FAQ: Groupware-Funktionen mit Outlook 2007

Festlegen eines E-Mail-Aliasnamen in Exchange

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Der E-Mail-Aliasname wird nicht in Outlook selber festgelegt, sondern auf dieser Seite in unserem Nutzerportal ZIV.MeinZIV.

Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte)

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• Anlegen: Menü Datei, Befehl Neu, dann Ordner

Anlegen eines neuen Kontaktordners

• Freigeben: Rechter Mausklick auf neuen Kontaktordner, im Kontextmenü Befehl "Ordnernamen" freigeben wählen

Kontaktordner freigeben

• nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff auswählen
• bestimmen, ob Benutzer Kontakte editieren dürfen

Benutzer für Zugriff auf Freigabe auswählen

• andere Benutzer erhalten Email, dass sie auf die Kontakte zugreifen dürfen, inklusive Link zur Freigabe
• nach anklicken des Links erscheint der Kontaktordner in der Kontaktansicht des Benutzers
• Vorgehen beim Anlegen und Freigeben von Kalendern und Aufgaben analog

Anmerkung:

• Rechte auf Ordner können im Nachhinein wieder entzogen und angepasst werden

Einbinden eigener Kontakte als Standardadressbuch (Modul Kontakte)

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• sollte es sich bei dem Kontaktordner um einen öffentliche Ordner handeln:
  • zunächst in die Ordneransicht wechseln

Wechseln in die Ordneransicht (nur bei öffentlichem Ordner)

• danach diesen zu den Favoriten hinzufügen: Rechter Mausklick Zu Favoriten hinzufügen

Zu Favoriten Hinzufügen (nur bei öffentlichem Ordner)

• bei einem selbst erstellten oder öffentlichen Kontaktordner (bei eigenem Kontaktordner nicht nötig) :
  • Rechter Mausklick Eigenschaften, Reiter Outlook Adressbuch, dann Diesen Ordner als E-Mail Adressbuch anzeigen anhaken

Kontaktordner als Adressbuch festlegen

• Standardadressbuch setzen:
  • Menü Extras, Befehl Adressbuch
  • im Adressbuchfenster: Menü Extras, Befehl Optionen

Adressbuch öffnen

• nun unter Punkt diese Adressliste zuerst anzeigen, das bevorzugte Adressbuch auswählen
• im unteren Teil des Fensters die Reihenfolge so ändern, dass der Kontakteordner über globalem Adressbuch angeordnet ist

Standardadressbuch festlegen

Anmerkung:

• funktioniert nur mit eigenen und öffentlichen Kontaktordnern

Sortierreihenfolge der Adressbücher ändern (global erreichbar)

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• Die Reihenfolge der Sortierung auf das Format Nachname, Vorname ändern:
  • Menü Extras, Befehl Kontoeinstellungen
  • in den Kontoeinstellungen: Reiter Adressbücher, Befehl Ändern
  • unter Name ordnen: Wie "Speichern unter" (Mander, Jens)
  • Fenster schließen und Outlook neu starten

Anmerkung:

• funktioniert nur mit eigenen und öffentlichen Kontaktordnern (Adressbüchern), nicht mit der globalen Adressliste (diese liegt im Active Directory)

Visitenkarte als eigene Signatur verwenden(Modul Kontakte)

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• Erstellen einer Visitenkarte:
  • unter Kontakte eigenen Kontakt anlegen, danach auf Symbol Visitenkarte klicken, nun Karte gestalten

Visitenkarte anlegen und gestalten

• Menü Extras, Befehl Optionen, Reiter E-Mail-Format, auf Signaturen klicken

Einstellen einer Signatur

• Im Fenster unter Reiter E-Mail-Signatur auf Neu klicken, Namen für Signatur vergeben,
• nun auf Visitenkarte klicken und Karte auswählen

Visitenkarte als neue Signatur auswählen

Anmerkung:

• Im unteren Teil des Signaturenfensters kann auch eine Signatur frei gestaltet werden

Anlegen einer Email-Regel (Modul E-Mail)

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• einen Unterordner im Posteingang anlegen
• Menü Extras, Befehl Regeln und Benachrichtigungen, auf Neue Regel klicken
• Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben wählen, Weiter klicken

Neue Regel erstellen

• auf unterstrichene Werte klicken, entsprechende Wörter angeben und Zielordner auswählen
• evtl. Benachrichtigung aktivieren (im Benachrichtigungsfenster..Text anzeigen), Regel vervollständigen, Fertig stellen klicken

Neue Regel erstellen

• durch Senden einer Email an sich selbst, Regel testen

Aufgaben erstellen und zuteilen (Modul Aufgaben)

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• entweder: direkt in Vorgangsliste in Aufgabenansicht
• oder: Menü Datei, Befehl Neu, Aufgabe bzw. Aufgabenanfrage (Aufgaben delegieren)

Neue Aufgabe erstellen

• beim Delegieren Nutzer oder Verteilergruppen, bzw. –listen angeben

Aufgabe an andere Person delegieren

• bei Annahme erscheint Aufgabe in Liste des anderen Nutzers

Anmerkung:

• wurden delegierte Aufgaben erledigt, erhält der Absender eine Nachricht hierüber

Neue Besprechung anlegen (Modul Kalender)

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• Menü Aktionen, Befehl Neue Besprechungsanfrage (Zeitplanung mit Terminplanungs-Assistenten)

Besprechung einberufen mit dem Terminplanungs-Assistenten

• alternativ: Menü Aktionen, Befehl Besprechung planen

Besprechungen direkt aus dem Menü planen

• hier Teilnehmer einladen und Ressourcen einplanen
• Anzeige der freien und gebuchten Zeiten der Teilnehmer, Möglichkeit eines automatischen Terminvorschlages
• Teilnehmer bekommen nun Email mit Terminvorschlag
• hierbei Zusage, Absage, Zusage unter Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen möglich

Planung mit Gruppenterminplänen/Gruppenzeitplänen (Modul Kalender)

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• hinzufügen von Benutzern in Gruppenterminplänen
• Planung einfacher bei konstanter Konstellation von Teilnehmern
• Terminpläne werden pro Kalender festgelegt und an diese gebunden (bei Freigabe auch für andere sichtbar)
• Verwaltung über: Menü Aktionen, Befehl Gruppenterminpläne ermitteln oder Symbol Gruppenzeitpläne

Gruppenterminplan anlegen

Gruppenterminplan editieren

Einrichtung einer Stellvertretung (global erreichbar)

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• Menü Extras, Befehl Optionen, Registerkarte Stellvertretungen
• Registerkarte Stellvertretungen auf Hinzufügen

Stellvertretung einrichten

• Dann Benutzer auswählen und Zugriffsrechte anpassen

Zugriffsrechte für Stellvertreter anpassen

auf Seiten des Stellvertreters:

• Menü Datei, Befehl Öffnen, dann Ordner eines anderen Benutzers dort den Namen hinzufügen

Als Stellvertreter freigegebene Ordner öffnen

andere Möglichkeit:

• bei einzelnen Elementen wie Kalender, Kontakte etc. auf entsprechende Option (z.B. Freigegebenen Kalender) klicken

Freigabe des Postfachs (Ordneransicht)

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• rechter Mausklick auf Postfach in der Ordneransicht (Schnellstartleiste), im Kontextmenü Befehl Freigabeberechtigungen ändern wählen
• Reiter Berechtigungen im Eigenschaften Dialogfeld
• hier auf Hinzufügen klicken, um Benutzer hinzuzufügen
• dann Berechtigungsstufe für Benutzer setzen oder diese selbst definieren

Ordnerfreigabe in einem Postfach durchführen

Freigegebenes Postfach als anderer Benutzer öffnen

Anmerkung:

• jeder Unterordner des Postfachs muss danach separat freigegeben werden

• Anstatt das Postfach komplett freizugeben, können auch einzelne Unterordner freigegeben werden

• für Stellvertreter dann nicht nutzbar:
  • Option Zusätzliches Postfach unter Kontoeinstellungen (Keine Anzeige der Unterordner des Postfachs)

• stattdessen möglich:
  • Menü Datei, Befehl Öffnen, Ordner eines anderen Benutzers bzw. Freigaben in einzelnen Elementen öffnen

Wie signiere ich unter Outlook 2007? Wie veröffentliche ich mein Zertifikat in der GAL? (global erreichbar)

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Voraussetzung ist ein bereits unter Windows installiertes Zertifikat, welches die Adressen der Form benutzer@exchange.wwu.de sowie benutzer@wwu.de enthält.

Falls Sie ein neues Zertifikat beantragen, vermerken Sie bitte auf dem Antragsformular handschriftlich, dass Sie das Exchange-System nutzen möchten.

Falls ein vorhandenes Zertifikat nur die Form benutzer@uni-muenster.de enthält, so kann die WWUCA ein neues Zertifikat für den schon bestehenden Schlüssel ausstellen, eine mit diesem Schlüssel signierte E-Mail an die WWUCA reicht aus.

• Menü Extras, Befehl Vertrauensstellungscenter

Auswahl des Vertrauensstellungscenter

* hier nun unter Email-Sicherheit auf den Butto Einstellungen klicken und Meine S/MIME-Einstellungen ( benutzer@exchange.wwu.de) auswählen und mit OK bestätigen
Der Punkt Email Sicherheit im Vertrauensstellungscenter

• nun kann man noch Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen und optional Inhalte und Anhänge für ausgehende Nachrichten verschlüsseln auswählen
  • alternativ ist dieses in der jeweiligen Email unter Nachricht und dann bei Optionen möglich
• unter dem Punkt Digitale IDs (Zertifikate) im Vertrauensstellungscenter kann über den Button In Gal veröffentlichen das Zertifikat im globalen Adressbuch bereitgestellt werden

Das Vertrauensstellungscenter

Schwierigkeiten, die bei einer Verlängerung eines persönlichen X.509 Zertifikats auftreten können!

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Wenn ein persönliches X.509-Zertifikat für die E-Mail-Signatur bzw. -Verschlüsselung von der WWUCA verlängert wurde, kann es zu Schwierigkeiten kommen das Zertifikat in Outlook zu importieren. Beim Importieren des Zertifikats ist es wichtig auch den zugehörigen privaten Schlüssel zu importieren. E-Mails können erst signiert bzw. entschlüsselt werden wenn dieser vorhanden ist. Sollte es Schwierigkeiten beim Import des neuen Zertifikats geben, hilft diese Anleitung weiter:

Exportieren Sie über die Management Console Ihr altes persönliches E-Mail Zertifikat.

• Wählen Sie unter Windows Start, Ausführen..., geben Sie MMC.exe ein, und drücken Sie die Eingabetaste.

• Wählen Sie im Menü Datei der MMC Snap-In hinzufügen/entfernen.

• Klicken Sie im Fenster Snap-In hinzufügen/entfernen auf die Schaltfläche Hinzufügen. Wählen Sie in der Liste verfügbarer Snap-Ins das Objekt Zertifikate aus.

• Exportieren Sie Ihr E-Mail Zertifikat mit einem Klick auf die rechte Maustaste, Alle Tasks, Exportieren ...

• Exportieren Sie Ihr Zertifikat UND Ihren privaten Schlüssel mit Hilfe des

Zertifikatsexport-Assistenten in eine PKCS12-Datei (.pfx).

Mit dem Kommando (vorher openssl für Windows herunterladen)

openssl pkcs12 -in exportierte-PFX-Datei.pfx -nocerts -out private-key.pem

kann der private Schlüssel (private-key.pem) extrahiert werden. Er ist weiterhin mit einem Passwort geschützt.

Jetzt kann man mit dem neuen Zertifikat (Wurde Ihnen von der WWUCA per Mail zugeschickt.) und dem privaten Schlüssel ein pfx-Datei erzeugen:

openssl pkcs12 -export -in cert-123456789.pem -inkey private-key.pem -out keys.pfx

Mit einem Doppelklick auf diese Datei kann das neue Zertifikat mit dem privaten Schlüssel importiert werden. Es wird automatisch an die richtige Stelle abgelegt und wird jetzt unter Outlook angezeigt.

Zusätzliche Sicherheit gewinnt man wenn das Zertifikat auf eine Smartcard/Token abgelegt wird.

Wie benutze ich ein eToken zum signieren und verschlüsseln?

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Mit der aktuellen eToken-Software unter Windows "eToken Properties" (Start -> Programme -> eToken) kann man die PFX-Datei einlesen und das Zertifikat auf das Token ablegen. Beim Zugriff auf den privaten Schlüssel zum signieren/entschlüsseln wird eine PIN benötigt.

Achtung!

• Der private Schlüssel kann nicht mehr vom Token exportiert werden, die PFX-Datei sollte an einem sicherem Ort verwahrt werden.

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-- MatthiasWagner - 05 Mar 2008

• openssl.zip: Openssl für Windows