width="100%" height="100%">1) Zur Kalender-Ansicht wechseln.%BR% 2) Den Button [Neue Besprechung] anklicken.%BR% Das Fenster zur Erstellung einer neuen Besprechung ähnelt sehr stark dem Fenster für einen neuen Termin (siehe Abschnitt 2). Als Schaltflächen und Möglichkeiten ist aber folgendes hinzugekommen. ---+++4.1. [An] (siehe 3) ) Dieser Button öffnet Ihr Adressbuch zur Auswahl der gewünschten Teilnehmer. %TABLE{ sort="off" tableborder="2" cellborder="1" tablerules="all" }% | *1) [Erforderlich] – Teilnehmer sind für die Besprechung zwingend erforderlich.%BR%2) [Optional] – Teilnehmer sind zusätzlich eingeladen.%BR%3) [Ressourcen] – Wird genutzt um Ressourcen mit eigenem Ressourcen-Konto zu buchen. Z.B. Projektoren oder Lautsprecher-Anlagen, aber auch Räume.%BR% * | <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage030.png"> ---+++4.2. [Räume] (siehe 4) ) Öffnet eine Liste der zur Verfügung stehenden Besprechungsräume.%BR%<img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage032.png"> Hier werden die zur Verfügung stehenden Besprechungsräume aufgelistet. Um neue Besprechungsräume für Ihre Abteilung hinzuzufügen, wenden Sie Sich bitte an die Campus IT. ---+++4.3. [Antwortoptionen] (siehe 5) ) Über diesen Button hat man folgende Möglichkeiten:%BR% %ICON{right}% [Bitte um Antwort] – Alle Teilnehmer werden gebeten, eine Antwort zu senden.%BR% %ICON{right}% [Vorschläge für Besprechungszeitänderungen zulassen] – Teilnehmer haben die Möglichkeit,%BR% einen anderen Termin vorzuschlagen. ---+++4.4. [Terminplanungsassistent] Der Terminplanungsassistent ist eine andere Ansicht zum Planen eines Termins.%BR% Teilnehmer sind in der Liste aufgeführt, rechts daneben sieht man, ob sie an dem Tag bereits Termine haben. Hier werden nur Termine angezeigt die nicht als „Privat“ markiert wurden. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage034.png" width="100%" height="100%"> Erklärungen: %BR% 1) Teilnehmer mit Haken vor ihrem Namen erhalten eine Einladungs-Mail.%BR% 2) Symbolbedeutung: schwarz – Organisator%BR% rot – Teilnehmer ist erforderlich%BR% blau – Teilnehmer ist optional%BR% grün – Gebuchte Ressource, z.B. Raum oder Projektor%BR% 3) Die Farbliche Markierung zeigt direkt im Kalender den Status des Teilnehmers an. In der obigen Abbildung hat der ServiceDesk z.B. schon einen gebuchten Termin mit Eric und Martin. %BR% 4) Über den Button [Optionen] kann man die Ansicht des Kalenders ändern oder ihn aktualisieren, um zu prüfen, ob alle Teilnehmer an dem Termin frei sind.%BR% 5) Falls man die Planung abbrechen oder im Nachhinein stornieren möchte, geschieht das über den Button [Einladung stornieren]. ---++5. Einen Serien-Termin erstellen Falls ein Termin wie z.B. eine Abteilungs-Besprechung wöchentlich wiederkehrt, geht man folgendermaßen vor: * Einen neuen Termin erstellen, wie im Abschnitt 2 beschrieben. * Nun den Button [Serientyp] anklicken. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage036.png" width="100%" height="100%"> ---+++5.1. Dauer des Termins angeben Hier reicht die Änderung eines Wertes, die Anderen passen sich dementsprechend an. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage038.png"> ---+++5.2. Serienmuster auswählen %TABLE{ sort="off" tableborder="2" cellborder="1" tablerules="all" }% | *1) Jeden / Alle [X] Tag(e)%BR% In welchem Tages-Abstand soll der Termin stattfinden?%BR%2) Jeden Arbeitstag %BR% Falls der Termin immer von Montag bis Freitag stattfinden soll.%BR% * | <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage040.png">* %TABLE{ sort="off" tableborder="2" cellborder="1" tablerules="all" }% | *1) Jeden / Alle [X] Woche(n)%BR% In welchem Wochenrhythmus soll sich der Termin wiederholen?%BR%2) am%BR% An welchem Wochentag soll der Termin stattfinden? Auch mehrere Tage sind möglich.%BR% * | <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage042.png">* %TABLE{ sort="off" tableborder="2" cellborder="1" tablerules="all" }% | *1) Am [X]. Tag jedes [X]. Monats%BR% An welchem Tag soll der Termin stattfinden und in welchem Monatsrhythmus?%BR%2) Am [X] [Tag] jeden/alle [X] Monate%BR% Falls der Termin jeden Monat am vierten Dienstag stattfinden soll.%BR% * | <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage044.png"> %TABLE{ sort="off" tableborder="2" cellborder="1" tablerules="all" }% | *1) Jedes/all [X] Jahr(e)%BR% Soll der Termin jedes Jahr stattfinden?%BR%2) Am [Monat] . [Tag] %BR% Falls der Termin jedes Jahr am 26. Juni stattfinden soll.%BR%3) Am [X] [Tag] im [Monat]%BR% Der Termin findet z.B. jedes Jahr am vierten Dienstag im Juni statt.%BR% * | <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage046.png"> ---+++5.3. Seriendauer %TABLE{ sort="off" tableborder="2" cellborder="1" tablerules="all" }% | *1) Beginn [Datum]%BR% Wann ist der erste Termin der Serie?%BR%2) Kein Enddatum%BR% Der Termin würde sich immer wiederholen.%BR%3) Endet nach: [X] Terminen%BR% Wie oft findet der Termin statt?%BR%4) Endet am: [Datum]%BR% Gibt es ein bestimmtes Datum, wo der letzte Termin stattfindet?%BR% * | <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage048.png">* Nachdem alle Daten eingetragen wurden, mit einem Klick auf [OK] die Auswahl bestätigen.%BR% Nun den Termin mit dem Button [Speichern & schließen] im Kalender speichern und der Serien-Termin ist fertig erstellt. ---+++5.4. Beispiel des Serien-Termins Im folgenden Beispiel findet der Termin täglich statt. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage050.png" width="100%" height="100%"> ---++6. Einen Serien-Termin entfernen <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage052.png"> 1) Einen Doppelklick auf den Termin machen.%BR% 2) [Die Serie öffnen] auswählen und mit [OK] bestätigen. %BR%<img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage054.png"> 3) Den Button [Serientyp] anklicken.%BR% 4) Hier den Button [Serie entfernen] betätigen.%BR% 5) Nun wieder [Speichern & schließen] anklicken, somit ist die Serie entfernt. ---++7. Verknüpfung einer E-Mail mit einem Termin In Outlook 2010 besteht auch die Möglichkeit, eine empfangene E-Mail mit einem Termin zu verknüpfen. Im Folgenden werden zwei Varianten aufgezeigt. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage056.png" width="100%" height="100%"> *<u>Variante 1:</u>**<u></u>**<u>%BR%</u>*1) Mit der linken Maustaste auf die E-Mail klicken und die Maustaste gedrückt halten.%BR% 2) Die E-Mail nun auf den entsprechenden Tag des rechterhand abgebildeten Kalenders ziehen und die Maustaste loslassen. *<u>Variante 2:</u>**<u></u>*%BR% 3) Mit der rechten Maustaste auf den Eintrag [Kalender] klicken.%BR% 4) [In neuem Fenster öffnen] wählen, dadurch öffnet sich der Kalender.%BR% 5) Wie bei Variante 1 mit der linken Maustaste auf die E-Mail klicken und die Maustaste gedrückt halten.%BR% 6) Die E-Mail nun an die entsprechende Stelle im Kalender ziehen und die Maustaste loslassen. Das daraufhin erscheinende Fenster ist bei beiden Varianten annähernd identisch, lediglich wird bei Variante 2 die Anfangszeit direkt entsprechend gesetzt. Bei Variante 1 wird die Anfangszeit für den neuen Termin standardmäßig auf 8:00Uhr gelegt. Im folgenden Fenster können alle Einstellungen der vorangegangenen Kapitel vorgenommen werden. Als Beispiel soll die Voreinstellung aber genügen und der Termin wird wie gewohnt mit [Speichern & schließen] (siehe 1) ) im Kalender gespeichert. %BR% <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage058.png" width="100%" height="100%"> Nun erscheint der neue Termin im Kalender (siehe 2) ). <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage060.png" width="100%" height="100%"> ---+++7.1. Einschub - Verknüpfung einer E-Mail mit einer Aufgabe Eine weitere hilfreiche Möglichkeit ist die Erstellung einer neuen Aufgabe aus einer E-Mail. Zu bearbeitende E-Mails kommen dadurch z.B. nicht in Vergessenheit. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage062.png" width="100%" height="100%"> 1) Die E-Mail mit der linken Maustaste anklicken und die Maustaste gedrückt halten.%BR% 2) Die E-Mail in den Aufgaben-Bereich ziehen und die Maustaste loslassen. Sobald die neue Aufgabe noch einmal mit der linken Maustaste angeklickt wird, erscheinen im Menü Bearbeitungsmöglichkeiten für die Aufgabe.%BR% 3) Die Aufgabe ggf. [Als erledigt markieren] oder [Aus Liste löschen].%BR% 4) Den Nachverfolgungszeitraum z.B. auf [nächste Woche] oder [Kein Datum] setzen. ---++8. Einen zusätzlichen Kalender erstellen Man hat die Möglichkeit, einen zusätzlichen Kalender zu erstellen und diesen dann z.B. mit anderen Personen zu teilen. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage064.png" width="100%" height="100%"> 1) Auf den Kalender wechseln, dazu die Schaltfläche [Kalender] anklicken.%BR% 2) Hier den Reiter [Ordner] auswählen.%BR% 3) Nun den Button [Neuer Kalender] anklicken.%BR% 4) Den Namen des Kalenders eingeben.%BR% 5) Als Ordnertyp [Kalender] wählen.%BR% 6) Den Ort wählen, wo der neue Kalender gespeichert werden soll. Der bereits markierte Ort %BR% [Kalender] wäre zu empfehlen. Der neue Kalender wurde nun erstellt und ist in der Liste mit aufgeführt. ---+++8.1. Zusätzlichen Kalender anzeigen <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage066.png" width="100%" height="100%"> 1) Zum Anzeigen des Kalenders den Haken setzen.%BR% 2) Um die Einträge beider Kalender in einer Tabelle anzuzeigen, einfach den [ß] bzw. [%ICON{right}%] anklicken. Mit ihnen werden die Kalender auch wieder getrennt. ---++9. Einen Kalender senden Ein Kalender kann auch in einer E-Mail versendet werden. ---+++9.1. Kalender zum Versenden auswählen <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage068.png" width="100%" height="100%"> 1) Mit der rechten Maustaste auf den Kalender klicken.%BR% 2) Den Unterpunkt [Freigeben] auswählen.%BR% 3) Hier nun [Kalender per E-Mail senden] anklicken. ---+++9.2. Optionen einstellen <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage070.png"> 1) Den gewünschten Kalender auswählen%BR% 2) Hier kann der entsprechende Datumsbereich gewählt werden.%BR% 3) Über diese Auswahl wird eingestellt, welche Details der Kalender-Einträge angezeigt werden.%BR% 4) Durch setzen des Hakens werden nur Termine innerhalb der Arbeitszeit aufgelistet.%BR% 5) Es können noch erweiterte Einstellungsmöglichkeiten eingeblendet werden, dadurch hat man %BR% z.B. auch die Möglichkeit private Einträge mit einzubinden oder das Layout festzulegen.%BR% 6) Mit [OK] die Auswahl bestätigen. ---+++9.3. Kalender senden Es öffnet sich nun das bereits bekannte Fenster zum Senden einer E-Mail. Hier wurde aber bereits der Betreff sowie der Kalender in der vorher gewählten Ansicht eingefügt. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage072.png"> 1) Die E-Mail-Adresse des Empfängers entweder direkt eingeben oder aus der Adress-Liste %BR% [An…] auswählen.%BR% 2) Falls gewünscht den Betreff ändern.%BR% 3) Ggf. einen Text hinzufügen.%BR% 4) Die E-Mail mit dem Kalender versenden. *<u>Tipp:</u>* In der Liste (siehe 5) ) werden die einzelnen Zeiten farblich markiert angezeigt, so wie es im Abschnitt 3.2 eingestellt wurde. ---++10. Einen Kalender freigeben Dies dient dazu, einen Kalender mit anderen Personen zusammen zu nutzen. ---+++10.1. Kalender zur Freigabe wählen <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage074.png"> 1) Mit der rechten Maustaste auf den Kalender klicken.%BR% 2) Den Unterpunkt [Freigeben] auswählen.%BR% 3) Hier nun [Kalender freigeben] anklicken. *<u>Achtung</u>*: Die Freigabe kann auch über den Button [Kalender freigeben] oben im Menü geöffnet werden. Es wird dann der gerade aktive Kalender freigegeben („fett“ geschriebener Titel, %BR% siehe 4) ). In obiger Abbildung wäre also der blaue „Kalender“ freigegeben worden und nicht der gewünschte grüne „Schulungs-Kalender“. ---+++10.2. Person auswählen und Freigabe senden <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage076.png"> 1) Wie in den vorangegangenen Beispielen über die Schaltfläche [An…] den/die Empfänger der %BR% Freigabe wählen. %BR% 2) Falls gewünscht den Haken setzen, damit der/die Empfänger auch Elemente hinzufügen, %BR% bearbeiten oder löschen können. %BR% 3) Einen entsprechenden Text hinzufügen.%BR% 4) Abschließend die Kalenderfreigabe senden. ---+++10.3. Freigabe bestätigen Es erscheint nochmal eine Nachfrage, ob der Kalender wirklich freigegeben werden soll. Hier können nochmal alle Einstellungen überprüft werden. Falls alles stimmt, mit [Ja] bestätigen. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage078.png"> Der Empfänger erhält nun umgehend eine Mail mit der Freigabe-Bestätigung und hat Zugriff auf den Kalender. ---++11. Kalenderfreigabe ändern Hiermit kann die Berechtigung einer Person zum Bearbeiten eines Kalenders eingestellt werden. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage080.png"> 1) Mit der rechten Maustaste auf den Kalender klicken.%BR% 2) Den Unterpunkt [Freigeben] auswählen.%BR% 3) Hier [Kalenderberechtigungen] anklicken. ---+++11.1. Freigabeberechtigungen auswählen In dem neuen Fenster „Schulungs-Kalender: Eigenschaften“ den Reiter [Berechtigungen] und die [Person] auswählen, dann können der Person neue Rechte für die Nutzung des Kalenders vergeben werden. %TABLE{ sort="off" tableborder="2" cellborder="1" tablerules="all" }% | *1) Lesen – Legt fest, ob die Person Einträge lesen darf.%BR%2) Schreiben – Erlaubt der Person Elemente zu erstellen bzw. zu bearbeiten.%BR%3) Elemente löschen – Erlaubt der Person das Löschen.%BR%4) Sonstiges – Ändert den Besitzer, legt die Ordnerkontaktperson fest oder ändert die Sichtbarkeit des Ordners.%BR% * | <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage082.png"> *<u>Tipp:</u>* Über die [Berechtigungsstufe] können vordefinierte Profile ausgewählt werden. Sie beinhalten verschiedene Konstellationen der Punkte Lesen, Schreiben, Elemente löschen und Sonstiges. ---++12. Freigabeberechtigung einer Person entfernen Falls eine Person keinen Zugriff mehr auf den Kalender erhalten soll, kann die Freigabe wieder entfern werden. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage084.png"> 1) Mit der rechten Maustaste auf den Kalender klicken.%BR% 2) Den Unterpunkt [Freigeben] auswählen.%BR% 3) Hier [Kalenderberechtigungen] anklicken. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage086.png"> Hier die entsprechende Person in der Liste auswählen und [Entfernen] (siehe 4) )anklicken. ---++13. Vertretungsregelung Man kann anderen Personen den Zugriff auf den eigenen Exchange-Account erlauben. Dies beinhaltet alle Funktionen wie E-Mails, Kalender, Aufgaben usw. kann aber für jeden Vertreter explizit eingestellt werden.<img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage088.png"> 1) Den Reiter [Datei] auswählen.%BR% 2) In der linken Spalte [Informationen] anklicken.%BR% 3) Das entsprechende Konto wählen, falls mehrere E-Mail-Konten vorhanden sind.%BR% 4) Den Button [Kontoeinstellungen] anklicken.%BR% 5) Im Dropdown-Menü [Zugriffsrechte für Stellvertretung] auswählen. ---+++13.1. Stellvertretungen Hier werden die Stellvertreter angezeigt und bearbeitet. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage090.png"> 1) Den Button [Hinzufügen…] anklicken. ---+++13.2. Benutzer hinzufügen <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage092.png"> 1) Ggf. das entsprechende Adressbuch auswählen.%BR% 2) Den Namen des Vertreters eingeben, oder%BR% 3) Name des Vertreters in der Liste auswählen und mit%BR% 4) [Hinzufügen %ICON{right}%] als Vertreter hinzufügen. ---+++13.3. Berechtigungen der Stellvertretung Hier wird für den entsprechenden Stellvertreter die Zugriffsberechtigung auf die einzelnen Funktionen von Outlook festgelegt. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage094.png"> 1) [Bearbeiter] – Ein Bearbeiter hat vollen Zugriff auf die Funktion.%BR% 2) [Prüfer] – Ein Prüfer darf Elemente nur lesen.%BR% 3) [Autor] – Ein Autor darf Elemente lesen und neu erstellen, aber nicht ändern.%BR% 4) [Keine] – Auf diese Funktion hat der Vertreter keinen Zugriff.%BR% 5) [Automatisch…] – Der Vertreter erhält eine E-Mail, in der seine Berechtigungen aufgelistet %BR% sind%BR% 6) [Stellvertretung kann private Elemente sehen] – Der Vertreter dürfte somit auch private %BR% Kalendereinträge, private E-Mails usw. einsehen und je nach seiner Berechtigung auch %BR% ändern. ---+++13.4. Auswahl zur Übermittlung von Besprechungsanfragen Nun kann noch gewählt werden, wie mit Besprechungsanfragen umgegangen werden soll. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage096.png"> 1) Die Vertretung regelt die Terminplanung und organisiert die Besprechungsanfragen. Man selbst erhält lediglich zur Information eine Kopie der Anfrage.%BR% 2) Nur die Vertretung erhält die Besprechungsanfrage, man selbst erhält auch keine Kopie der Anfrage.%BR% 3) Die Besprechungsanfrage geht sowohl an die Vertretung als auch an einen selbst. ---++14. Besprechungs-Notizen mit !OneNote Man hat die Möglichkeit, mit !OneNote Notizen zu einem Termin oder einer Besprechung hinzuzufügen. !OneNote sollte aber dafür entsprechend vorbereitet werden. !OneNote ist ein Notizbuch und kann auch wie ein solches benutzt werden. Grundlegende Funktionen und Möglichkeiten können der Startseite „OneNote – Grundlagen“ entnommen werden. *<u>Tipp:</u>* !OneNote hat keinen Button zum Speichern, da alle Änderungen automatisch gespeichert werden. ---+++14.1. !OneNote erstmalig starten !OneNote muss einmalig gestartet werden, um die Funktionen nutzen zu können. %ICON{right}% Den Windows [Start]-Button betätigen.%BR% %ICON{right}% Den Menüpunkt [Alle Programme] auswählen.%BR% %ICON{right}% Im Untermenü den Eintrag [Microsoft Office] suchen.%BR% %ICON{right}% Hier [Microsoft !OneNote 2010] anklicken. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage098.png" width="100%" height="100%"> Zum schnellen Überblick seien folgende Punkte genannt:%BR% 1) Hier werden die angelegten Notizbücher aufgelistet.%BR% 2) Jedes Notizbuch kann mehrere Abschnitte und Abschnittsgruppen enthalten (wie Kapitel).%BR% 3) In jedem Abschnitt können Seiten hinzugefügt werden. Im folgenden Beispiel fügen wir also im persönlichen Notizbuch einen neuen Abschnitt bzw. ein neues Kapitel hinzu und erstellen eine neue Seite für die Outlook-Schulung. ---+++14.2. Einen neuen Abschnitt erstellen Zum Erstellen eines neuen Abschnitts, klicken Sie auf den Reiter [*] (siehe 1) ), rechts neben dem Reiter [Nicht abgelegte Notizen]. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage100.png"> Nun kann im blau unterlegten Bereich direkt ein Titel des Abschnitts eingegeben werden , hier [Campus IT] (siehe 2) ). Die Eingabe danach mit der Eingabetaste (Return) bestätigen.* <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage102.png"> ---+++14.3. Den Titel der aktuellen Seite ändern In dem unten gezeigten Feld (siehe 1) ) kann ein Titel für diese Seite eingegeben werden. Der Titel wird daraufhin auf der rechten Seite (siehe 2) ) direkt angezeigt. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage104.png"> ---+++14.4. Eine neue Seite hinzufügen Mit einem Klick auf den Button [Neue Seite] (siehe 1) ) wird eine neue Seite in diesem Abschnitt des Notizbuchs erstellt. Hier wird in diesem Beispiel der Titel „Test-Seite“ vergeben. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage106.png"> Zum Einfügen von Text kann einfach auf eine Stelle unterhalb des Titels geklickt werden, wie es hier für den [Beispieltext] gemacht wurde.* ---++15. Einen Termin mit einer !OneNote-Notiz verknüpfen Jetzt soll zu einem Termin eine Notiz hinzugefügt werden. Dazu wird wieder zu Outlook gewechselt und der entsprechende Termin gesucht. ---+++15.1. Termin auswählen und !OneNote starten <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage108.png"> 1) Mit der rechten Maustaste auf den Termin klicken.%BR% 2) Im Untermenü [OneNote] wählen. ---+++15.2. Abschnitt im Notizbuch auswählen <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage110.png"> 1) Hier kann nach einem Titel gesucht werden, falls sich im Notizbuch viele Kapitel und Abschnitte angesammelt haben.%BR% 2) In dieser Auflistung finden sich die zuletzt genutzten Abschnitte.%BR% 3) Ansicht aller Notizbücher und Abschnitte.%BR% 4) Durch setzen des Hakens werden alle Notizen an dem ausgewählten Ort gespeichert.* In diesem Beispiel wählen wir also den Eintrag [Campus IT]. ---+++15.3. Bearbeiten der Besprechungs-Notiz Man kommt nun automatisch auf die neu erstellte Seite in !OneNote und kann sich für die Besprechung bzw. den Termin Notizen machen. Auf der neuen Seite des Abschnittes werden automatisch Details zu dem Termin eingefügt, wie im folgenden Bild zu sehen ist. <img src="%ATTACHURLPATH%/outlookkimage112.png" width="100%" height="100%"> Da !OneNote alle Änderungen automatisch speichert, kann es direkt geschlossen werden. Die Notizen bzw. Änderungen bleiben immer erhalten.%BR% %BR% -- Main.MatthiasWagner - 2012-09-18
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