inforum 1/2011 - Anbindung des UKM an das Identitätsmanagement
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ImpressumAnbindung des UKM an das Identitätsmanagement
R. Mersch
Seit Ende letzten Jahres werden auch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Fachbereichs 5 automatisch ins IdM eingetragen.
Bislang konnten die Angehörigen der Medizinischen Fakultät im Identitätsmanagement- (IdM-)System der WWU nur manuell gepflegt werden, da sie in der Personalverwaltung des UKM, und nicht der WWU, geführt werden und diese bislang nicht ans IdM-System angebunden war.
Zur Anbindung des UKM war zunächst ein Abgleich der aus dem UKM gelieferten Daten mit dem IdM erforderlich, da etliche Angehörige des Fachbereichs 5 bereits Kennungen im ZIV besaßen und somit im IdM bekannt waren. Den ZIV-Kennungen mussten dazu die jeweiligen Datensätze in der UKM-Lieferung zugeordnet werden. Erst danach können sich Änderungen in der UKM-Lieferung automatisch auf das IdM auswirken. Der Abgleich musste im Wesentlichen manuell durchgeführt werden, z. B. wegen unterschiedlicher Schreibweise der Namen in den beiden Datenquellen. Das Geburtsdatum, das bei der Ermittlung von Übereinstimmungen hilft, ist bei den ZIV-Kennungen, die vor Einführung des IdM-Systems beantragt wurden, nicht erfasst worden. Dieser Abgleich wurde von der IVV der Medizin geleistet, der an dieser Stelle ausdrücklich gedankt sei.
Für jede Person, deren Daten aus dem UKM geliefert werden und deren ZIV-Nutzerkennung diesem Datensatz zugeordnet werden konnte, ergibt sich der Vorteil, dass die ZIV-Kennung automatisch in die Nutzergruppe u0mitarb eingetragen wird und solange bleibt, wie ihre Daten in der UKM-Lieferung enthalten sind. Die Basisdienste des ZIV können somit ohne weitere Anträge genutzt werden, insbesondere ist es möglich, bestimmte nur für die WWU lizenzierte Dienste zu nutzen, ohne sich in die manuell gepflegte Gruppe e0mitwwu eintragen zu lassen. Im Nutzerportal MeinZIV ist unter „Sonstiges“ einsehbar, welchen Nutzergruppen man angehört.
Mögliche Probleme
Es gibt einige Umstände, unter denen der hier beschriebene Automatismus nicht funktioniert:
Neue Mitarbeiter der Medizinischen Fakultät und Mitarbeiter ohne ZIV-Kennung
Neuen Mitarbeiter, die bisher keine Kennung im ZIV besaßen, wird automatisch eine vorläufige Kennung zugeordnet. Die Aktivierung dieser Kennung erfolgt mit dem üblichen Antragsformular N. Danach greift der beschriebene Automatismus.
Nicht zugeordnete ZIV-Kennung
Wenn die ZIV-Kennung nicht zugeordnet werden konnte, ist dies u. a. daran erkennbar, dass sie nicht der Nutzergruppe u0mitarb angehört. Dies kann daran liegen, dass der manuelle Abgleich nicht erfolgreich war. Das kann dann nachgeholt werden. Es kann aber auch sein, dass die Daten der Person nicht in der Lieferung aus dem UKM enthalten sind. Das ist insbes. dann der Fall, wenn die Person in der Verwaltung des UKM nicht als WWU-Mitarbeiter, sondern als UKM-Mitarbeiter geführt wird. In solchen Fällen kann natürlich kein Automatismus greifen; dann muss die Kennung weiterhin manuell gepflegt werden.
Kontaktdatenbank
Die aus dem UKM gelieferten Daten werden auch in die im Aufbau befindliche Kontaktdatenbank eingespeist und von dort an das Elektronische Telefonbuch (ETB) weitergegeben, das als Datenquelle für die Telefonauskunft und die Kontaktsuche auf der Homepage der WWU dient. Die Datenqualität im ETB konnte dadurch verbessert werden. Ähnlich wie bei der Anbindung des UKM an das IdM muss allerdings auch zwischen Kontaktdatenbank und den Altbeständen im ETB ein Abgleich erfolgen, damit auch Änderungen automatisiert weitergeben werden können. Dieser Abgleich, der wiederum viel Handarbeit beinhaltet, steht uns in nächster Zeit bevor.
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