Über das Projekt

Hintergrund

Das heutige Intranet enthält durchaus relevante Inhalte, wird jedoch von den Nutzern nicht angenommen, da die Informationen unvollständig, nicht aktuell und teilweise unzuverlässig sind. Das Layout ist nicht an das Corporate Design der WWU angepasst und die Seiten müssen derzeit noch händisch gepflegt werden. Darüber hinaus ist das Informationsangebot zu wenig am Bedarf der Fachbereiche orientiert.

Um die jetzige Situation der Beschäftigten zu verbessern, hat das Rektorat auf Initiative des Kanzlers der WWU die Online-Redaktion (Redaktion) sowie der EDV-Organisation der Verwaltung (Technik) damit beauftragt, für eine Alternative zum heutigen Angebot zu sorgen.

Zielsetzung

Ziel des Projektes ist zum einen der Relaunch des jetzigen Intranets und zum anderen zu untersuchen, inwiefern der Ausbau zu einem integrierten Mitarbeiterportal realisierbar ist. Beides soll zur Verbesserung der Kommunikation zwischen den Einrichtungen der WWU beitragen, den Beschäftigten durch bessere Informationen und die elektronische Unterstützung von Anträgen und Verwaltungsaufgaben die Arbeit erleichtern – und, last but not least, die Kommunikationskultur im Hause und damit die Identifikation mit der WWU erhöhen.

Kurzfristig: Relaunch Intranet
Das neue Angebot soll in gleichem Maße Fachbereiche, Verwaltung sowie Versorgungseinheiten ansprechen. Um dies zu erreichen, wird das jetzige Intranet nicht nur technisch modernisiert sondern auch redaktionell aufgewertet.

Mittelfristig: Mitarbeiterportal
Falls die geplante Bedarfsanalyse dies nahe legt, könnte mittelfristig ein integriertes Mitarbeiterportal als Ergänzung des neuen Intranets folgen, welches als Plattform für digitale Verwaltungsprozesse (z.B. eine elektronische Reisekostenabrechnung, Dokumentenmanagement) dienen würde. Diese Planungen stehen in engem Zusammenhang mit der ERP-Vorstudie (zugangsbeschränkt).

Team

Philipp Spreckels (Online-Redaktion, Projektleitung)
Peter Wichmann (Online-Redaktion, verantw.)
Thomas Mahlmann (EDV-Organisation der Verwaltung, verantw.)
Ann-Kathrin Bilda (persönliche Referentin des Kanzlers)

Christa Fruhner-Hamarchers (Sekretariat, Germanistisches Institut)
Maria Homeyer (Wissenschaftler- und Mitarbeitermobilität, International Office)
Dr. Ulrich Kathöfer (IVV Medizin, Leitung)
Nicola Meyer (Personal- und Organisationsentwicklung)
Holger Przibytzin (Universitäts- und Landesbibliothek)
Dominik Rudolph (Zentrum für Informationsverarbeitung)
Anna Wassum (Fachbereich Philologie)
N.N. (Vertreter des Personalrats)

Wissenschaftliche Partner
Prof. Dr. Guido Hertel (Organisations- & Wirtschaftspsychologie)
Dipl.-Psych. Jens Mazei (Organisations- & Wirtschaftspsychologie)

Wie wollen wir vorgehen?

Analysen

Derzeit befindet sich das Projekt in der Analysephase. In Kooperation mit den Organisationspsychologen der Universität wird eine Bedarfsanalyse durchgeführt. In 40 halbstündigen Interviews mit ausgewählten Beschäftigten werden eine Bewertung des heutigen Intranets und die Wünsche und Anforderungen an das zukünftige Angebot abgefragt. Auf Basis der erhobenen Daten wird dann eine breit angelegte Online-Umfrage durchgeführt, an der alle Beschäftigten teilnehmen können. Parallel dazu wird im Zuge einer Bestandsaufnahme ermittelt, welche Inhalte und Prozesse aus dem heutigen Intranet beim Relaunch zu überarbeiten und überführen sind.

Relaunch

Auf Grundlage der Bedarfsanalyse und Bestandsaufnahme wird in Abstimmung mit dem Rektorat ein Plan für den Intranet-Relaunch erarbeitet. In Zusammenarbeit mit den jeweiligen Institutionen beginnt die Online-Redaktion mit dem Aufbau des neuen Intranets. Voraussichtlich Ende März 2013 geht das neue Intranet mit einem Basisangebot online.

Ausbau

Parallel zu Betrieb und Support des neuen Inranets werden die restlichen Inhalte bis Ende 2013 aufgebaut und das alte Intranet somit Stück für Stück ersetzt.

Häufig gestellte Fragen

1. Für wen ist das neue Intranet gedacht?

Alle Beschäftigten der WWU, seien sie aus Verwaltung, Fachbereichen oder zentralen Dienstleistern. Das Universitätsklinikum besitzt bereits ein eigenes Intranet.

2. Ich möchte einen Vorschlag machen. / Ich habe eine Frage. An wen muss ich mich wenden?

Sie können die Projektleitung (Philipp Spreckels) telefonisch unter 83-22192 oder per Mail an philipp.spreckels@uni-muenster.de erreichen.

3. Ändert sich auch das Aussehen des Intranets?

Ja. Das neue Intranet wird sich grafisch am gängigen Corporate Design der WWU-Webauftritte orientieren.

4. Warum wird erst mit einem Basisangebot begonnen?

Wir haben uns für diese Variante entschieden, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der WWU so schnell wie möglich mit den redaktionell überarbeiteten Seiten arbeiten können. Ein Komplettrelaunch hätte bedeutet, dass man noch sehr viel länger auf das alte Intranet angewiesen wäre.

5. Werden die alten Intranetseiten bis zum Relaunch noch überarbeitet?

Eine Überarbeitung des alten Intranet-Auftritts wird nicht erfolgen, da dies den Relaunch zeitlich zu weit nach hinten verschieben würde.

6. Ich wurde erst vor kurzem im Zuge der Verwaltungsevaluation oder der Nutzerumfrage befragt. Warum nun noch eine weitere Umfrage?

Wir wollen das Rad nicht neu erfinden und werden natürlich auch die Erfahrungen und Ergebnisse der Verwaltungsevaluation und der Nutzerumfrage in unser Konzept einfließen lassen. Dennoch ist die Bedarfsanalyse wichtig, um das neue Intranet möglichst genau auf ihre Wünsche zuzuschneiden.

7. Wer übernimmt in Zukunft die Pflege der Informationsseiten?

Hilfestellungen und konkrete Supportanfragen werden zukünftig, wie auch schon im zentralen Webangebot der WWU, bei der Online-Redaktion zusammen laufen. Die dauerhafte Pflege der Seiten selbst liegt in der Hand der einzelnen Abteilungen und erfolgt durch das erprobte Contentmanagementsystem Imperia.