Raum per Exchange reservieren (Outlook-Modul Kalender oder "Outlook Web Access" per Browser)

Die Raumreservierung im ZIV erfolgt nun per Exchange. Hierbei ist zu beachten, dass die Räume (genau wie ein Benutzer innerhalb des Exchange-Systems) ein eigenes Postfach haben. Damit die Reservierung erfolgen kann, muss man also mit diesen Räumen eine Besprechung buchen, bzw. sie zu einem Termin einladen.

Am einfachsten erfolgt dieses per "Terminplanungs-Assistent", um die Frei- und Gebuchtzeiten des jeweiligen Raums zu sehen. Ebenso ist es aber möglich, vorher in den Kalender des Raums hineinzuschauen.

Die Anleitung bezieht sich im Detail auf die Benutzung von Outlook mit Exchange. Eine andere Möglichkeit ist die Reservierung über "Outlook Web Access" (OWA) per Browser. Diese muss unter der URL: https://xmail.wwu.de/owa erfolgen. Da die Darstellung je nach Browsertyp variiert, wird der Vorgang hier nicht detailliert behandelt. Die Buchung ähnelt sehr der Verfahrensweise unter Outlook. Es ist im OWA allerdings nicht möglich sich Kalender anderer Personen oder Räume anzusehen, der "Terminplanungs-Assistent" ist aber vorhanden.

• Menü Aktionen, Befehl Neue Besprechungsanfrage, dann auf Button "Terminplanungs-Assistent" oder über Button "Räume" direkt Raum hinzufügen
• oder: Neuen Termin öffnen (z.B. per Doppelklick im Kalender) und auf Button "Terminplanungs-Assistent" oder "Teilnehmer-Einladen" klicken
  ohne "Terminplanungs-Assistent" keine Anzeige der Frei- und Gebuchtzeiten

Besprechung einberufen mit dem Terminplanungs-Assistenten

• alternativ: Menü Aktionen, Befehl Besprechung planen

• hier auf "Weitere einladen" und im nächsten Fenster Raum (Ressource) hinzufügen und ggf. Teilnehmer einladen
• Anzeige der freien und gebuchten Zeiten der Teilnehmer und Räume, Möglichkeit eines automatischen Terminvorschlages (nur Menü Aktionen, Befehl Besprechung planen)
• sind alle Ressourcen und Benutzer eingetragen, so drückt man zum Schluss auf den Button "Senden", um die Reservierung abzuschließen
• wenn die Reservierung erfolgreich war, sendet der entsprechende Raum eine Bestätigungsemail zurück
• sollte die Reservierung fehlschlagen, so erhält man hierüber ebenfalls eine Email

Möchte man den Kalender des entsprechenden Raums betrachten (z.B. vorab oder weil die Reservierung fehlgeschlagen ist), geht man folgendermaßen vor:

• im Modul Kalender von Outlook auf "Freigegebene Kalender öffnen..." klicken und den Namen des Raums auswählen
• alternativ: Menü Datei, Befehl Öffnen dort Ordner eines anderen Benutzer, hier unter Ordnertyp "Kalender" auswählen und Namen des Raums auswählen

Anmerkung:

• im Kalender der Räume können keine Veränderungen vorgenommen werden
• sollte ein Raum bereits belegt sein, so kann dieses nur von Frau Giermann oder Frau Hartung geändert werden bzw. über den Kalender des Kollegen, welcher den Raum belegt hat indem er diesen Termin verlegt, löscht oder einen anderen Raum einträgt

-- MatthiasWagner - 17 Sep 2008