Diese Material wurde uns mit freundlicher Genehmigung der Campus IT der Fachhochschule Düsseldorf zur Verfügung gestellt.
(Für Details siehe Impressum)

Inhaltsverzeichnis:

1. Wochen-Ansicht

1.1. Auf Kalender wechseln Button [Kalender]

1.2. Reiter [Ansicht] anwählen

1) Hier den Button [Ansicht ändern] betätigen
2) [Kalender] auswählen
3) Button [Woche] anklicken

1.3. Andere Ansichten

Es stehen noch weitere Ansichten zur Verfügung.

[Kalender] – Eine normale Kalender-Ansicht, hier werden nur Betreff und Ort des Termins
angezeigt.
[Vorschau] – Hier erscheint zusätzlich der Inhalts-Text des Termins.
[Liste] – Alle Termine werden in einer Liste angezeigt, auch bereits Abgelaufene.
[Aktiv] – Nur zukünftige Termine werden in einer Liste angezeigt.

2. Einen einfachen neuen Termin erstellen

1) Auf Reiter [Start] wechseln.
2) Den Button [Neuer Termin] betätigen.

Im neuen Fenster sind folgende Daten einzutragen:

[Betreff] – Der Titel des Termins.

[Ort] – Wo der Termin stattfindet; dieses Feld ist nicht Pflicht.

[Beginnt / Endet] – Anfangs- und Endzeiten des Termins; ggf. kann direkt [Ganztägiges
Ereignis] gewählt werden.

Informationen zu diesem Termin.

Nun den Button [Speichern & schließen] betätigen und der Termin erscheint im Kalender.

2.1. Termin ändern

Zum Ändern oder Verschieben eines Termins, diesen per Doppelklick öffnen und die Änderungen wie oben beschrieben vornehmen.

3. Einen Termin kategorisieren und als privat markieren

Den Termin durch einfachen Maus-Klick auswählen.
Der Reiter [Kalendertools – Termin] erscheint (siehe 1) ).

3.1. Kategorisieren

1) Die Schaltfläche [Kategorisieren] anklicken.
2) Nun die gewünschte Farb-Kategorie auswählen.

Bei erster Nutzung einer Farbe kann der Titel der Kategorie geändert werden.
Falls gewünscht, kann auch eine Tastenkombination ausgewählt werden.

Die Outlook-Schulung ist nun farblich kategorisiert.

3.2. Zusätzliche Eigenschaften einstellen

1) [Anzeigen als] – Markiert den Anwesenheitsstatus während des Termins.
2) [Erinnerung] – Es wird zu einer gewünschten Zeit vor dem Termin eine Meldung
ausgegeben.
3) [Privat] – Falls der Kalender mit anderen Personen geteilt wird, wird der Termin nicht
angezeigt.
4) [Wichtigkeit] – Dem Termin kann zusätzlich eine Wichtigkeit zugeordnet werden.

4. Personen zu einem Termin bzw. einer Besprechung einladen

1) Zur Kalender-Ansicht wechseln.
2) Den Button [Neue Besprechung] anklicken.

Das Fenster zur Erstellung einer neuen Besprechung ähnelt sehr stark dem Fenster für einen neuen Termin (siehe Abschnitt 2). Als Schaltflächen und Möglichkeiten ist aber folgendes hinzugekommen.

4.1. [An] (siehe 3))

Dieser Button öffnet Ihr Adressbuch zur Auswahl der gewünschten Teilnehmer.

4.2. [Räume] (siehe 4))

Öffnet eine Liste der zur Verfügung stehenden Besprechungsräume.

Hier werden die zur Verfügung stehenden Besprechungsräume aufgelistet. Um neue Besprechungsräume für Ihre Abteilung hinzuzufügen, wenden Sie Sich bitte an die Campus IT.

4.3. [Antwortoptionen] (siehe 5)) )

Über diesen Button hat man folgende Möglichkeiten:
[Bitte um Antwort] – Alle Teilnehmer werden gebeten, eine Antwort zu senden.
[Vorschläge für Besprechungszeitänderungen zulassen] – Teilnehmer haben die Möglichkeit,
einen anderen Termin vorzuschlagen.

4.4. [Terminplanungsassistent]

Der Terminplanungsassistent ist eine andere Ansicht zum Planen eines Termins.
Teilnehmer sind in der Liste aufgeführt, rechts daneben sieht man, ob sie an dem Tag bereits Termine haben. Hier werden nur Termine angezeigt die nicht als „Privat“ markiert wurden.

Erklärungen:
1) Teilnehmer mit Haken vor ihrem Namen erhalten eine Einladungs-Mail.
2) Symbolbedeutung: schwarz – Organisator
rot – Teilnehmer ist erforderlich
blau – Teilnehmer ist optional
grün – Gebuchte Ressource, z.B. Raum oder Projektor
3) Die Farbliche Markierung zeigt direkt im Kalender den Status des Teilnehmers an. In der obigen Abbildung hat der ServiceDesk z.B. schon einen gebuchten Termin mit Eric und Martin.
4) Über den Button [Optionen] kann man die Ansicht des Kalenders ändern oder ihn aktualisieren, um zu prüfen, ob alle Teilnehmer an dem Termin frei sind.
5) Falls man die Planung abbrechen oder im Nachhinein stornieren möchte, geschieht das über den Button [Einladung stornieren].

5. Einen Serien-Termin erstellen

Falls ein Termin wie z.B. eine Abteilungs-Besprechung wöchentlich wiederkehrt, geht man folgendermaßen vor:

• Einen neuen Termin erstellen, wie im Abschnitt 2 beschrieben.
• Nun den Button [Serientyp] anklicken.

5.1. Dauer des Termins angeben

Hier reicht die Änderung eines Wertes, die Anderen passen sich dementsprechend an.

5.2. Serienmuster auswählen

5.3. Seriendauer

Nachdem alle Daten eingetragen wurden, mit einem Klick auf [OK] die Auswahl bestätigen.
Nun den Termin mit dem Button [Speichern & schließen] im Kalender speichern und der Serien-Termin ist fertig erstellt.

5.4. Beispiel des Serien-Termins

Im folgenden Beispiel findet der Termin täglich statt.

6. Einen Serien-Termin entfernen

1) Einen Doppelklick auf den Termin machen.
2) [Die Serie öffnen] auswählen und mit [OK] bestätigen.

3) Den Button [Serientyp] anklicken.
4) Hier den Button [Serie entfernen] betätigen.
5) Nun wieder [Speichern & schließen] anklicken, somit ist die Serie entfernt.

7. Verknüpfung einer E-Mail mit einem Termin

In Outlook 2010 besteht auch die Möglichkeit, eine empfangene E-Mail mit einem Termin zu verknüpfen. Im Folgenden werden zwei Varianten aufgezeigt.

Variante 1:
1) Mit der linken Maustaste auf die E-Mail klicken und die Maustaste gedrückt halten.
2) Die E-Mail nun auf den entsprechenden Tag des rechterhand abgebildeten Kalenders ziehen und die Maustaste loslassen.

Variante 2:
3) Mit der rechten Maustaste auf den Eintrag [Kalender] klicken.
4) [In neuem Fenster öffnen] wählen, dadurch öffnet sich der Kalender.
5) Wie bei Variante 1 mit der linken Maustaste auf die E-Mail klicken und die Maustaste gedrückt halten.
6) Die E-Mail nun an die entsprechende Stelle im Kalender ziehen und die Maustaste loslassen.

Das daraufhin erscheinende Fenster ist bei beiden Varianten annähernd identisch, lediglich wird bei Variante 2 die Anfangszeit direkt entsprechend gesetzt. Bei Variante 1 wird die Anfangszeit für den neuen Termin standardmäßig auf 8:00Uhr gelegt.

Im folgenden Fenster können alle Einstellungen der vorangegangenen Kapitel vorgenommen werden. Als Beispiel soll die Voreinstellung aber genügen und der Termin wird wie gewohnt mit [Speichern & schließen] (siehe 1) ) im Kalender gespeichert.

Nun erscheint der neue Termin im Kalender (siehe 2) ).

7.1. Einschub - Verknüpfung einer E-Mail mit einer Aufgabe

Eine weitere hilfreiche Möglichkeit ist die Erstellung einer neuen Aufgabe aus einer E-Mail. Zu bearbeitende E-Mails kommen dadurch z.B. nicht in Vergessenheit.

1) Die E-Mail mit der linken Maustaste anklicken und die Maustaste gedrückt halten.
2) Die E-Mail in den Aufgaben-Bereich ziehen und die Maustaste loslassen.

Sobald die neue Aufgabe noch einmal mit der linken Maustaste angeklickt wird, erscheinen im Menü Bearbeitungsmöglichkeiten für die Aufgabe.
3) Die Aufgabe ggf. [Als erledigt markieren] oder [Aus Liste löschen].
4) Den Nachverfolgungszeitraum z.B. auf [nächste Woche] oder [Kein Datum] setzen.

8. Einen zusätzlichen Kalender erstellen

Man hat die Möglichkeit, einen zusätzlichen Kalender zu erstellen und diesen dann z.B. mit anderen Personen zu teilen.

1) Auf den Kalender wechseln, dazu die Schaltfläche [Kalender] anklicken.
2) Hier den Reiter [Ordner] auswählen.
3) Nun den Button [Neuer Kalender] anklicken.
4) Den Namen des Kalenders eingeben.
5) Als Ordnertyp [Kalender] wählen.
6) Den Ort wählen, wo der neue Kalender gespeichert werden soll. Der bereits markierte Ort
[Kalender] wäre zu empfehlen.

Der neue Kalender wurde nun erstellt und ist in der Liste mit aufgeführt.

8.1. Zusätzlichen Kalender anzeigen

1) Zum Anzeigen des Kalenders den Haken setzen.
2) Um die Einträge beider Kalender in einer Tabelle anzuzeigen, einfach den [ß] bzw. [] anklicken. Mit ihnen werden die Kalender auch wieder getrennt.

9. Einen Kalender senden

Ein Kalender kann auch in einer E-Mail versendet werden.

9.1. Kalender zum Versenden auswählen

1) Mit der rechten Maustaste auf den Kalender klicken.
2) Den Unterpunkt [Freigeben] auswählen.
3) Hier nun [Kalender per E-Mail senden] anklicken.

9.2. Optionen einstellen

1) Den gewünschten Kalender auswählen
2) Hier kann der entsprechende Datumsbereich gewählt werden.
3) Über diese Auswahl wird eingestellt, welche Details der Kalender-Einträge angezeigt werden.
4) Durch setzen des Hakens werden nur Termine innerhalb der Arbeitszeit aufgelistet.
5) Es können noch erweiterte Einstellungsmöglichkeiten eingeblendet werden, dadurch hat man
z.B. auch die Möglichkeit private Einträge mit einzubinden oder das Layout festzulegen.
6) Mit [OK] die Auswahl bestätigen.

9.3. Kalender senden

Es öffnet sich nun das bereits bekannte Fenster zum Senden einer E-Mail. Hier wurde aber bereits der Betreff sowie der Kalender in der vorher gewählten Ansicht eingefügt.

1) Die E-Mail-Adresse des Empfängers entweder direkt eingeben oder aus der Adress-Liste
[An…] auswählen.
2) Falls gewünscht den Betreff ändern.
3) Ggf. einen Text hinzufügen.
4) Die E-Mail mit dem Kalender versenden.

Tipp: In der Liste (siehe 5) ) werden die einzelnen Zeiten farblich markiert angezeigt, so wie es im Abschnitt 3.2 eingestellt wurde.

10. Einen Kalender freigeben

Dies dient dazu, einen Kalender mit anderen Personen zusammen zu nutzen.

10.1. Kalender zur Freigabe wählen

1) Mit der rechten Maustaste auf den Kalender klicken.
2) Den Unterpunkt [Freigeben] auswählen.
3) Hier nun [Kalender freigeben] anklicken.

Achtung: Die Freigabe kann auch über den Button [Kalender freigeben] oben im Menü geöffnet werden. Es wird dann der gerade aktive Kalender freigegeben („fett“ geschriebener Titel,
siehe 4) ). In obiger Abbildung wäre also der blaue „Kalender“ freigegeben worden und nicht der gewünschte grüne „Schulungs-Kalender“.

10.2. Person auswählen und Freigabe senden

1) Wie in den vorangegangenen Beispielen über die Schaltfläche [An…] den/die Empfänger der
Freigabe wählen.
2) Falls gewünscht den Haken setzen, damit der/die Empfänger auch Elemente hinzufügen,
bearbeiten oder löschen können.
3) Einen entsprechenden Text hinzufügen.
4) Abschließend die Kalenderfreigabe senden.

10.3. Freigabe bestätigen

Es erscheint nochmal eine Nachfrage, ob der Kalender wirklich freigegeben werden soll. Hier können nochmal alle Einstellungen überprüft werden. Falls alles stimmt, mit [Ja] bestätigen.

Der Empfänger erhält nun umgehend eine Mail mit der Freigabe-Bestätigung und hat Zugriff auf den Kalender.

11. Kalenderfreigabe ändern

Hiermit kann die Berechtigung einer Person zum Bearbeiten eines Kalenders eingestellt werden.

1) Mit der rechten Maustaste auf den Kalender klicken.
2) Den Unterpunkt [Freigeben] auswählen.
3) Hier [Kalenderberechtigungen] anklicken.

11.1. Freigabeberechtigungen auswählen

In dem neuen Fenster „Schulungs-Kalender: Eigenschaften“ den Reiter [Berechtigungen] und die [Person] auswählen, dann können der Person neue Rechte für die Nutzung des Kalenders vergeben werden.

Tipp: Über die [Berechtigungsstufe] können vordefinierte Profile ausgewählt werden. Sie beinhalten verschiedene Konstellationen der Punkte Lesen, Schreiben, Elemente löschen und Sonstiges.

12. Freigabeberechtigung einer Person entfernen

Falls eine Person keinen Zugriff mehr auf den Kalender erhalten soll, kann die Freigabe wieder entfern werden.

1) Mit der rechten Maustaste auf den Kalender klicken.
2) Den Unterpunkt [Freigeben] auswählen.
3) Hier [Kalenderberechtigungen] anklicken.

Hier die entsprechende Person in der Liste auswählen und [Entfernen] (siehe 4) )anklicken.

13. Vertretungsregelung

Man kann anderen Personen den Zugriff auf den eigenen Exchange-Account erlauben. Dies beinhaltet alle Funktionen wie E-Mails, Kalender, Aufgaben usw. kann aber für jeden Vertreter explizit eingestellt werden.

1) Den Reiter [Datei] auswählen.
2) In der linken Spalte [Informationen] anklicken.
3) Das entsprechende Konto wählen, falls mehrere E-Mail-Konten vorhanden sind.
4) Den Button [Kontoeinstellungen] anklicken.
5) Im Dropdown-Menü [Zugriffsrechte für Stellvertretung] auswählen.

13.1. Stellvertretungen

Hier werden die Stellvertreter angezeigt und bearbeitet.

1) Den Button [Hinzufügen…] anklicken.

13.2. Benutzer hinzufügen

1) Ggf. das entsprechende Adressbuch auswählen.
2) Den Namen des Vertreters eingeben, oder
3) Name des Vertreters in der Liste auswählen und mit
4) [Hinzufügen ] als Vertreter hinzufügen.

13.3. Berechtigungen der Stellvertretung

Hier wird für den entsprechenden Stellvertreter die Zugriffsberechtigung auf die einzelnen Funktionen von Outlook festgelegt.

1) [Bearbeiter] – Ein Bearbeiter hat vollen Zugriff auf die Funktion.
2) [Prüfer] – Ein Prüfer darf Elemente nur lesen.
3) [Autor] – Ein Autor darf Elemente lesen und neu erstellen, aber nicht ändern.
4) [Keine] – Auf diese Funktion hat der Vertreter keinen Zugriff.
5) [Automatisch…] – Der Vertreter erhält eine E-Mail, in der seine Berechtigungen aufgelistet
sind
6) [Stellvertretung kann private Elemente sehen] – Der Vertreter dürfte somit auch private
Kalendereinträge, private E-Mails usw. einsehen und je nach seiner Berechtigung auch
ändern.

13.4. Auswahl zur Übermittlung von Besprechungsanfragen

Nun kann noch gewählt werden, wie mit Besprechungsanfragen umgegangen werden soll.

1) Die Vertretung regelt die Terminplanung und organisiert die Besprechungsanfragen. Man selbst erhält lediglich zur Information eine Kopie der Anfrage.
2) Nur die Vertretung erhält die Besprechungsanfrage, man selbst erhält auch keine Kopie der Anfrage.
3) Die Besprechungsanfrage geht sowohl an die Vertretung als auch an einen selbst.

14. Besprechungs-Notizen mit OneNote

Man hat die Möglichkeit, mit OneNote Notizen zu einem Termin oder einer Besprechung hinzuzufügen. OneNote sollte aber dafür entsprechend vorbereitet werden.

OneNote ist ein Notizbuch und kann auch wie ein solches benutzt werden. Grundlegende Funktionen und Möglichkeiten können der Startseite „OneNote – Grundlagen“ entnommen werden.

Tipp: OneNote hat keinen Button zum Speichern, da alle Änderungen automatisch gespeichert werden.

14.1. OneNote erstmalig starten

OneNote muss einmalig gestartet werden, um die Funktionen nutzen zu können.

Den Windows [Start]-Button betätigen.
Den Menüpunkt [Alle Programme] auswählen.
Im Untermenü den Eintrag [Microsoft Office] suchen.
Hier [Microsoft OneNote 2010] anklicken.

Zum schnellen Überblick seien folgende Punkte genannt:
1) Hier werden die angelegten Notizbücher aufgelistet.
2) Jedes Notizbuch kann mehrere Abschnitte und Abschnittsgruppen enthalten (wie Kapitel).
3) In jedem Abschnitt können Seiten hinzugefügt werden.

Im folgenden Beispiel fügen wir also im persönlichen Notizbuch einen neuen Abschnitt bzw. ein neues Kapitel hinzu und erstellen eine neue Seite für die Outlook-Schulung.

14.2. Einen neuen Abschnitt erstellen

Zum Erstellen eines neuen Abschnitts, klicken Sie auf den Reiter [*] (siehe 1) ), rechts neben dem Reiter [Nicht abgelegte Notizen].

Nun kann im blau unterlegten Bereich direkt ein Titel des Abschnitts eingegeben werden , hier [Campus IT] (siehe 2) ). Die Eingabe danach mit der Eingabetaste (Return) bestätigen.

14.3. Den Titel der aktuellen Seite ändern

In dem unten gezeigten Feld (siehe 1) ) kann ein Titel für diese Seite eingegeben werden. Der Titel wird daraufhin auf der rechten Seite (siehe 2) ) direkt angezeigt.

14.4. Eine neue Seite hinzufügen

Mit einem Klick auf den Button [Neue Seite] (siehe 1) ) wird eine neue Seite in diesem Abschnitt des Notizbuchs erstellt. Hier wird in diesem Beispiel der Titel „Test-Seite“ vergeben.

Zum Einfügen von Text kann einfach auf eine Stelle unterhalb des Titels geklickt werden, wie es hier für den [Beispieltext] gemacht wurde.

15. Einen Termin mit einer OneNote-Notiz verknüpfen

Jetzt soll zu einem Termin eine Notiz hinzugefügt werden. Dazu wird wieder zu Outlook gewechselt und der entsprechende Termin gesucht.

15.1. Termin auswählen und OneNote starten

1) Mit der rechten Maustaste auf den Termin klicken.
2) Im Untermenü [OneNote] wählen.

15.2. Abschnitt im Notizbuch auswählen

1) Hier kann nach einem Titel gesucht werden, falls sich im Notizbuch viele Kapitel und Abschnitte angesammelt haben.
2) In dieser Auflistung finden sich die zuletzt genutzten Abschnitte.
3) Ansicht aller Notizbücher und Abschnitte.
4) Durch setzen des Hakens werden alle Notizen an dem ausgewählten Ort gespeichert.

In diesem Beispiel wählen wir also den Eintrag [Campus IT].

15.3. Bearbeiten der Besprechungs-Notiz

Man kommt nun automatisch auf die neu erstellte Seite in OneNote und kann sich für die Besprechung bzw. den Termin Notizen machen. Auf der neuen Seite des Abschnittes werden automatisch Details zu dem Termin eingefügt, wie im folgenden Bild zu sehen ist.

Da OneNote alle Änderungen automatisch speichert, kann es direkt geschlossen werden. Die Notizen bzw. Änderungen bleiben immer erhalten.

Impressum

-- MatthiasWagner - 2012-09-18