© Uni MS IT

Richtlinie zum Umgang mit Softwarelizenzen durch Beschäftigte der WWU

Stand: 25.10.2019

Diese Richtlinie zum Umfang mit Softwarelizenzen regelt verbindlich den Einsatz von Software auf dienstlichen Geräten und Systemen im Eigentum der WWU durch Beschäftigte. Private Geräte fallen nicht in den Verantwortungsbereich der WWU, selbst wenn sie dienstlich genutzt werden. Die Dienstanweisung umfasst folgende Regeln:

  1. Verantwortlich für die korrekte Lizensierung und Lizenzdokumentation der installierten Software ist der Administrator des Gerätes bzw. Systemes. Wird dieses nicht durch einen IT-Dienstleister der WWU (WWU IT oder IVV) administriert, sondern durch den Beschäftigten selbst, ist er für die korrekte Lizensierung sämtlicher auf dem Gerät installierter Software verantwortlich, auch wenn er diese nicht selbst installiert hat.
  2. Lizenzpflichtige Software darf generell nur bei Vorliegen einer entsprechenden Lizenz installiert und genutzt werden. Dies gilt auch für den Test von Software, der ebenfalls nur im durch den Lizenzgeber vorgesehen Umfang und in der erlaubten Testdauer zulässig ist. Software, deren Lizenz nicht dauerhaft gilt, ist rechtzeitig vor deren Ablauf zu deinstallieren.
  3. Der Bedarf für Software, die laufende Lizenzkosten für die WWU verursacht (Abomodelle), ist regelmäßig zu überprüfen. Nicht mehr benötigte Lizenzabos sind zeitnah zu beenden.
  4. Jede installierte Software definiert unabhängig von der Nutzungsabsicht einen Lizenzbedarf. Der Zugang zu einer Installationsquelle (z.B. auf einem Netzlaufwerk der WWU oder als Download im Internet) ist dabei nicht gleichbedeutend mit einem Nutzungsrecht. Der Beschäftigte hat sicherzustellen, dass er die Software installieren darf.
  5. Die Softwarelizenz muss den Einsatz in Organisationen erlauben. Kostenlose Varian-ten von Software sind häufig ausschließlich für die Nutzung durch Privatpersonen vorgesehen. In diesem Fall ist, sofern vorhanden, die entsprechende Lizenz für den Organisationseinsatz zu erwerben (häufig „Enterprise“ oder „pro“ genannt).
  6. Software‐Lizenzen können bei dienstlichem Bedarf auf dem Dienstweg beschafft werden. Hierbei ist die Einkaufsrichtline der WWU zu beachten. Zu Detailfragen der Software‐Lizenzierung und -beschaffung berät die zuständige IVV.

Folgende lizenzpflichtige Software darf auf allen Dienstgeräten genutzt werden, da hierfür zentral Lizenzen beschafft wurden:

  1. Windows‐Upgrade bei Vorliegen einer Basislizenz
  2. Office für Windows und Mac
  3. Adobe Acrobat
  4. Von Smartphones und Tabletts: Zugriff auf Exchange und Nutzung eines Remote Desktops
  5. Sophos‐Antiviren‐Software
  6. Citavi (Literaturverwaltung)

Auf privaten Rechnern steht allen Beschäftigten derzeit (ausgenommen sind Hilfskräfte) folgende lizenzpflichtige Software für primär dienstliche Zwecke zur Verfügung:

  1. Windows (Kauf spezieller Installationsmedien für die Work‐at‐Home‐Nutzung bei Vorliegen einer Basislizenz)
  2. Office für Windows und Mac (Kauf spezieller Installationsmedien für die Work‐at‐Home‐Nutzung)
  3. Adobe Acrobat (unter der Voraussetzung, dass Acrobat nicht gleichzeitig auf dem Dienst‐ und Privat‐PC genutzt wird)
  4. Zugriff auf die Exchange‐ und Remote‐Desktop‐Server der WWU
  5. Sophos‐Antiviren‐Software