perMail - E-Mail-Retter, Spam-Vernichter und noch viel mehr
Aus:
Nr. 3/2003 vom Dezember 2003 - beachten Sie die späteren Ergänzungen.
Unser WWW-Mail-Programm perMail wurde in den letzten Monaten um einige wichtige Möglichkeiten erweitert.
Seit Erscheinen des letzten Artikels zu perMail sind unzählbar viele Kleinigkeiten verbessert, geändert und erweitert worden, häufig auch auf Ihre Anregung hin, und hat es auch etliche bedeutendere Erweiterungen gegeben, die ich hier noch einmal vorstellen möchte.
Beachten Sie bitte, dass die meisten der hier beschriebenen Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen erst dann dargestellt werden, wenn Sie von der Oberfläche „Start - für Einsteiger“ unter Benutzung des Auswahlfeldes „Bedienung - perMail kann viel mehr“ mindestens auf die Oberfläche „Text - für gelegentliche Nutzer“ umgestellt haben.
E-Mails verloren?
Natürlich legen wir keine Kopien aller durchlaufenden E-Mails an. In aller Regel werden also entsorgte oder anderweitig vernichtete E-Mails endgültig verloren sein.
Jedoch erfolgt jede Nacht eine Datensicherung (Backup), welche auch Ihr zentrales Postfach (von perMail als Posteingang bezeichnet) und Ihre perMail-Ordner umfasst. Falls sich eine verloren gegangene E-Mail also zum Zeitpunkt einer Datensicherung in ihrem Postfach befand, existiert möglicherweise noch eine Kopie in unserem Datensicherungssystem.
Früher bedeutete der Wunsch verlorene E-Mails wiederherzustellen, dass ein Mitarbeiter des ZIV von Hand entsprechende Restaurierungsarbeiten durchführen musste.
Jetzt ist dieser Vorgang automatisiert und in perMail integriert. Nach der Anmeldung finden Sie in perMail unten auf der Index-Seite eine Schaltfläche „Aus Sicherungskopie zurückholen“.
Durch einen Klick auf diesen Knopf veranlassen Sie, dass nacheinander alle Sicherungskopien des aktuellen Ordners (im Regelfall also Ihres Postfachs) durchsucht werden und alle darin vorhandenen E-Mails, sofern sie nicht noch im Ordner vorhanden sind, dorthin zurückkopiert werden.
Ältere Sicherungskopien sind üblicherweise auf Magnetbänder in unser Robotersystem ausgelagert, können also nicht innerhalb weniger Sekunden erreicht werden. Daher wird für diese Sicherungskopien nur ein Rückruf abgesetzt. perMail wird Sie darüber entsprechend informieren.
Falls Sie auch die in diesen Sicherungskopien enthaltenen E-Mails benötigen, benutzen Sie bitte nach etwa ein bis zwei Stunden (bitte nicht früher!) noch einmal die Schaltfläche „Aus Sicherungskopie zurückholen“, dann sollten auch diese E-Mails zurückgeholt werden können.
Wenn das immer noch nicht ausreicht, um eine vermisste E-Mail wiederherzustellen, dann haben Sie Pech gehabt: Dann können auch die ZIV-Mitarbeiter nichts mehr für Sie tun.
Übergroße E-Mails
Wer größere Dokumente und Dateien per E-Mail versenden möchte, stößt angesichts des Platzhungers heutiger Anwendungsprogramme immer öfter gegen Grenzen: Die E-Mail-Transport- und -Zustellserver leiten nur solche E-Mails weiter, die eine bestimmte Größe nicht überschreiten. Dadurch schützen die E-Mail-Server sich selbst und die Mailboxen der Empfänger vor Verstopfung.
Schon lange bieten wir für diese Fälle unter der Adresse https://user.uni-muenster.de/exec/bigmail den Bigmail-Dienst an, bei dem Dateien auf einem WWW-Server hinterlegt werden und der Empfänger nur noch eine Benachrichtigung erhält, von wo er sich die Daten innerhalb einer Woche herunter laden kann. Bei vielen Mailprogrammen braucht der Empfänger dafür nur einen einzigen Mausklick vorzunehmen.
Die obige WWW-Adresse wird nur noch benötigt, wenn Sie sich von Auswärtigen übergroße E-Mails zusenden lassen möchten, denn Bigmail ist seit vielen Monaten schon nahtlos in perMail integriert: Falls Sie mit perMail eine E-Mail mit so großen Anlagen versenden, dass die Gefahr besteht, dass der Transport oder die Zustellung der E-Mail beim Empfänger deshalb verweigert wird, dann schaltet perMail automatisch auf Hinterlegen um: Die Anlage wird auf dem perMail-Server hinterlegt und in die E-Mail nur ein Hinweis auf die Download-Adresse aufgenommen.
Ab der Bedienoberfläche „Text“ haben Sie auch die Möglichkeit, das Beifügen oder Hinterlegen der Anlage selbst zu steuern.
Natürlich gibt es auch beim Bigmail-Dienst und bei der Hinterlegung mit perMail noch Größenbeschränkungen: Bedingt durch die Technik der WWW-Server können zur Hinterlegung vorgesehene Dateien nicht größer als etwa 90 bis 95 MB sein. Das ist aber fast das Dreißigfache dessen, was Sie per herkömmlicher E-Mail versenden können; selbst mit einem DSL-Anschluss benötigen sie gut anderthalb Stunden zum Hochladen einer so großen Datei.
Unabhängig von allen Größenbeschränkungen empfehle ich Ihnen schon wegen der Ladezeiten, größere Dokumente und Dateien vor dem Versenden in eine Archivdatei zu kopieren und dann diese Archivdatei zu versenden. Die Archivdateien sind komprimiert und benötigen viel weniger Platz. Üblicherweise benötigt man zum Erzeugen oder Auspacken solcher Archivdateien ein ZIP-Programm; bei Windows XP heißen diese Archivdateien einfach „komprimierte Ordner“ und sind im Betriebssystem integriert. Daher werden nur noch wenige Empfänger Probleme haben, solche Archivdateien auszupacken.
Mehrere Anlagen gleichzeitig
Schon länger ermöglicht perMail auch das Versenden mehrerer Anlagen in einer einzigen E-Mail. Dazu müssen Sie einfach in dem Dateiauswahlfeld „Anlagen“ mehrere Dateien angeben - wenn Ihr WWW-Programm mitspielt.
Leider wird diese Möglichkeit selbst von den aktuellen Versionen einiger weit verbreiteter WWW-Programme (Internet Explorer, Mozilla, Netscape) nicht unterstützt. Als Alternative empfiehlt sich der abgesehen von Werbeeinblendungen kostenlose WWW-Browser von Opera: http://www.opera.com.
Natürlich können Sie auch einfach meiner obigen Empfehlung folgen, die zu versendenden Dateien in eine Archivdatei zusammenzufassen und dann nur diese Archivdatei zu versenden.
Rückfragen - sinnvoll oder nervend?
Solange Sie nichts anderes eingestellt haben, verhält sich perMail sehr geschwätzig und fragt bei jeder Aktion, mit der Sie wichtige Daten verändern könnten, lieber einmal mit einer Dialogbox nach, ob Sie das denn wirklich tun möchten. Sobald Sie etwas mehr Sicherheit im Umgang mit perMail gewonnen haben, können Sie mit dem Auswahlfeld „Rückfragen“ einstellen, wie viele Rückfragen gestellt werden sollen.
Bei der Einstellung „keine“ erfolgt keinerlei Rückfrage. Bei „wenige“ wird nur vor drohendem Datenverlust und Ähnlichem rückgefragt. Bei „normal“ erfolgen Rückfragen auch vor Ablegen, Kopieren, Absenden und anderen Datenveränderungen. Die Voreinstellung „viele“ schützt Sie zusätzlich vor dem Verändern von Markierungen, und die Auswahl „alle“ fragt Sie sogar beim Blättern.
Die Rückfragen und das Auswahlfeld erscheinen nur dann, wenn Sie in Ihrem WWW-Programm JavaScript aktiviert haben. Bei modernen WWW-Programmen ist das trotz der Risiken (man kann mehr mit JavaScript anfangen als nur Dialogboxen öffnen) standardmäßig der Fall.
Platz sparen
Falls Sie eine E-Mail mit Anlagen empfangen haben und diese Anlagen auf Ihren eigenen Rechner geholt haben (beispielsweise mit der Schaltfläche „Speichern nach Viruskontrolle“), dann könnten Sie natürlich die E-Mail auf dem perMail-Server in die Abfalltonne „wegwerfen“ oder gar im Reißwolf „entsorgen“. Vielleicht möchten Sie die E-Mail aber auch ohne die Anlage aufbewahren. Dann können Sie mit der Schaltfläche „Teil entsorgen“ die Anlage aus der E-Mail ausschneiden und entsorgen; danach belegt die E-Mail nur noch einen Bruchteil des vorher benötigten Platzes. Achten Sie aber darauf, den richtigen Teil der E-Mail zu entsorgen.
HTML-Mails
Leider verwenden nicht nur Versender unerwünschter Werbe-E-Mails, sondern auch zunehmend seriöse E-Mail-Nutzer immer häufiger statt des einfachen Textformats das HTML-Format. Jedoch birgt dieses Format für den Empfänger große Gefahren, da man im HTML-Code sehr leicht Anweisungen unterbringen kann, mit denen man die Tätigkeiten des Empfängers überwachen oder noch schlimmere Dinge anstellen kann (Stichwort „Webbugs“ usw.).
Um Ihnen die Möglichkeit zu bieten, auch HTML-Mails lesen zu können, ohne sich diesen Gefahren auszusetzen, wurde in perMail ein HTML-zu-HTML-Konverter eingebaut, welcher nur garantiert ungefährliche HTML-Elemente durchlässt.
Mit dem Auswahlfeld „Alternativtexte“ können Sie jetzt einstellen, welche Alternative Sie sehen möchten, falls eine E-Mail sowohl einfachen Text als auch HTML-Text enthält.
Internationalität
Falls Sie E-Mails in fremden Zeichensätzen erhalten (perMail versteht jetzt sogar Chinesisch), können Sie den Text auch dann mit perMail lesen, falls Ihr WWW-Programm die fremden Schriftzeichen nicht kennt: Wenn Sie das Auswahlfeld „Textsatz“ auf „Bild“ oder „Bild+Umbruch“ einstellen, werden die Inhalte als Grafik dargestellt. Dabei können dank der frei verfügbaren UCS-Fonts über 30.000 verschiedene Schriftzeichen dargestellt werden.
In einigen Wochen werden Sie hoffentlich fremde Schriftzeichen auch in Betreff- und sonstigen Kopfzeilen lesen können, in einigen Monaten wird hoffentlich das gesamte System Unicode beherrschen, inklusive der Möglichkeit, mit entsprechenden WWW-Programmen E-Mails auch in asiatischen Schriften zu versenden.
Tipps und Tricks
Wie man es von vielen anderen Programmen her kennt, zeigt auch perMail jetzt nach jeder Anmeldung einen neuen Tipp an. Natürlich können Sie auch durch die verschiedenen Tipps blättern.
Spam, Spam, Spam
Fühlen auch Sie sich durch die vielen unerwünschten Werbe-E-Mails belästigt? Das kann ich gut verstehen: Ich selbst bekomme fast 200 Stück pro Tag.
Wir dürfen solche Mails nicht herausfiltern, genauso wie auch die
Deutsche Post alle an Sie adressierten Sendungen zustellen muss. Aber
wir können Ihnen Möglichkeiten an die Hand geben, um diese Flut
auszusortieren. Über die Software „Deleatur“ meines Kollegen E. Sturm
ist schon wiederholt hier im 
berichtet worden.
In Kürze werden wir unsere Mailserver ausbauen und mit einer Software versehen, welche alle E-Mails anhand bestimmter Regelsätze überprüft und solche E-Mails, die offensichtlich oder wahrscheinlich als Spam anzusehen ist, durch Einfügen zusätzlicher Kopfzeilen markiert. Das von Ihnen verwendete E-Mail-Programm kann dann diese Markierungen auswerten und die E-Mail entsorgen oder was sonst Sie immer damit machen möchten.
Auch perMail versteht bereits diese Markierungen und zeigt offensichtliche Spam-Mails mit einem auffälligen schwarzen Warndreieck an. Außerdem sind für alle Nutzer „Wegsortierregeln“ voreingestellt, welche auf Mausklick alle offensichtlichen Spam-Mails in die Abfalltonne befördert und alle wahrscheinlichen Spam-Mails in den Ordner „spam-messages“.
Sobald der Ausbau der Mailserver abgeschlossen ist, brauchen Sie also nach dem Anmelden in perMail nur noch die Schaltfläche „Alle E-Mails wegsortieren“ zu drücken, um den größten Teil der Spam-Mails loszuwerden. Sie können auch auf der Anmeldeseite schon „Beginne mit ... Wegsortieren“ einstellen.
Während die sicher erkannten Spam-Mails dann endgültig vernichtet werden, sobald Sie die Abfalltonne leeren, sollten sich doch regelmäßig einen Blick in den Ordner „spam-messages“ werfen. Kein Spam-Filter arbeitet perfekt: Es ist durchaus möglich, dass eine „echte“ E-Mail versehentlich im Ordner „spam-messages“ landet. Sichern Sie diese E-Mails, bevor Sie den Rest des Ordnerinhalts entsorgen.
Die Spam-Markier-Maßnahmen werden bewusst konservativ eingestellt, daher wird es immer wieder einigen Spam-Mails gelingen, unentdeckt und unmarkiert in Ihr Postfach zu rutschen.
Es steht Ihnen natürlich frei, durch Ändern und Erweitern der voreingestellten Wegsortierregeln die Wegsortierrate zu verbessern: Beispielsweise werden sicherlich alle an Sie adressierten E-Mails mit chinesischen Schriftzeichen Spam sein - es sei denn, Sie haben Kontakte in den chinesischen Sprachraum oder zum sinologischen Institut. Die an die neuen Möglichkeiten angepassten Beispiel-Wegsortierregeln in der Online-Hilfe geben entsprechende Hilfestellung.
perMail im WWW
Als Einstiegsseite für alle Informationen zu
perMail wurde die Adresse http://www.permail.uni-muenster.de
eingerichtet. Dort finden Sie Links auf alle -Artikel,
Online-Hilfe-Seiten, Tipp-Seiten und sonstigen Informationsquellen
sowie natürlich zum perMail-System selbst. In
der Online-Hilfe finden Sie auch eine Liste aller für den Nutzer
sichtbaren Änderungen an perMail.
Etwa zeitgleich mit dem Erscheinen dieses wird die Anzahl der
perMail-Server von vier auf sechs erhöht werden,
um weiterhin möglichst gute Antwortzeiten bieten zu können. Immerhin
haben in den letzten 12 Monaten über 17.100 verschiedene Nutzer
perMail an der Universität Münster benutzt, das
sind über 50 % aller Nutzer.
Auch die anderen Hochschulen, an denen perMail eingesetzt wird, melden jeweils Nutzungsquoten von über 50 %, so dass perMail jetzt von über 35.000 Nutzern verwendet wird.
Sicherheit geht vor
Natürlich sollte man zum Schutz seines Passworts und seiner Daten diese niemals unverschlüsselt über das Internet verschicken. Schon immer hat Ihnen perMail daher unter https://permail.uni-muenster.de einen abhörsicheren Zugang geboten und Sie dazu gedrängt, diesen Zugang zu benutzen.
Mittlerweile sollte jeder ein WWW-Programm benutzen, welches mit den hochsicheren Verschlüsselungen umgehen kann, die von den WWW- und perMail-Servern des ZIV verwendet werden. Daher wird jetzt auch bei Benutzung der Einstiegsseite http://permail.uni-muenster.de automatisch auf den abhörsicheren Zugang umgeschaltet.
perMail wird auch weiterhin ständig verbessert und ergänzt werden. Bei vielen Nutzern darf ich mich für die zahlreiche Anregungen und Hinweise bedanken.
