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Virtueller Bibliotheksetat entschärft Preiskrise - Fachliche Zuordnung der Zeitschriften der Zweigbibliothek Medizin zu den Instituten und Kliniken


Vor genau einem Jahr im Dezember 1998 hatten wir im ZB Med Info angekündigt, daß die Bibliothekskommission ein vollkommen neues Zeitschriftenkonzept für die ZB Med erarbeiten würde. Dieses sollte eine Lösung für das sich ständig vergrößernde Mißverhältnis zwischen Zeitschriftenpreisen und Etat aufzeigen. Das Zeitschriftenspektrum mußte optimiert und fachlich ausgewogener werden, Ab- und Neubestellungen noch stärker und flexibler als bisher die wirklichen Bedürfnisse unserer Kunden widerspiegeln. Die wissenschaftlichen Mitarbeitern der medizinischen Einrichtungen sollten insgesamt größere Einflußmöglichkeiten darauf haben, welche Zeitschriften von der ZB Med vorgehalten werden und welche nicht.

Was genau beinhaltet das Konzept und wie wurde es umgesetzt?

Während es in den vorhergehenden Jahren immer darum ging, aus einer Liste von vorhandenen Zeitschriften diejenigen auszuwählen, die abbestellt werden konnten, wurde nun den geschäftsführenden Direktorinnen und Direktoren innerhalb eines bestimmten Budgets vollkommen freie Hand gelassen. Sie hatten die Möglichkeit, Zeitschriften aus der ZB Med weiterlaufen zulassen, abzubestellen oder ganze neue Zeitschriften zu desiderieren. Um den dazu nötigen "virtuellen" Etat möglichst gerecht auf die Institute und Kliniken zu verteilen, wurde folgendermassen vorgegangen:

In einem ersten Schritt konnte jedes Institut und jede Klinik angeben, welche Zeitschriften aus der Sicht ihres Fachgebiets an der ZB Med vorhanden sein sollten - unabhängig davon, ob diese Zeitschriften bereits dort abonniert waren oder nicht. Dabei wurden die Titel in eine Rangfolge gebracht. Zur Unterstützung dieses Entscheidungsprozesses wurde den geschäftsführenden Direktorinnen und Direktoren nicht nur die Liste sämtlicher Zeitschriften der ZB Med zur Verfügung gestellt, sondern auch weitere Informationen zu jedem Titel wie z.B. die Zahl der jährlichen Benutzungen, wie oft diese in den letzten beiden Umfragen genannt wurden, die Höhe des jährlichen Abopreises und der Preis/Benutzungs-Faktor.

Jeder Einrichtung wurde ein sogenannter Virtueller, Institutsbezogener Bibliotheksetat (VIB) zugeteilt. Dieser Etat betrug das 2,2fache des jeweiligen Bibliotheksabzugs. Die Summe dieses Bibliotheksabzugs über die gesamte ME ist 360.000 DM. Da der Zeitschriftenetat der ZB Med ohne Vorabzüge, Buchbinder- und sonstige Kosten rund DM 800.000 ausmacht, konnte jede Einrichtung über das 2,2fache des Bibliotheksabzugs "verfügen". Aber Achtung! Dieser Etat ist kein wirklicher Etat, den man einsparen oder woanders einsetzen kann. Es handelt sich nur um eine Art "Spielgeld", das dafür sorgt, daß die Zeitschriften gerecht auf alle Institute und Kliniken verteilt werden.

Entsprechend der vorgegebenen Rangfolge wurden soviele Titel abonniert, wie es der VIB zuließ. Dabei wurde berücksichtigt, ob andere Institutionen den gleichen Titel genannt hatten. Wenn z.B. auf Wunsch von vier Instituten die Zeitschrift "Journal of immunology" abonniert wurde, dann wurde jedem Institut nur 1/4 der Abokosten in Höhe von DM 1.200 angerechnet, d.h. DM 300.

Wurde ein Titel nicht vom VIB mindestens einer Einrichtung abdeckt, dann konnte er abbestellt werden. Im umgekehrten Fall wurde ein Titel neu abonniert, wenn er so weit oben in der Rangfolge mindestens einer Einrichtung stand, daß er aus dem VIB bezahlt werden konnte.

Das Konzept erlaubt die schnelle und flexible Reaktion auf Veränderungen in der Forschung oder im Publikationsverhalten der jeweiligen Fachgebiete. Jedes Jahr haben die Institute und Kliniken die Gelegenheit, ihre Zeitschriftenauswahl neu zu treffen. Entscheiden sie sich jedoch gegen einen Titel, den sie bisher zusammen mit anderen Einrichtungen bezahlt hatten, kann sich dadurch für diese der anteilige Preis stark erhöhen. Rechtzeitige Konsultationen wären also in einem solchen Fall sicher notwendig.

Eine Liste von 28 Zeitschriften hatte sich bei Umfragen in der Vergangenheit als von solcher Wichtigkeit herausgestellt, daß sie als nicht disponibler Kernbestand der ZB Med fest vorgegeben wurden. Die Kosten für diese Titel werden nicht einzelnen Einrichtungen belastet, sondern vorab bezahlt. Hierunter fallen Titel wie BBA, BMJ, Cancer, Cell, JBC, JAMA, Lancet, Nature, NEJM, PNAS, Science, usw.. Den Kernbestand finden Sie unter http://medbib.klinikum.uni-muenster.de/obsto/text/mbi/umfrage99-Dateien/kernbestand.htm.

Als Besonderheit konnte angegeben werden, ob die Titel nur in Print, nur in Online oder aber in beiden Formaten abonniert werden sollten. Da ein Bibliothekskonsortium des Landes NRW, dem wir auch angehören, mit den Verlagen Springer und Kluwer einen Vertrag abgeschlossen hatte, konnte der Medizinischen Fakultät die Online-Nutzung dieser Verlagstitel ermöglicht werden. Mit den Verlagen Academic Press und Elsevier stehen wir noch in Verhandlungen. Die Verlängerung des Vertrags mit Elsevier könnte in letzter Minute daran scheitern, daß Elsevier nicht bereit ist, anstelle des Gesamtpakets von 1.200 Titeln nur denjenigen Bruchteil der wirklich von uns benötigten Zeitschriften anzubieten.

Feedback

Die genannten Titel wurden in einer eigens für diese fachliche Verteilung programmierten Datenbank eingegeben. Nachdem die Berechnung der aus dem VIB bezahlbaren Titel für jede Einrichtung durchgeführt worden war, wurden die Ergebnisse im August 1999 jeder Institution mitgeteilt. Damit sollte ihnen die Möglichkeit gegeben werden, desiderierte Zeitschriften und deren Rangfolge vor dem Hintergrund der Gesamtdesiderate der Fakultät nochmals ändern zu können.

Ergebnis

Gerade bei diesem Konzept war es unabdingbar, alle Institute und Kliniken zu einer Rückmeldung zu bewegen. Dies ist erfreulicherweise auch durchweg gelungen. Insgesamt wurden 1.284 Zeitschriften als Desiderate genannt, davon 360 (28%) in Print-Form, 487 (38%) in Online-Form und 437 (34%) sowohl in Print als auch in Online. Von diesen Titeln konnten über 80% (1.027) aus den VIBs bezahlt werden. Sie sind damit ab 2000 in der ZB Med vorhanden. Weitere 178 Titel stehen über Konsortialverträge online zur Verfügung. Von den verbleibenden 79 Titeln blieben 12 aufgrund ihrer hohen Benutzung weiter abonniert und weitere 17 sind dezentral abonniert, so daß letztendlich nur 50 der desiderierten Zeitschriften (3,9%) nicht in der Fakultät zugänglich sind. Von diesen 50 Desideraten entfielen alleine 24 auf ein einziges Institut. Ohne dieses Institut konnten somit 98% aller Wünsche erfüllt werden.

Die 1.027 aus den VIBs bezahlten Titeln entsprechen 587 verschiedenen Zeitschriften, von denen 249 von der ZB Med bisher nicht laufend geführt waren. Diese Titel wurden neu abonniert - ein in dieser Größenordnung bundesweit wohl einmaliger Vorgang. Sie finden die vollständige Liste im Web unter http://medbib.klinikum.uni-muenster.de/obsto/text/mbi/umfrage98-Dateien/.

Viele Titel nicht genannt

Interessant ist der Vergleich mit dem bisherigen Zeitschriftenspektrum der ZB Med: Von den laufenden Kaufzeitschriften der ZB Med waren lediglich 44% = 338 so weit oben in der Rangfolge genannt worden, daß sie aus den VIBs bezahlt werden konnten. Bei genauer Überprüfung der nicht genannten Titel stellte sich heraus, daß sich hierunter überdurchschnittlich wertvolle Zeitschriften verbargen wie z.B. das Bundesgesundheitsblatt, Deutsche medizinische Wochenschrift, usw.. Außerdem fanden sich hier etliche laufende und unverzichtbare Nachschlagewerke wie z.B. das Ärztebuch, das Krankenhausadressbuch, die Rote Liste. In Absprache mit der Bibliothekskommission blieben 56 dieser Titel weiter abonniert. Die Bewertungskriterien basierten auf früheren Studien (http://medbib.klinikum.uni-muenster.de/obsto/text/mbi/umfrage98-Dateien/zsn_kon.htm). Der verbleibende Rest von 315 nicht bezahlbaren, nicht desiderierten Zeitschriften wurde zugunsten der Neuabos abbestellt: http://medbib.klinikum.uni-muenster.de/obsto/text/mbi/umfrage99-Dateien/ab.htm.

Dieses Konzept hat der Fakultät zum ersten Mal die Möglichkeit gegeben, die Not-Abbestellungen von 1996 zu korrigieren. Deshalb ist es auch nicht verwunderlich, daß sich unter den 249 neu bestellten Zeitschriften 71 befinden, die 1996 oder 1997 abbestellt worden waren. Wo es vertretbar ist, wird die Bibliothek die entstandenen Bestandslücken füllen.

72% aller Titel wurden (auch) als Online-Version desideriert. Diese ist jedoch noch fast ausschließlich an das Print-Abo gekoppelt, so daß die gedruckten Ausgaben weiterhin geführt werden müssen, um an die von vielen unserer Benutzer so sehr geschätzten Online-Zeitschriften heranzukommen. Von etlichen anderen Titeln existieren wiederum keine Online-Versionen. Offensichtlich vermag nicht jeder Verlag angesichts der unsicheren Marktsituation die großen Investitionen für die Umstellung auf das elektronische Format aufzubringen. Die Zweigbibliothek Medizin hat jedenfalls alle desiderierten Online-Titel abonniert, die verfügbar waren.

Zeitschriften und Wirtschaftlichkeit

Berechnet man den Preis/Benutzungs-Faktor für die schon laufenden und desiderierten Titel, so ist er mit DM 18,80 pro Benutzung relativ moderat. Für jede Benutzung einer Zeitschrift aus dem erweiterten Kernbestand fallen gar nur DM 7,80 an. Dagegen mußte die Bibliothek bei den abbestellten Zeitschriften den unglaublichen Betrag von DM 97,70 pro Benutzung bezahlen. Offensichtlich hat dieses Verfahren der fachlichen Zuordnung der Zeitschriften mittels VIB zu einem durchaus erwünschten Selektionsprozeß für wichtige, häufig benutzte und ‘preiswerte’ Zeitschriften geführt.

Ebenso wie die bisher geführten Titel ständig auf ihre Wirtschaftlichkeit überprüft werden, so gilt dies auch für die neu desiderierten Titel. Da eine Medizinbibliothek auch nicht annähernd alle Titel im Abonnement anschaffen kann, die von den Wissenschaftlern vor Ort benötigt werden, muß eine Auswahl getroffen werden. Es gilt zwischen dringend und weniger dringend benötigten Artikeln zu unterscheiden. Des weiteren hat es sich bewährt, zusätzlich die Zeitschriften noch nach den Kriterien Wichtigkeit und Benutzungsfrequenz in vier Kategorien einzuteilen:

1. Die allerwichtigsten Zeitschriften mit weit überdurchschnittlicher Bedeutung und Benutzungsintensität. Beispiele für diese Kategorie sind Titel des Kernbestands wie BBA, Cancer, JBC, Nature, PNAS. Sie werden sowohl in Print- als auch in Online-Form abonniert, da es einen enormen Vorteil für Therapie und Forschung bedeutet, durch Online-Abos schneller auf Forschungsergebnisse zugreifen zu können. Gleichzeitig gestattet nur die Print-Version das nicht-zielgerichtete, kreative ‘Stöbern’ sowie die verläßliche und dauerhafte Archivierung (Dieter E. Zimmer: Je neuer die Medien, desto kürzer ist ihre Lebenserwartung. (ZEIT vom 18.11.1999). Verlage garantieren im Gegensatz zu Bibliotheken keine Archivierung, die über Aeonen geht, da dies keinen Profit verspricht. So geschieht es bei Online-Abos, daß mitunter ganze Jahrgänge von den Verlagsrechnern ins Nimmerwiedersehen verschwinden, wie z.B. beim European Journal of Biochemistry.)

2. Wichtige Zeitschriften werden - je nach Benutzerwunsch - entweder in Print- oder in Online-Form abonniert. Diese Titel werden zwar momentan teilweise noch in beiden Formaten angeboten, dies ist aber mittelfristig nicht zu bezahlen und wirtschaftlich nicht zu vertreten. Die Doppelung kann lediglich während einer Übergangsphase angeboten werden, um Erfahrungen zu sammeln und um die Entscheidungsfindung für eines der beiden Formate zu unterstützen.

3. Weitere wichtige, weniger benutzte und kostspielige Zeitschriften bzw. deren Artikel werden über Subito (s. ZB MED Info 3(1)1998, S.8) angeboten. Die Lieferzeit beträgt hier 1-3 Tage. Angesichts des schnellen Rückgangs der Zeitschriftenbenutzung über die Jahre (s. Abbildung links) sollte darüber nachgedacht werden, ob wirklich unbedingt jede Zeitschrift über Jahrzehnte hinweg abonniert und aufbewahrt werden muß.

Weniger wichtige, seltene oder nicht so dringliche Artikelwünsche können über JASON oder JASON-Roter Leihschein befriedigt werden. Die Literaturversorgung unserer Kunden soll durch dieses abgestufte Angebot optimiert und langfristig auf eine sichere, verläßliche und vor allem bezahlbare Basis gestellt werden. ­


 


Dieser Aufsatz ist erschienen in der Zeitschrift  med information.


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 aktualisiert: 2004-09-16