perMail aktuell
Aus:
Nr. 3/2010 vom August 2010 - beachten Sie die späteren Ergänzungen.
Auch die Ergebnisse der zweiten Nutzerumfrage wurden bereits bei der Weiterentwicklung von perMail umgesetzt.
Auf dieses Ergebnis können wir stolz sein: In allen Punkten hat perMail bei der zweiten Nutzerumfrage ein besseres Ergebnis erzielt als bei der Umfrage vom letzten Jahr.
Auch die neue Umfrage lieferte wieder zahlreiche individuelle Rückmeldungen, die selbstverständlich sofort wieder in die weitere Entwicklung von perMail eingeflossen sind. Soweit nicht anders gesagt, stehen die nachfolgenden Änderungen bereits jetzt unseren Nutzern zur Verfügung.
Die meisten individuellen Rückmeldungen bezogen sich naturgemäß weiterhin auf die Bedienungsoberfläche von perMail. Dabei fiel besonders auf, dass ein erheblicher Teil der negativen Kritiken sich offensichtlich auf die alten Oberflächen bezieht, dass also viele Kritiker noch gar nicht auf die nach der letzten Nutzerumfrage neu entwickelten Oberflächen umgeschaltet haben. Um auch diese Nutzer zum Umschalten zu bewegen, blenden wir auf den alten Oberflächen ab sofort immer wieder eine Aufforderung zum Umschalten ein.
Die alten Oberflächen bleiben sicherlich noch einige Zeit vorhanden, werden aber jetzt nicht mehr weiter entwickelt werden. Neue Funktionen wird es also nur noch in den neuen Oberflächen geben.
Ausgelöst durch die Rückmeldungen hat sich aber auch bei diesen neuen Oberflächen einiges getan. Einige Änderungen sind nur dann wirksam, wenn JavaScript im WWW-Browser nicht deaktiviert wurde, diese sind mit „(JS)“ markiert. Grundsätzlich lässt sich perMail aber auch bei deaktiviertem JavaScript problemlos benutzen.
Der häufigste konkrete Kritikpunkt war die Anzeige von Anlagen, hier wurden gleich mehrere Verbesserungen vorgenommen:
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In der E-Mail-Liste werden E-Mails mit Anlagen jetzt durch ein Büroklammersymbol erkennbar gemacht. Dabei wird jetzt berücksichtigt, dass nicht jede mehrteilige E-Mail Anlagen enthält.
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Auf der Ansicht-Seite werden E-Mail-Teile, die eine Anlage enthalten, jetzt ebenfalls durch ein Büroklammersymbol erkennbar gemacht.
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Auf der Ansicht-Seite werden die E-Mail-Komponenten jetzt kompakter dargestellt, indem die Inhalte und die Inhaltsaktionen ausgeblendet werden (JS). Der Text wird natürlich erst einmal angezeigt. Mit einem Mausklick können alle diese Elemente sichtbar gemacht oder wieder versteckt werden.
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Zusätzlich werden E-Mail-Teile eingerückt und mit einem farbigen Randstreifen mit den zugehörigen Kopfzeilen verbunden, um die Struktur einer E-Mail besser zu verdeutlichen.
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Für Anlagen bietet die Ansicht-Seite eine Vorschau-Funktion, diese funktioniert bislang aber nur mit ganz wenigen Dateitypen: Die erste Seite der Anlage wird in ein ggf. verkleinertes Bild umgewandelt und eingeblendet.
Ein weiterer häufig geäußerter Wunsch war, mehr Anlagen an neue E-Mails beifügen zu können und diese auch noch in einem einzigen Schritt auswählen zu können:
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Eigentlich beherrscht perMail es seit Jahren, wenn mehrere Dateien mit einem einzigen Auswahlfeld ausgewählt werden. Wer den WWW-Browser Opera in der (jetzt sehr veralteten) Version 6.x verwendet hatte, konnte diese Fähigkeit auch ausnutzen.
Aus Sicherheitsgründen bieten die WWW-Browser den WWW-Anwendungen wie perMail keine Möglichkeit, auf das Aussehen und das Verhalten von Dateiauswahlfeldern Einfluss zu nehmen. Leider haben sich alle großen Browser-Hersteller dazu entschieden, in den Dateiauswahlfeldern das Auswählen mehrerer Dateien zu sperren, auch Opera hat sich in aktuelleren Versionen dieser Vorgehensweise angeschlossen.
Erst nach Implementierung entsprechender Elemente aus dem zukünftigen Standard HTML5 werden die Browser wieder in der Lage sein, ohne den unter Sicherheitsaspekten sehr bedenklichen und deshalb von perMail nicht verwendeten Weg über Shockwave-Flash-Progrämmchen mehrere Dateien gleichzeitig auswählen zu lassen. Nur von Firefox ab 3.6, Chrome ab 3 und Safari ab 4 ist bekannt, dass sie schon jetzt diese Elemente richtig umsetzen. perMail unterstützt jetzt die neue Methode; für Nutzer dieser Browser geht der Wunsch daher in Erfüllung.
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Unabhängig davon wurde die Anzahl der Dateiauswahlfelder für Anlagen deutlich erhöht. Es wird zwar jetzt nur noch ein einziges Eingabefeld angezeigt, aber durch Klick auf einen neuen Button kann man weitere Eingabefelder einblenden. (JS)
Erneut ein Thema wie schon letztes Jahr war die Frage: Was heißt „Löschen“? Soll beim Löschen einer E-Mail diese in die Abfalltonne geworfen werden, aus der man die E-Mail wieder zurückholen könnte, oder soll die E-Mail wie in einem Reißwolf endgültig vernichtet werden?
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Vor der Umfrage im letzten Jahr hatte perMail den Begriff „Löschen“ wegen dieser Zweideutigkeit vermieden und nur die Begriffe „Wegwerfen“ und „Vernichten“ verwendet.
Als Ergebnis der Umfrage im letzten Jahr wurde der von anderer Software her bekannte Begriff „Löschen“ eingeführt. Entsprechend der Mehrheit der Rückmeldungen wurde „Löschen“ mit der Bedeutung „Vernichten“ versehen, so dass es danach „Löschen“ und „Wegwerfen“ gab.
Die damalige Minderheit hat sich erneut zu Wort gemeldet. Um auch den Verfechtern der Interpretation von „Löschen“ als „Wegwerfen“ entgegen zu kommen, bietet perMail jetzt die freie Auswahl: Sie können jetzt auf der Einstellungen-Seite einstellen, welche Bedeutung der die Aktion „Löschen“ bekommen soll. In der Voreinstellung hat „Löschen“ die gleiche Bedeutung wie „Vernichten“ (im Reißwolf), es kann aber umgeschaltet werden auf die gleiche Bedeutung wie „Wegwerfen“ (in die Abfalltonne).
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Zusätzlich können in den Aufklappmenüs der Expertenoberfläche auch beide Aktionen „Wegwerfen“ und „Vernichten“ direkt ausgewählt werden.
Schon vor der Nutzerumfrage wurde das Verhalten von perMail beim Umgang mit übergroßen Ordnern verbessert:
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Seit einigen Monaten verweigert perMail nicht mehr die Arbeit, wenn es auf Posteingänge oder sonstige Ordner trifft, die die erlaubte Größe von einem halben Gigabyte überschreiten, sondern zerlegt als ultimative Notwehrmaßnahme den Ordner in Teilordner. Die Namen der Teilordner setzen sich aus dem Zeitpunkt der Zerlegung und einem fortlaufenden Buchstaben zusammen.
Zwar wurden die perMail-Nutzer nach Abschluss der Zerlegung informiert, manche Nutzer haben aber den Seitenaufbau vorzeitig abgebrochen, die Information nicht mehr zur Kenntnis nehmen können und deshalb ihre E-Mails vermisst. Um dieses Problem zu vermeiden, wird jetzt schon während der Zerlegung eine unübersehbare Fortschrittsanzeige eingeblendet.
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Um den Nutzern eine einfache Möglichkeit an die Hand zu geben, überhaupt nicht erst in diese Situation zu geraten, gibt es in unserem Nutzerportal MeinZIV im Bereich E-Mail den Punkt Nächtliches Wegsortieren mit perMail. Schon seit einiger Zeit konnten Sie dort auswählen, dass jede Nacht alle E-Mails im Posteingang in Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals- oder Jahresordner abgelegt werden.
Die bisherige Funktion hatte einen Nachteil: E-Mails, die in der ersten Nachthälfte eingegangen sind, lagen am nächsten Morgen im jeweiligen Ordner, E-Mails aus der zweiten Nachthälfte aber noch im Posteingang. Daher haben wir das nächtliche Wegsortieren jetzt um weitere Varianten erweitert: Sie können jetzt einstellen, dass E-Mails erst nach einer Woche (bei Tagesordnern nach zwei Tagen) in diese Ordner abgelegt werden. Ältere E-Mails werden damit also abgelegt, neue E-Mails finden Sie auf jeden Fall im Posteingang.
Auch beim Zusammenspiel mit IMAP konnten wir einige Anregungen aus dem Nutzerkreis umsetzen. Zwar gibt es das grundsätzliche technische Problem, dass perMail und der IMAP-Server ihre Gelesen-, Beantwortet-, Gelöscht- und sonstigen Markierungen an verschiedenen Stellen aufbewahren müssen und dass der IMAP-Server seine Markierungen erst sehr verzögert an einer Stelle ablegt, auf die perMail zugreifen kann, aber wenigstens dann kann perMail etwas mit den Markierungen anfangen:
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Mit IMAP gelesene E-Mails werden von perMail jetzt zwar noch mit dem Ungelesen-Symbol, aber nicht mehr in Fettschrift dargestellt.
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Mit IMAP beantwortete E-Mails werden jetzt auch in der Darstellung von perMail entsprechend markiert.
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Schon lange wurden per IMAP gelöschte, aber noch nicht aus dem Ordner entfernte E-Mails mit perMail entsprechend markiert.
Kritisiert wurde auch die Fehlerbehandlung beim Schreiben neuer E-Mails: Wenn man vergessen hatte, Adressaten oder Betreff anzugeben, musste man Anlagen erneut auswählen. Jetzt werden die Eingaben überhaupt nicht erst abgeschickt, solange Adressaten oder Betreff fehlen, es kommt dann gar nicht mehr zu dieser Situation (JS). [Fußnote: Bei fehlerhaften Adressaten kann die bisherige Situation aber weiterhin auftreten, weil die Korrektheit von Adressen mit JavaScript nur sehr eingeschränkt überprüft werden kann. Insbesondere ist es nicht möglich, bereits vor dem Absenden zu überprüfen, ob eine lokale Adresse tatsächlich existiert.]
Einige kleinere Wünsche konnten in letzter Zeit ebenfalls erfüllt werden:
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Das Anzeigeformat für Größenangaben von E-Mails, E-Mail-Teilen oder ganzen Ordnern kann jetzt konfiguriert werden.
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Zur Passworteingabe kann auf der Anmeldeseite seit einigen Monaten auch eine Bildschirmtastatur verwendet werden. Das hilft zwar gegen Hardware-Keylogger, nicht aber gegen intelligentere Spyware, die auch Maus- und Fensteraktivitäten berücksichtigt.
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Es ist seit einiger Zeit möglich, gelesene E-Mails als ungelesen zu markieren oder umgekehrt.
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Das Eingabefenster für E-Mail-Text ist jetzt größer.
Es gibt auch einzelne neue Tricks, die wirklich nur etwas für Experten sind:
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Bei den Wegsortierregeln gab es den Wunsch, auch die Größe von E-Mails als Kriterium verwenden zu können. Das wurde jetzt realisiert.
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Manche E-Mail-Programme versenden Anlagen nicht mit dem richtigen MIME-Typ. Wenn ein Empfänger die Anlage dann öffnen möchte, wird dann die falsche oder überhaupt keine Anwendung geöffnet und häufig nur ein Download-Dialog angeboten. Ein Experte kann jetzt vor dem Klick auf den Öffnen-Knopf in das Geheimnis-Eingabefeld einen anderen MIME-Typ (z. B. application/pdf für PDF-Dateien) eintippen und so den eigenen Browser dazu veranlassen, die Anlage mit der richtigen Anwendung zu öffnen.
Häufig wurde auch ein Autoreply-Mechanismus zum automatischen Beantworten eingegangener E-Mails vermisst.
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Ein automatisches Beantworten eingegangener E-Mails (Autoreply) kann perMail schon prinzipiell gar nicht durchführen: perMail kann nur auf bereits zugestellte E-Mails zugreifen, nicht aber in den Zustellprozess selbst eingreifen.
Mitarbeitern der Universität steht der Autoreply-Mechanismus des zentralen Microsoft-Exchange-Systems zur Verfügung. perMail-Nutzer sollten für die Zeit ihrer Abwesenheit in unserem Nutzerportal MeinZIV eine automatische E-Mail-Weiterleitung an nutzerkennung@exchange.wwu.de mit lokaler Kopie einrichten und im Exchange-System den Autoreply-Mechanismus aktivieren. (Mitarbeiter, die noch kein Exchange-Konto haben, können ebenfalls in MeinZIV die Einrichtung veranlassen.) Dann werden die eintreffenden E-Mails dupliziert: Ein Exemplar wird im üblichen Posteingang zugestellt und kann später mit perMail oder POP3 oder IMAP gelesen und verarbeitet werden, das andere Exemplar wird zum Exchange-System weitergeleitet und löst dort den Autoreply-Mechanismus aus. Nach der Rückkehr sollten die Weiterleitung wieder aufgehoben und alle E-Mails aus dem Exchange-System gelöscht werden.
Es gibt natürlich weiterhin unerfüllte Wünsche:
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Ein Suchen über alle Ordner eines Nutzers ist derzeit mit perMail nicht möglich, wird aber von vielen Nutzern gewünscht. Aus technischen Gründen ist so eine Suche in perMail nur schwer realisierbar und würde dann auch sehr langsam sein und niemals die Geschwindigkeit erreichen, die Sie mit guten IMAP-Programmen bereits jetzt nutzen können. Ob und wann wir eine solche Suche mit perMail anbieten werden, können wir daher noch nicht sagen.
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Aus Zeitgründen wird es in absehbarer Zeit nicht möglich sein, einen auch für Laien verständlichen Weg zum Erstellen von Wegsortierregeln anzubieten.
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Ebenfalls aus Zeitgründen konnte die bereits begonnene Integration von S/MIME (Signieren und Verschlüsseln von E-Mails) noch nicht fortgesetzt werden. Neben einer vollständigen OpenPGP-Unterstützung ist aber zumindest das Lesen verschlüsselter und signierter S/MIME-E-Mails bereits möglich.
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Das Adressbuch von perMail ist sehr einfach gestrickt und wird nie Groupware-Lösungen wie Microsoft Exchange Konkurrenz machen können. Es ist aber möglich, Adressen aus dem einen System zu exportieren und im anderen System zu importieren.
Unter dem Link „Was ist neu?“ auf der Login-Seite von perMail finden Sie weitere Informationen zu allen Änderungen.
Die wichtigste Änderung wurde schon im Januar realisiert: perMail wurde in das neue Single-Sign-On-System der Universität (siehe anderen Artikel) integriert. Die alte WWW-Adresse bleibt natürlich weiterhin gültig; wenn Sie aber vom Single Sign-On profitieren möchten, sollten Sie die neue Adresse benutzen:
http://www.uni-muenster.de/perMail/ (wird umgeleitet)
oder direkt:
https://sso.uni-muenster.de/perMail/ (Passwortkontrolle)
https://xsso.uni-muenster.de/perMail/ (X.509-Zertifikat-Kontrolle)
