Archivierungsfähigkeit von PDF-Dokumenten

Nicht jedes Dokument im Portable Document Format (PDF) eignet sich für die Online-Veröffentlichung und die langfristige Archivierung.
Die ULB Münster erwartet PDF-Dateien, die mindestens konform mit dem Archivformat PDF/A-1x (ISO 19005-1:2005) sind. Ausreichend ist der PDF/A-1b (basic)-Standard, empfohlen wird jedoch der PDF/A-1a (advanced)-Standard. Für die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung sind freie und kommerzielle Werkzeuge erhältlich.

PDF/A-Standards
© ULB

PDF/A

Seit September 2005 ist PDF/A ein stabiler, international akzeptierter ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Ein archivierungsfähiges PDF/A-konformes Dokument muss auf verschiedenen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen den Inhalt visuell gleich reproduzieren können. Deshalb müssen z.B. alle Schriften und Farbprofilinformationen in das Dokument eingebettet sein. Ein PDF/A-konformes Dokument erfüllt sowohl Kriterien für die layoutgetreue Bildschirm- und Druckrepräsentation als auch die für die Sicherung und Erhaltung von Informationen notwendigen Bedingungen. PDF/A-Dokumente können außerdem nicht mehr verändert werden. Den Anforderungen der ULB genügen Dokumente, die den PDF/A-1b:2005 (RGB)-Standard erfüllen.

Erstellung der Datei

PDF/A-konforme Dateien lassen sich z.B. mit der Software Adobe Acrobat Professional oder dem kostenlosen PDFCreator erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme bereits einen direkten Export in diese Formate an, z.B. OpenOffice.org (ab Version 3.0), LibreOffice.org, Adobe Indesign (ab CS 2), Corel Draw Graphics Suite ab X4 (wird Studenten der WWU vom ZIV kostenlos zur Verfügung gestellt) oder Microsoft Office 2007 (ab Service Pack 2). Informieren Sie sich über die Möglichkeiten Ihrer Software (z.B. Konsultation der Hilfe oder Druckoptionen des Programms).

Im Folgenden finden Sie Kurzanleitungen für die PDF/A-Erstellung aus den gängigen Textsatzprogrammen und eine ausführliche Anleitung für MacOS X oder Windows in Kombination mit Adobe Acrobat Professional.

Kurz-Anleitung zur PDF/A-Erstellung aus den gängigen Textsatzprogrammen

Anleitung zur Erstellung einer PDF/A-Datei mit Adobe Acrobat

Weitere ausführliche Dokumentationen (beispielsweise auch für LaTeX) als PDF-Datei erhalten Sie bei der Humboldt Universität Berlin: http://edoc.hu-berlin.de/e_autoren/vorlage-pdf.php

Sollte Ihnen der Zugang zu der erforderlichen Software nicht möglich sein, können Sie im DigiLab der ULB mit dem MS Office-Paket und Adobe Acrobat Professional DC Ihre Dokumente in PDF/A-Dateien umwandeln.