Automation von Geschäftsprozessen

Im Mittelpunkt der Automationsmaßnahmen der Verwaltung stand im Jahr 2005 der weitere Ausbau der DV-Unterstützung der Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung sowie die erweiterte Entwicklung und Bereitstellung von Selbstbedienungskomponenten in der Studierendenverwaltung. Verstärkt werden dabei die Verwaltungsgrenzen überwunden und betroffene Beschäftigte sowie Studierende der Universität in die operativen DV-Systeme der Verwaltung unmittelbar mit einbezogen. Durch diese unmittelbare Beteiligung der Betroffenen konnten nicht nur zentrale Aufgabenstellungen z.B. in der Studierenden-, Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung deutlich rationeller erledigt werden, sondern auch für die Beteiligten nennenswerte Vorteile realisiert werden.

In der DV-Unterstützung der Haushalts- und Personalverwaltung standen Vorbereitungen zu einer vollständigen Integration des Haushaltssystems HISFSV-MBS und des Personalverwaltungssystems HISSVA-GX im Mittelpunkt. Die bisher durch Dateischnittstellen gekoppelten, ansonsten aber eigenständigen DV-Systeme werden ab 2006 als ein integriertes DV-System zu fahren sein, um den kommenden Anforderungen an die Bewirtschaftung von Personalkosten gerecht werden zu können. Mit der Entwicklung und Implementation eines Verfahrens zur Übernahme der Personal-Istkosten aus den Datenlieferungen des Landesamtes für Besoldung und Versorgung NRW (LBV) und ihrer kontrollierten Zuordnung zur Personaldatenbank wurde ein wichtiger Schritt zur künftigen Bewirtschaftung der Personalkosten geschafft. In der Folge werden bereits die Personalkosten im Drittmittelbereich automatisch auf den Drittmittelkonten verbucht.

Das Facility Management System KOPERNIKUS ist planmäßig weiter ausgebaut worden. Im Vordergrund stand im Jahr 2005 die eigene Entwicklung von webbasierten Verfahren in der Auftragsabwicklung in den Technischen Diensten und hier insbesondere die Integration der technischen Läger. Die Mitarbeiter des Technischen Außendienstes des Dezernats 4 haben jetzt den Online-Zugriff auf den Lagerkatalog einschl. des Lagerbestands und können Material reservieren bzw. dessen Beschaffung veranlassen. Das Lagerverwaltungssystem wurde für die Bedürfnisse der Werkstätten in den Instituten bzw. Fachbereichen erweitert, der Verfahrenstest wurde mit einer Werkstatt gestartet.

Die größeren DV-Projekte im Jahr 2005 waren

• der flächendeckende Einsatz des DV-Systems HISLSF ("Lehre, Studium, Forschung") zur Lehrveranstaltungsverwaltung nach einer halbjährigen Einführungsphase: 
  Die Lehrenden bzw. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Instituten und Fachbereichen können - organisatorisch in den einzelnen Fachbereichen unterschiedlich organisiert - unmittelbar online die Daten der angebotenen Lehrveranstaltungen eingeben und aktualisieren. Hiermit wird das elektronische Vorlesungsverzeichnis erstellt und aktuell gehalten, die gedruckten Veranstaltungsverzeichnisse (zentrales, dezentrale und kommentierte) werden erstellt und gleichzeitig die Grunddaten für die Prüfungsverwaltung bereit gestellt. Weiter können Ausstattungsmerkmale von Räumen recherchiert und Räume für Lehrveranstaltungen gebucht werden. Die Studierenden haben jederzeit und ortsunabhängig den aktuellen Zugang zum Veranstaltungsangebot der Universität, können sich zu Veranstaltungen und Prüfungsleistungen (dieses bis zur Verabschiedung der neuen Prüfungsordnungen auf das Jahr 2005 beschränkt, danach über das Programm QISPOS) elektronisch an- und abmelden, sich zu Auswahl- und Verteilverfahren für Lehrveranstaltungen anmelden und kontrollieren, zu welchen Lehrveranstaltungen eine Zulassung ausgesprochen werden konnte. 
  Durch die Möglichkeit, regelmäßig angebotene Lehrveranstaltungen für künftige Semester turnusgemäß mit allen relevanten Angaben automatisch für die Aktualisierung bereit zu stellen, wird sich ein nachhaltiger Rationalisierungseffekt einstellen, sobald der aufwändige Ersterfassungsschritt überwunden ist. 
  Die Nachfrage nach dem elektronischen Veranstaltungsverzeichnis ist sehr groß - zu Semesterbeginn wurden mehr als eine Millionen Datenbankzugriffe wöchentlich registriert.

• der erweiterte Einsatz des Online-Immatrikulations- und Online-Bewerbungsverfahrens unter Einsatz der auf die örtlichen Anforderungen angepassten DV-Systeme QISZUL, HISZUL und HISSOS: 
  Die web-gestützte Online-Immatrikulation wird praktisch zu 100 % angenommen, abgesehen von ausländischen Studienbewerbern immatrikulieren sich Studienbewerber nur noch in wenigen Ausnahmefällen konventionell durch persönliche Abgabe des Datenerhebungsbogens. U.a. für diese Fälle stehen in unmittelbarer Nähe zum Studierendensekretariat Selbstbedienungsgeräte zur Verfügung. 
  Als Online-Bewerbungsverfahren stehen drei unterschiedliche Verfahren zur Verfügung: die Online-Bewerbung für Studiengänge im Orts-NC für erste Fachsemester, für Studiengänge im Orts-NC für höhere Fachsemester und für Losverfahren in Fällen von Nachrückverfahren. Auch hier liegt die Nutzung nahezu bei 100 %; die Fallzahlen mit über 50.000 Fachbewerbungen zum Wintersemester 2005/06 für höhere Fachsemester konnten so bewältigt werden - auch dank der parallel durchgeführten Bewertung der elektronischen Anträge in einem Online-Verfahren im Studierendensekretariat. Die Vergabe der Studienplätze einschl. der Benachrichtigung der Antragsteller erfolgte vollautomatisiert; die Bewerber können sich online über den Stand ihres Antrags informieren.

• die Ausdehnung des Einsatzbereiches sowie der Funktionalität des Prüfungsverwaltungssystem HISPOS: 
  Mit der Einführung von Bachelor- / Masterstudiengängen sind die Anforderungen an die Prüfungsverwaltung erheblich gestiegen. Das bisher im Prüfungsamt der Philosophischen Fakultät und in einzelnen kleineren Prüfungsämtern eingesetzte Prüfungsverwaltungssystem HISPOS-GX musste hierzu insbesondere an die Anforderungen durch die studienbegleitende Leistungsverbuchung angepasst werden. Um diese Vervielfachung des Aufwands für die Prüfungsämter überhaupt bewältigen zu können, waren organisatorische Änderungen in der Prüfungsverwaltung (siehe Abschnitt Strukturmaßnahmen) und Neudefinitionen der Geschäftsprozesse erforderlich. 
  Kern der neu definierten Geschäftsprozesse sind die hohe Integration der Prüfungsverwaltung mit der Studierenden- und der Lehrveranstaltungsverwaltung mit dem Ziel einer konsequenten Vermeidung der Mehrfacheingabe von Daten und Medienbrüchen. Beispiele solcher Verschlankungen sind u.a. die Online-Anmeldung von Studierenden zu Veranstaltungen und Prüfungsleistungen und die Online-Eingabe von Leistungsnoten durch die Lehrenden oder von ihnen beauftragte Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter. Nur so können die in zwei bis drei Jahren zu erwartenden rund 250.000 Leistungsdaten je Semester nach der flächendeckenden Einführung von Bachelor- / Masterstudiengängen bewältigt werden.

• die Reorganisation der Vergabe von DV-Nutzerkennungen für Beschäftigte: 
  Um den Anforderungen aus der Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung gerecht werden zu können, die Zugangsmöglichkeiten aller Lehrenden zu den DV-Systemen HISLSF und QISPOS verlangen, wurde einvernehmlich mit dem Zentrum für Informationsverarbeitung (ZIV) die Verwaltung von DV-Nutzerkennungen von Beschäftigten reorganisiert. Die Vergabe wurde bisher auf schriftlichen Antrag des Beschäftigten vom ZIV durchgeführt. Ab Jahresende 2005 wird jedem neu Beschäftigten zum Dienstbeginn die Nutzerkennung von der Verwaltung (Dez. 6.3) automatisch zugeteilt, so dass die Nutzung der DV-Infrastruktur der Universität bereits ab dem ersten Beschäftigungstag möglich ist. Die in der Personaldatenbank gespeicherten Nutzerdaten werden dem ZIV zur Einspeisung in das Identity Management System in einem automatisierten Verfahren zur Verfügung gestellt. Damit wird an das seit mehreren Jahren erfolgreich praktizierte Verfahren im studentischen Bereich angeschlossen. Verbunden mit der Verfahrensänderung war die Vergabe von Nutzerkennungen an alle Beschäftigte, die bisher keinen Account hatten. Damit ist künftig auch die vollständige Erreichbarkeit aller Beschäftigten per E-Mail sowie die systematische Auswahl von Teilgruppen anhand von Kriterien aus der Personaldatenkank gewährleistet.