Rechtsgrundlage für die Erhebung dieser Verwaltungsgebühren ist die Gebührenordnung der Universitäts- und Landesbibliothek Münster vom 4. Februar 2010, veröffentlicht in den Amtlichen Bekanntmachungen der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster . Die Verwaltungsgebühr für die Ausstellung eines Ersatzausweises (10 €), bzw. für die Wiederbeschaffung eines verlorenen Buches (25 €) ist so bemessen, dass der Verwaltungsaufwand der Bibliothek (pauschaliert) abgedeckt ist. Achtung: Für Studierende der WWU wird die Ersatzausstellung einer Studierendenkarte nur im Studierendensekretariat vorgenommen und kostet 15 €.

Diese Begründung ist zugegeben formal und inhaltlich zunächst nicht befriedigend. Deshalb folgt hier eine Erläuterung des „Verwaltungsaufwands“: Die Erstellung eines Ersatzausweises ist zwingend mit einer Änderung der Benutzernummer verbunden, damit der verlorene Ausweis mit der alten Nummer ungültig wird und nicht zu Ihrem Schaden missbräuchlich genutzt werden kann. Bei der Bearbeitung von Verlustfällen müssen u.a. und je nach Art des Verlustfalls viele, bisweilen sogar sämtliche der folgenden Tätigkeiten erledigt werden. Diese Tätigkeiten laufen dabei meist im Hintergrund und deshalb für Sie nicht sichtbar ab:

Bei einem Ersatzausweis

• Sämtliche bereits entliehenen Bücher werden von dem alten Bibliothekskonto auf das neue umgebucht.
• An sämtlichen Ablagestellen der Zweigbibliotheken und der Zentralbibliothek (Buchausgabe der Leihstellen, im Lesesaal und im Handschriftenlesesaal der Zentralbibliothek) muss überprüft werden, ob für Sie Bücher bereitliegen; diese müssen ggf. in das mit Ihrem neuen Ausweis gekoppelte Ablagefach umgelegt werden.
• Bei Fernleihen, die noch in Bestellung sind, muss ebenfalls die Änderung der Benutzernummer nachvollzogen werden, damit im Falle der Lieferung die richtige Zuordnung möglich ist.
• Etwaige Gebührenzahlungen über die Uni-Kasse müssen ebenfalls der neuen Nummer zugeordnet werden können, was das Führen einer entsprechenden Konkordanz bedeutet.

Bei einem verlorenen Buch

• In jedem Verlustfall erfolgt zu Ihrer Sicherheit eine Überprüfung, ob das verlorene Buch sich nicht doch an seinem Standort befindet.
• Das verlorene Buch wird auf Ihrem Bibliothekskonto als Verlust gebucht, damit für Sie keine (weiteren) Fristüberschreitungsgebühren anfallen.
• Eventuelle Vormerker auf das verlorene Buch werden benachrichtigt, dass das verlorene Buch bis zum Zeitpunkt der Ersatzbeschaffung nicht zur Verfügung steht.
• In Buchhandelsverzeichnissen und ggf. Antiquariatsverzeichnissen wird ermittelt, ob, wo und zu welchem Preis das verlorene Buch noch lieferbar ist. Bei älteren Titeln und insbesondere bei Lehrbuchliteratur muss dabei auf eventuell verfügbare neuere Auflagen geachtet werden.
• Bei nicht mehr lieferbaren Titeln wird ein externer Dienstleister mit der Reproduktion des Titels als Kopie beauftragt.
• Falls der Verlierer das Buch nicht selber besorgt oder besorgen kann, führt die ULB die Bestellung durch. In diesem Fall bezahlt die ULB die Lieferung im Voraus und stellt den entsprechenden Betrag dem Verlierer anschließend in Rechnung.
• Wenn das Ersatzexemplar in der ULB eingetroffen ist, wird die Verlustbuchung auf Ihrem Bibliothekskonto storniert.
• Falls das Ersatzexemplar mit dem verlorenen Exemplar nicht identisch ist (d.h. bei neueren Auflagen oder bei Reproduktionen), muss der Katalog der ULB entsprechend korrigiert werden.
• Das Ersatzexemplar muss buchbinderisch bearbeitet werden (Signaturschild, Buchungsetikett).

Sie sehen, dass es mit der Ausstellung des Ersatzausweises oder dem Aufkleben eines Signaturschilds allein nicht getan ist. Angesichts der vielfältigen Hintergrundarbeiten ist die Verwaltungsgebühr von 10, 15 bzw. 25 € durchaus gerechtfertigt.