Formalitäten

Wer an der Universität Münster forschen oder lehren möchte, sollte vor und nach der Einreise einige Formalitäten beachten. In den meisten Fällen gibt es folgende Reihenfolge an bürokratischen Erledigungen zu beachten.

 

 

• Visum und Einreise

  Für die Einreise nach Deutschland benötigen Sie aus bestimmten Ländern ein Visum. Die folgenden Seiten informieren darüber, ob und wann für welche Personen ein Visum notwendig ist.

  • Weitere Informationen zum Visum

   

• Meldepflicht

  In Deutschland besteht eine Meldepflicht für alle Personen, die eine Wohnung beziehen. Innerhalb einer Woche nach Einreise oder Umzug müssen Sie sich und alle mit eingereisten Familienmitglieder im Einwohnermeldeamt anmelden. Zur Anmeldung benötigen Sie:

  • Personalausweis und/oder Reisepass
  • Vordruck "Anmeldung bei der Meldebehörde"

  Im Amt für Bürgerangelegenheiten der Stadt Münster erhalten Sie:

  • Meldebescheinigung: Diese benötigen Sie zum Beispiel für die Verlängerung Ihres Visums und für die Eröffnung eines Bankkontos.
  • Polizeiliches Führungszeugnis: Sie benötigen das Führungszeugnis, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit der Universität eingehen. Ausländische Arbeitnehmer legen ein polizeiliches Führungszeugnis aus ihrem jeweiligen Heimatland vor.

  Bei dem für Ihren Wohnsitz zuständigen Finanzamt (in Münster: Finanzamt Münster-Innenstadt und Finanzamt Münster-Außenstadt) erhalten Sie:

  • die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug für das jeweilige Jahr, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit der Universität Münster mit einer Dauer von mehr als 183 Tagen haben. Sind Sie für einen kürzeren Zeitraum in Deutschland, wird über die Personalabteilung eine Bescheinigung für beschränkt steuerpflichtige Personen beim Finanzamt Düsseldorf Süd beantragt.

  Zur Internetseite des Amtes für Bürgerangelegenheiten der Stadt Münster

  Ummelden/Abmelden:

  Falls Sie während Ihres Aufenthaltes die Wohnung wechseln, müssen Sie sich bei dem für Ihren neuen Wohnort zuständigen Einwohnermeldeamt ummelden, das heißt Ihre neue Adresse registrieren lassen. Wenn Sie Deutschland am Ende Ihres Forschungsaufenthaltes wieder verlassen, müssen Sie sich im Einwohnermeldeamt abmelden.

   

• Aufenthaltserlaubnis

  Nach Ihrer Ankunft müssen Nicht-EU-Bürger, die sich mehr als drei Monate in Deutschland aufhalten möchten, Ihr Visum in einen längerfristigen Aufenthaltstitel umwandeln. In den meisten Fällen ist eindeutig, welche Aufenthaltsgenehmigung nach welchem § (Paragraphen) des AufenthaltG (Aufenthaltsgesetzes) für Sie die Richtige ist. Um zu wissen was Sie dabei vorweisen müssen, können Sie sich an unserer Checkliste orientieren, die allerdings individuell noch weitere Dokumente umfassen könnte.

  In einigen Fällen kann man wählen, welcher § in der Aufenthaltsgenehmigung stehen soll.

  Weitere Informationen erhalten Sie bei EURAXESS Deutschland.

• Arbeitserlaubnis, Arbeitsvertrag, Ernennung und Gehalt

  Es gilt: Wissenschaftliches Personal, Gastwissenschaftler und technische Mitarbeiter in Forschungsteams benötigen keine gesonderte Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit. Die Ausländerbehörde kann die Genehmigung zur Ausübung der wissenschaftlichen Beschäftigung in diesen Fällen direkt erteilen und in die Aufenthaltserlaubnis eintragen.
  Amt für Migration und Integration der Stadt Münster

  Bürger der Europäischen Union, Angehörige des Europäischen Wirtschaftsraums und der Schweiz genießen Arbeitnehmerfreizügigkeit. Sie brauchen keine Zustimmung, um einer Erwerbstätigkeit nachzugehen.

  Abschluss eines Arbeitsvertrags oder Ernennung

  Die Arbeitsbedingungen werden für wissenschaftliche Mitarbeiter in einem Arbeitsvertrag mit der Universität Münster festgelegt. Verbeamtete Professoren und wissenschaftliche Beamte werden dagegen ernannt, das heißt, dass sie eine Urkunde über die Ernennung erhalten.

  Gehalt

  Das Gehalt für die Beamten bestimmt sich nach dem Bundesbesoldungsgesetz und den einschlägigen Landesregelungen, das Gehalt für Professoren nach der dort geregelten W-Besoldung.

  Das Gehalt für wissenschaftliche Mitarbeiter richtet sich in Nordrhein-Westfalen nach der Entgeltgruppe, die in dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) geregelt ist.

   

  Freizügigkeitsbescheinigung

  Die Freizügigkeitsbescheinigung für Wissenschaftler aus der EU ist abgeschafft. Diejenigen, die einen längeren Aufenthalt in Deutschland planen (mehr als drei Monate), müssen sich dann in der Regel nur noch beim Einwohnermeldeamt melden.
  Weitere Informationen bei EURAXESS Deutschland
  Einreise und Aufenthaltsinformationen des Auswärtigen Amtes
  Amt für Bürgerangelegenheiten der Stadt Münster

   

• Kontoeröffnung bei der Bank

  Wenn Sie länger in Deutschland bleiben, regelmäßig Gehalt oder ein Stipendium beziehen und Miete bezahlen müssen, ist es sinnvoll, ein Girokonto bei einer Bank zu eröffnen. Ein Girokonto können Sie in jeder Bank- oder Sparkassenfiliale eröffnen. Sie benötigen dafür Ihren Pass oder Personalausweis und die Meldebescheinigung vom Amt für Bürgerangelegenheiten. Einige Banken verlangen zusätzlich die Aufenthaltserlaubnis des Ausländeramts.
  
  Banken und Sparkassen: Die Banken unterscheiden sich in ihren Angeboten und Leistungen kaum, jedoch in den Gebühren. Deshalb sollten Sie sich vorher informieren. Zu Ihrem Girokonto erhalten Sie eine Debitkarte (Bankkarte, Sparkassenkarte, EC-Karte), mit der Sie an den Geldautomaten der eigenen Bank kostenlos und an Geldautomaten anderer Banken gegen Gebühren Geld abheben können.
  
  Geldüberweisungen: Geldüberweisungen aus dem außereuropäischen Ausland können teuer sein. Sie sollten sich vorher bei Ihrer Heimatbank nach den entsprechenden Konditionen erkundigen und eventuell eine Bank in Deutschland wählen, die mit Ihrer Heimatbank kooperiert.
  https://www.gelbeseiten.de/banken/muenster
   

   

• Sozialversicherung und Krankenversicherung

  Sozialversicherung

  Die Sozialversicherung in Deutschland umfasst die Bereiche Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung. Die Beiträge werden jeweils zur Hälfte vom Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber gezahlt. Die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung trägt nur der Arbeitgeber.
  Weitere Infos auf den Seiten der "Deutschen Sozialversicherung"

  Um eine Krankenversicherung kümmert sich jeder Arbeitnehmer selbstständig. Beachten Sie deshalb folgende Informationen:
   

  Krankenversicherung

  In Deutschland ist es für Forscher und begleitende Familienmitglieder verpflichtend eine Krankenversicherung abzuschließen. Den Krankenversicherungsnachweis benötigen Sie auch für die Erteilung einer Aufenthaltserlaubnis und den Abschluss eines Arbeitsvertrags. Für Kurzaufenthalte bis zu 3 Monaten, muss die Versicherung mindestens die medizinische Behandlung bei akuter Krankheit und bei Unfällen abdecken. Für längere Aufenthalte muss sie der gesetzlichen Krankversicherung entsprechend. Es gibt in Deutschland nämlich zwei Arten von Krankenversicherungen: die gesetzlichen Krankenkassen und die privaten Krankenversicherungen.

  Gesetzliche Krankenversicherung
  Für alle gesetzlichen Krankenversicherungen gilt ein einheitlicher Beitragssatz, der je zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen wird. Der Beitragssatz beträgt 14,6 Prozent (Stand 01.07.2021). Die Beiträge für die Krankenversicherung werden unmittelbar vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen. Die gesetzlichen Krankenkassen können einen individuellen Zusatzbeitrag vom Arbeitnehmer erheben. Die Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung sind weitgehend festgelegt. Unterschiede gibt es bei dem Kundenservice, bei Zusatzleistungen und bei Wahltarifen. Die Wahl der gesetzlichen Krankenversicherung ist frei. Wenn Sie keine eigene Auswahl vornehmen, meldet die Universität Münster Sie bei der AOK an.

  Private Krankenversicherung
  Ab einem Jahreseinkommen über 66.600 Euro (monatlich 5.550 Euro, Beträge gültig ab 2023) besteht die Möglichkeit, sich privat versichern zu lassen. Für internationale Forscher ohne Arbeitsvertrag ist dies dagegen die einzige Möglichkeit (siehe unten). Im Gegensatz zur gesetzlichen Krankenversicherung sind die Beiträge in der privaten Krankenversicherung nicht abhängig vom Einkommen, sondern richten sich nach verschiedenen Kriterien, die das Risikoprofil abbilden (Alter, Geschlecht, Beruf, Gesundheitszustand) und dem gewünschten Versicherungsschutz. Je umfangreicher die gewünschten Leistungen, desto höher ist der Beitrag. Privatpatienten werden persönliche Rechnungen ausgestellt; sie müssen diese selbst begleichen und bekommen das Geld später von der Versicherung erstattet.
  Weitere Informationen zur Krankenversicherung auf den Seiten des EURAXESS Netzwerks

   
  Wichtige Information für EU-Bürger: Sind sie in ihrem Heimatstaat freiwillig versichert oder pflichtversichert, können sie im EU-Ausland sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz Gesundheitsleistungen in Anspruch nehmen und sich die Kosten von ihrer Krankenkasse erstatten lassen. Diese sind allerdings oft auf Notfälle oder akute Krankheiten begrenzt.
  Weitere Informationen zur Krankenversicherung für EU-Bürger

   

• Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung

  Haftpflichtversicherung

  Wer einen Schaden verursacht, ist verpflichtet, diesen vollständig zu ersetzen. Deshalb empfiehlt sich der Abschluss einer privaten Haftpflichtversicherung. Andernfalls haften Sie mit Ihrem eigenen Vermögen für diesen Schaden. 

  Unfallversicherung

  Durch die Unfallversicherung, die der Arbeitgeber für Sie abschließt und bezahlt, sind Sie bei Arbeitsunfällen abgesichert. Für Unfälle außerhalb der Arbeitszeit können Sie eine private Unfallversicherung abschließen.

   

• Steuern

  Aufenthalt mit Stipendium

  Falls Sie Ihren Forschungsaufenthalt in Deutschland im Rahmen eines Stipendiums verbringen, sind Sie unter bestimmten Voraussetzungen im Rahmen des deutschen Einkommenssteuergesetzes von der Steuer befreit. Hier empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem jeweiligen Stipendiengeber. Außerdem sollten Sie sich erkundigen, ob Ihr in Deutschland gezahltes Stipendium in Ihrem Heimatland versteuert werden muss.

  Aufenthalt mit Arbeitsvertrag

  Falls Sie Ihren Forschungsaufenthalt im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses mit Arbeitsvertrag in Deutschland verbringen und länger als ein halbes Jahr bleiben, werden Sie grundsätzlich in Deutschland nach Ihrem insgesamt weltweit erwirtschafteten Einkommen besteuert.

  Doppelbesteuerungsabkommen

  Um zu verhindern, dass Ausländer gleichzeitig in Deutschland und ihrem Heimatland besteuert werden, gibt es mit vielen Ländern sogenannte Doppelbesteuerungsabkommen. Darin wird geregelt, in welchem Land Steuern gezahlt werden müssen.
  Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer

  Steuererklärung

  Am Ende eines Kalenderjahres haben Sie die Möglichkeit (bei einem Aufenthalt über 183 Tage) eine Einkommensteuererklärung bei dem Finanzamt an Ihrem Wohnort einzureichen. Mit diesem können Sie unter Umständen einen Teil der gezahlten Steuern zurückerstattet bekommen. Die dafür benötigten Unterlagen erhalten Sie beim örtlichen Finanzamt oder im Rathaus.

  Kirchensteuer

  Eine Besonderheit in Deutschland ist die staatlich eingezogene Kirchensteuer. Religionsgemeinschaften haben unter bestimmten Umständen die Möglichkeit, Kirchensteuern durch das Finanzamt einziehen zu lassen. Für die großen Kirchen (evangelisch, römisch-katholisch, jüdisch) wird die Kirchensteuer (9 % der Einkommensteuer) vom Staat zusammen mit der Lohnsteuer eingezogen und automatisch vom monatlichen Gehalt abgeführt. Daher müssen Sie bei der Anmeldung im Einwohnermeldeamt angeben, ob eine Religionszugehörigkeit vorliegt.

  Weitere Informationen zum Thema Steuern bei Euraxess

   

• Rentenbeiträge

  Eine Rente aus der gesetzlichen Rentenversicherung können Sie im Rentenalter erhalten, wenn Sie Rentenzeiten (Beitragszeiten, Ersatzzeiten, Kindererziehungszeiten) von mindestens 5 Jahren nachweisen können.
  
  Erreichen Sie diese 5 Jahre nicht und kehren z.B. ins Ausland zurück, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen einen Antrag auf Erstattung der gezahlten Rentenbeiträge stellen.
  
  Haben Sie Rentenansprüche aus verschiedenen europäischen Ländern erworben, informieren Sie sich bitte hier: www.findyourpension.eu/
  ...oder per Video
  
  Allgemeine Erläuterungen zur Erstattung
  Erläuterungen zum Antrag auf Beitragserstattung