Migration der zentralen E-Maildienste

Dieses Dokument wird beim Bekanntwerden von Informationen und Problemen ergänzt. Falls Probleme nach der Migration auftreten, lesen Sie zuerst erneut dieses Dokument, da die Lösung evtl. schon dokumentiert ist.

Wichtig!

Achtung, falls Sie nach der Migration Probleme mit dem Anmelden haben, überprüfen Sie zuerst, ob Ihr Passwort in allen Systemen korrekt eingetragen ist. Sie können dies über die Funktion Passwörter Testen im Nutzerportal Mein ZIV durchführen. Sollten Fehler bei der Überprüfung auftreten, ändern Sie bitte Ihr zentrales Passwort erneut. In diesem Ausnahmefall können Sie auch das alte Passwort als neues Passwort angeben (soweit es den grundsätzlichen Anforderungen an ein neues Passwort genügt). Beachten Sie die Ausgaben bei der Passwortänderung.

Vereinzelt haben Nutzer ihre Kennung bei der Anmeldeinformationen im E-Mailprogramm in Gross- und Kleinbuchstaben eingegeben, obwohl Kennungen von uns grundsätzlich in Kleinbuchstaben vergeben werden. Dies wurde von den alten Systemen toleriert, führt aber bei den neuen Systemen zu einer Fehlermeldung (falsches Passwort). Kennungen müssen grundsätzlich in Kleinbuchstaben angegeben werden.

Allgemeines

Die Migration der E-Maildienste der WWU ist für das Wochenende 29.2./1.3./2.3.2008 geplant. Hierbei wird die Infrastruktur zum Mailabruf sowie die Nutzermailboxen auf eine neue leistungsfähigere Hardwareplattform umgestellt. Es sind die Dienste POP3, IMAP und Permail betroffen, d.h. während der Arbeiten ist kein Abruf von E-Mails möglich. Aus technischen Gründen werden auch keine E-Mail-Weiterleitungen ausgeführt.

Während der Arbeiten wird die Zustellung der E-Mails in die Nutzermailboxen unterbunden. Die E-Mails werden auf den Systemen zwischengespeichert und nach dem Ende der Arbeiten zugestellt.

Für Nutzer, die sich an die Einstellungsempfehlungen des ZIV gehalten haben, wird es i.A. keine störenden Effekte nach der Umstellung geben.

Wichtig: Wie bereits in den Rundmails beschrieben müssen alle Nutzer, die Ihr zentrales Standardpasswort zuletzt vor dem 20.9.2007 geändert haben, eine Passwortänderung durchführen, damit das Passwort korrekt in die neuen Authentifizierungsysteme eingetragen werden kann. Ohne diese Änderung ist nach der Umstellung kein E-Mailabruf mehr möglich.
Dieser Hinweis betrifft nur Nutzerinnen und Nutzer, die Ihre E-Mail von den zentralen E-Maildiensten der WWU abrufen, d.h. die Server pop.uni-muenster.de, imap.uni-muenster.de oder permail.uni-muenster.de nutzen. Ebenso ist das Versenden von E-Mails über den Server secmail.uni-muenster.de betroffen. Das Netzzugangspasswort muss nicht geändert werden.

Außer der Passwortänderung sind von den Nutzern im Allgemeinen keine Änderungen an Ihren E-Mailprogrammen vorzunehmen.

Zeitplanung

Am Freitag, dem 29.2.2008, um 18:00 Uhr wird der Zugriff auf die Nutzermailboxen unterbrochen , um konsistente Daten für die Migration zu garantieren. Die Dienste Permail, IMAP und POP3 stehen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Verfügung und bestehende Sitzungen werden abgebrochen. Daher ist es sinnvoll, dass Sie Ihr E-Mailprogramm rechtzeitig beenden, damit keine Änderungen verloren gehen.

Ebenso wird zu diesem Zeitpukt die Zustellung neuer E-Mails in die Nutzermailboxen unterbunden und eingehende E-Mail zwischengespeichert.

Danach werden die Mailboxen der Nutzer auf die neuen Systeme kopiert. Diese Aktion wird vorraussichtlich bis Samstag Mittag dauern. Nach einer Prüfung werden die Dienste nacheinander wieder aktiviert.

Mit einem voll funktionalen Zustand des E-Mailsystems ist am Samstag Abend zu rechnen. Allerdings behalten wir uns vor bei Problemen den Dienst erst später wieder aufzunehmen.

Hinweise zu den verschiedenen Zugriffprotokollen

Hier folgen die Hinweise zu den einzelnen Zugriffprotokollen Permail, POP3 und IMAP.

Permail

Reine Permailnutzer werden Ihre Mailboxen wie gewohnt vorfinden. Es werden alle persönlichen Mailboxen, sowie alle zu Permail gehörenden Daten und Einstellungen kopiert.

POP3

POP3-Nutzer, die sich an die Einstellungsempfehlungen des ZIV gehalten haben, werden ihre E-Mails wie gewohnt abrufen können.

Probleme ergeben sich, wenn Sie entgegen den Einstellungsempfehlungen die Option gewählt haben Ihre E-Mails nach dem Abruf auf dem Server zu belassen. Es werden alle zum Zeitpunkt der Migration in der Eingangsmailbox auf unserem Server befindlichen E-Mails als neu angesehen und beim ersten Abruf geladen. Sie haben werden daher diese E-Mails doppelt im Posteingang Ihres Klienten vorfinden. Um dies zu verhindern, sollten Sie vor der Umstellung Ihre Eingangsmailbox auf dem Server leeren. Am Einfachsten können Sie dies mit Permail durchführen.

Wir möchten Ihnen in diesem Zusammenhang generell empfehlen, dass Sie auf das IMAP-Protokoll umstellen, wenn Sie Ihre Mailboxen von verschiedenen Rechnern aus abrufen wollen.

IMAP

Auch IMAP-Nutzer werden Ihre Mailboxen wie gewohnt vorfinden. Wir kopieren alle Dateien die sich im empfohlenen Mailunterverzeichnis Mail befinden sowie alle Mailboxen die ordentlich über IMAP angelegt wurden. In diesem Fall befinden sich entsprechende Einträge in der Datei .mailboxlist auf dem Server, die wir zum Kopieren auswerten. Andere Mailboxen werden nicht kopiert.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Sie Mailboxen angelegt haben, die weder im Verzeichnis Mail stehen, noch in der Datei .mailboxlist aufgeführt sind, müssen Sie diese manuell auf den neuen Server verschieben. Dazu richten Sie analog zu Ihrem ursprünglichen IMAP-Konto ein zweites Konto ein, dass als IMAP-Server allerdings den alten IMAP-Server verwendet, den Sie unter imap-old.uni-muenster.de erreichen können. Es ist geplant diesen Dienst noch mindestens 3 Monate anzubieten, damit alle Nutzer genügend Zeit haben, fehlende Mailboxen manuell zu kopieren. Sie können dann Ihre fehlenden E-Mails per Drag-and-Drop vom alten Konto (Server imap-old) in einen neuen Ordner auf dem neuen IMAP-Konto (Server imap) verschieben. Leider ist es aus technischen Gründen im Allgemeinen nicht möglich ganze Ordner oder Ordnerhierarchien zu verschieben.

Für Experten: Mit dem Tool imapsync ist die Synchronisation von vielen Mailboxen zwischen verschiedenen IMAP-Mailservern möglich.

Hinweis zu Softlinks (für Experten)

Mailboxen, die Sie über Softlinks manuell in Ihr Mailverzeichnis eingebunden haben, werden nicht übertragen. Da aus Sicherheitsgründen kein interaktives Login von Nutzern auf das Mailsystem möglich ist, ist das Verlinken von Mailboxen im neuen System nicht vorgesehen.