Raum per Exchange reservieren

Die Raumreservierung im ZIV erfolgt nun per Exchange. Hierbei ist zu beachten, dass die Räume (genau wie ein Benutzer innerhalb des Exchange-Systems) ein eigenes Postfach haben. Damit die Reservierung erfolgen kann, muss man also mit diesen Räumen eine Besprechung buchen, bzw. sie zu einem Termin einladen.

Am einfachsten erfolgt dieses per "Terminplanungs-Assistent", um die Frei- und Gebuchtzeiten des jeweiligen Raums zu sehen. Ebenso ist es aber möglich, vorher in den Kalender des Raums hineinzuschauen.

Reservierung via Outlook 2007 (Outlook-Modul Kalender)

Diese Anleitung bezieht sich im Detail auf die Benutzung von Outlook mit Exchange.

• Menü Aktionen, Befehl Neue Besprechungsanfrage, dann auf Button "Terminplanungs-Assistent" oder über Button "Räume" direkt Raum hinzufügen
• oder: Neuen Termin öffnen (z.B. per Doppelklick im Kalender) und auf Button "Terminplanungs-Assistent" oder "Teilnehmer-Einladen" klicken
  ohne "Terminplanungs-Assistent" keine Anzeige der Frei- und Gebuchtzeiten

Besprechung einberufen mit dem Terminplanungs-Assistenten

• alternativ: Menü Aktionen, Befehl Besprechung planen

Besprechungen direkt aus dem Menü planen

• hier auf "Weitere einladen" und im nächsten Fenster Raum (Ressource) hinzufügen und ggf. Teilnehmer einladen
• Anzeige der freien und gebuchten Zeiten der Teilnehmer und Räume, Möglichkeit eines automatischen Terminvorschlages (nur Menü Aktionen, Befehl Besprechung planen)
• sind alle Ressourcen und Benutzer eingetragen, so drückt man zum Schluss auf den Button "Senden", um die Reservierung abzuschließen
• wenn die Reservierung erfolgreich war, sendet der entsprechende Raum eine Bestätigungsemail zurück
• sollte die Reservierung fehlschlagen, so erhält man hierüber ebenfalls eine Email

Möchte man den Kalender des entsprechenden Raums betrachten (z.B. vorab oder weil die Reservierung fehlgeschlagen ist), geht man folgendermaßen vor:

• im Modul Kalender von Outlook auf "Freigegebene Kalender öffnen..." klicken und den Namen des Raums auswählen
• alternativ: Menü Datei, Befehl Öffnen dort Ordner eines anderen Benutzer, hier unter Ordnertyp "Kalender" auswählen und Namen des Raums auswählen

Reservierung via Outlook Web Access Light 2007 (für alle gängigen Browser)

Eine andere Möglichkeit ist die Reservierung über "Outlook Web Access" (OWA) per Browser. Diese muss unter der URL: https://xmail.wwu.de/owa erfolgen. Da die Darstellung je nach Browsertyp variiert, bezieht sich diese Anleitung auf die Light Version, welche in allen gängigen Browsern funktionieren sollte. Die Buchung im Internet Explorer via OWA ähnelt sehr der Verfahrensweise unter Outlook, daher wird diese hier nicht näher beschrieben.
Es ist im OWA nicht möglich sich Kalender anderer Personen oder Räume anzusehen, der "Terminplanungs-Assistent" ist aber vorhanden.

Bei erstmaliger Verwendung eines Raumes im OWA

Dieser Abschnitt ist nur interessant, wenn OWA-Light das erste Mal verwendet wird, bzw. der zu buchende Raum innerhalb des OWA. Ob der Raum dem OWA bekannt ist, sieht man wenn dieser in der Kalenderansicht an der linken Seite im Ressourcenfeld erscheint. Sollte dieser dort nicht erscheinen ist der folgende Abschnitt zu beachten. Ansonsten bitte im nächsten Schritt weiter lesen.

• den persönlichen Kalender im OWA öffnen und auf den Button Neue Besprechungsanfrage klicken

Neue Besprechungsanfrage

• im Reiter Termin auf Ressourcen klicken (im Prinzip ist hier das Feld egal, über Erforderlich oder Optional kommt man zur gleichen Ansicht)

Ressourcen aus Adressbuch wählen

• im Feld Jemanden suchen die Anfangsbuchstaben des Raumes eingeben und die Suche durchführen (vorher die Auswahl auf . Alle Räume ändern)

Raumsuche

• den gewünschten Raum auswählen (anhaken) und durch klicken auf Ressourcen übernehmen

Raum auswählen

• wenn man möchte, kann man nun auf die gleiche Weise die Teilnehmer zur Besprechung hinzufügen, dann natürlich auf Erforderlich oder Optional drücken (vorher Suche auf . Alle Benutzer ändern)
• danach entweder auf Fertig oder Schließen klicken

Ausgewählter Raum

• links werden in der Terminansicht nun die dem Kalender bekannten Räume/Ressourcen angezeigt, diese kann man später dann ohne eine Suche über den Button Ressource direkt übernehmen

Nun kann die Anleitung für die wiederholte Verwendung eines Raumes weiter verwendet werden.

Bei wiederholter Verwendung eines Raumes im OWA

• den persönlichen Kalender im OWA öffnen und auf den Button Neue Besprechungsanfrage klicken

Neue Besprechungsanfrage

entweder:

• den Termin direkt mit allen Details und Teilnehmern anlegen, den entsprechenden Raum in der linken Spalte auswählen und per Button Ressource bestätigen
• soll lediglich der Raum gebucht werden, reicht die Angabe der Ressource
• danach den Termin und die Raumbuchung per Senden bestätigen

oder:

• die Details für den Termin ausfüllen, also Teilnehmer, Datum etc. und ganz wichtig: den entsprechenden Raum in der linken Spalte auswählen und per Button Ressource bestätigen

Vorhandenen Raum auswählen

• auf Terminplanungs-Assistent klicken
• hier werden nun alle dem Kalender bekannten Räume und ihre Verfügbarkeit angezeigt sowie eventuelle Zeitkonflikte bei Personen
• zuerst sollte man in der linken Spalte unter Dauer die Länge des Termins festlegen und diese per Aktualisieren übernehmen

Termindauer festlegen

• dieser Assistent ignoriert hier leider einige Angaben aus der Terminansicht:
  • es werden alle Ressourcen/Räume alphabetisch geordnet in einem Listenfeld angegeben, sofern diese nicht im Termin eingetragen wurden und gleichzeitig belegt sind
  • es werden alle möglichen Zeitkonflikte bei beteiligten Personen angegeben, auch wenn sich diese nicht auf meine vorherige konkrete Zeitangabe im Termin beziehen
• um zu gucken, ob der vorher in der Terminansicht gewählte Raum zur gewünschten Zeit verfügbar ist, muss man im gewünschten Zeitraum das Listenfeld für die Räume aufklappen und schauen, ob dieser in der Liste steht
• wenn der Raum nicht in der Liste zum gewünschten Zeitpunkt erscheint, ist dieser belegt
• hat man einen Zeitraum entdeckt, in welchem der Raum frei ist und alle Teilnehmer Zeit haben, kann man auf den entsprechenden Zeitraum auf der linken Seite klicken und dieser wird in die Terminplanung übernommen

Raum Kaminzimmer ist verfügbar

• nun sollte man alle Angaben nochmal kontrollieren und dann den Termin bzw. die Raumbuchung per Senden bestätigen

Anmerkung:

• im Kalender der Räume können keine Veränderungen vorgenommen werden
• sollte ein Raum bereits belegt sein, so kann dieses nur von Frau Giermann oder Frau Hartung geändert werden bzw. über den Kalender des Kollegen, welcher den Raum belegt hat indem er diesen Termin verlegt, löscht oder einen anderen Raum einträgt

-- MatthiasWagner - 17 Sep 2008