Sie benötigen einen Netzwerkzugang („Internet“) und einen Web-Browser, wie z.B. Internet Explorer, Firefox, Opera oder auch Safari. Javascript sollte für die MACH-Seiten erlaubt sein (ggf. Systemadministrator/IVV fragen). Wenn Sie den Excel-Export benutzen oder Word-Formulare aus MACH Web drucken wollen, geht das zur Zeit nur mit Windows-PC’s, auf denen ein spezielles Zusatzprogramm installiert werden muß (Stichwort „MACH-Office-DLL“). Dafür sind die jeweiligen IVV-en zuständig. Linux- oder Macintosh-Benutzer können bis auf Weiteres keinen Excel-Export oder Word-Formulardruck nutzen. Möglicherweise hat Ihre IVV jedoch eine spezielle Lösung für solche Anwender(z.B. „Terminalserver“).

2. Wo finde ich die MACH-Web Startseite im Internet?

Geben Sie in ihrem Internet-Browser (siehe Frage Nr. 1) die Adresse
http://machweb.uni-muenster.de/MACH/
ein und laden Sie diese Seite (z.B. durch Drücken der ENTER-Taste). Die MACH Web-Seite ist nur innerhalb der Universität erreichbar. Sie können aus Sicherheitsgründen nicht ohne weitere technische Vorkehrungen von zu Hause oder von anderen Orten auf MACH Web zugreifen. Wenn das anders wäre, wäre die Webanwendung MACH Web weltweiten Hackerangriffen ausgesetzt, was ein unverhältnismäßig hohes Risiko darstellen würde.

Wenn der Browser die Anmeldeseite für MACH Web geladen hat, sollten Sie sich sofort ein Lesezeichen („Bookmark“) in Ihrem Browser setzen. Dann haben Sie die Adresse für die nächste Benutzung sofort parat.

3. Wie melde ich mich in MACH Web an?

Wenn Sie eine Benutzerkennung für MACH Web bekommen haben, geben Sie diese in der Anmeldemaske im Feld Benutzername ein. Mit der Benutzerkennung haben Sie auch ein Anfangspasswort erhalten, welches Sie bei der ersten Anmeldung im Feld Kennwort eingeben. Nachdem Sie sich zum ersten Mal angemeldet haben, fordert Sie das System auf, das Anfangspasswort zu ändern. Was dabei im Einzelnen zu beachten ist, können Sie im Kapitel 2 der Anleitung „Erste Schritte in MACH Web“ nachlesen. Sie finden diese Anleitung direkt auf der MACH Web-Internetseite der Verwaltung:
https://www.uni-muenster.de/Verwaltung/ivr/index.html

4. Ich habe mein Kennwort vergessen/verloren. Wie bekomme ich ein neues?

Bitte wenden Sie sich an die hierfür eingerichtete Zentrale Service-Nummer der Verwaltung unter der Nummer 83-30303.

5. Ich komme nicht in MACH Web rein, obwohl ich meine Benutzerkennung und mein Kennwort richtig eingegeben habe?

In der Regel wird Ihre Benutzerkennung identisch mit Ihrer „ZIV-Kennung“ sein, die jeder Mitarbeiter der WWU vom ZIV zugeteilt bekommt. Das ist dieselbe Kennung, mit der Sie sich auf der Seite „Mein ZIV“anmelden können. Diese finden Sie hier:
http://www.uni-muenster.de/ZIV/MeinZIV/index.html
Die Benutzerkennung für Mitarbeiter der zentralen Verwaltung ist i.d.R. identisch mit deren sog. „vdv-Nummer“.
Das Anfangskennwort muss für jeden einzelnen Benutzer manuell gesetzt werden. Sie erhalten dieses Kennwort von der Stelle, die Sie als Benutzer eingerichtet hat. Wenn Sie keine Information dazu haben,wurde das Kennwort vielleicht noch nicht gesetzt (MACH meldet dann „Benutzer unbekannt“). Wenden Sie sich an die Zentrale Service-Nummer 83-30303.

Was nicht funktioniert: Ihre alte KASY-Kennung oder irgend ein email-Alias, welches Sie mal über das ZIV-Nutzerportal „Mein ZIV“ angelegt haben.

Da bei der Anmeldung in MACH Web Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird: ist die Feststelltaste aktiviert?

Wenn Sie all dies bedacht haben und es immer noch nicht geht, wenden Sie sich an die Zentrale Service-Nummer 83-30303.

6. Wo finde ich meine Kostenstellen/Projektkonten in MACH Web?

Kostenstellen und Projektkonten werden in MACH Web als sogenannte Abrechnungsobjekte dargestellt. Diese Abrechnungsobjekte haben eine eindeutige Nummer, die an die Stelle der bisherigen Kostenstellen- oder Projektnummer tritt. Ihre bisherigen Kostenstellen-Konten haben im Zuge der MACH-Einführung eine ganz neue Kostenstellennummer bekommen. Die Nummern der Projektkonten wurden nur leicht verändert. Um die entsprechenden Abrechnungsobjekte in MACH Web aufrufen zu können, sollten Sie die (neue) Nummer kennen. Wenn Sie sich beim Projekt EIVeR im Herbst 2009 für Ihre bisherigen Kostenstellen haben registrieren lassen, wurden Ihnen die neuen Abrechnungsobjektnummern per email mitgeteilt.

Sie finden eine Gegenüberstellung der alten zu den neuen Kostenstellennummern (nicht Projekte) aber auch auf der MACH Web-Internetseite der Verwaltung unter:
https://www.uni-muenster.de/Verwaltung/ivr/index.html
Wie Sie innerhalb von MACH Web dann auf Ihre Kostenstellen/Projekte zugreifen können, erfahren Sie in unseren halbtägigen Infoveranstaltungen (s. Schulungen) oder in der Benutzeranleitung „Erste Schritte in MACH Web“. Sie finden diese Anleitung ebenfalls direkt auf der MACH Web-Internetseite der Verwaltung:
https://www.uni-muenster.de/Verwaltung/ivr/index.html

7. Was ist ein Abrechnungsobjekt?

(siehe Nr. 6)

8. Ich bekomme gar keine oder nicht alle meine Kostenstellen/Projektkonten angezeigt. Woran liegt das?

Dafür kann es mehrere Gründe geben:

a) Das Projekt ist in 2009 (oder vorher) ausgelaufen bzw. beendet worden. Dann wurde in MACH Web für 2010 auch kein entsprechendes Abrechnungsobjekt mehr angelegt. Solche Projekte können und dürfen in 2010 auch nicht mehr kontiert werden!

b) Sie wurden noch nicht mit der notwendigen Rolle "Verantwortlicher Mitarbeiter" bei dem entsprechenden Abrechnungsobjekt hinterlegt. Sie können nur solche Abrechnungsobjekte einsehen, für die Sie die richtigen Rollen und Berechtigungen zugewiesen bekommen haben. Wenn Sie für bestimmte Abrechnungsobjekte registriert werden wollen oder sollen, benutzen Sie bitte den „Benutzerantrag für MACH Web“. Sie finden ihn hier:
http://wwwuv2.uni-muenster.de/Formular/machweban.pdf

c) Im Rahmen der Kostenstellenüberleitung von dem alten Haushaltssystem HIS FSV nach MACH mussten ca. 32.000 Verbuchungsstellen neu organisiert und angelegt werden. Viele davon konnten aufgrund der neuen Buchungssystematik aus Sachkonto und Kostenstelle (anstelle von Kapitel/Titel/Untertitel/…) ganz entfallen. Es kann sein, das bestimmte „exotische“ Kostenstellen (Stichwort „virtuelle Fachbereiche“) (noch) nicht in MACH Web existieren. Bitte nutzen Sie sich den Benutzerantrag, wenn Sie denken, dass Ihnen eine Kostenstelle fehlt und beantragen Sie damit den erweiterten Zugriff.

TIPP: Richten Sie sich im MACH-Mitarbeiterportal Ihre Startseite ein. Damit haben Sie Ihre Abrechnungsobjekte auf einen Blick und komfortabel im direkten Zugriff. Bei Fragen hierzu rufen Sie die Zentrale Service-Nummer 83-30303 an. Es sind nur ein paar wenige Klicks notwendig, die am Telefon schnell erklärt sind.

9. Kann ich nach einzelnen Buchungsbelegen suchen?

Eine Belegsuche ist seit Anfang April 2010 möglich. Eine Anleitung dazu finden Sie in dem Dokument Abrechnungsobjekte auswerten im Kapitel 5. Siehe Anleitungen MACH Web.

10. Kann ich nach Anlagegegenständen für mein Abrechnungsobjekt suchen?

Anlagegegenstände können außerhalb des Mitarbeiterportals unter "Information/Anlagen/Anlagen auswerten" differenziert gesucht werden. Geben Sie aber auf jeden Fall bei der Suche die Einschränkung auf Ihr Abrechnungsobjekt an!

11. Ich erwarte Geld - was muss ich tun?

Die kaufmännische Arbeitsweise folgt dem Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg!" Dies macht es erforderlich, dass Sie alles Ausgangsrechnungen (auch interne Rechnungen) als Durchschrift an die Finanzbuchhaltung weiter leiten! Die Finanzbuchhaltung bucht diese Ausgangsrechnung als Forderung ein und erwartet den Geldeingang. Kommt das Geld, kann es unverzüglich Ihrem Abrechnungsobjekt zugeordnet werden. Beachten Sie auch die formalen Anforderungen an eine "Rechnung": Musterrechnungen und entsprechende Hinweise finden Sie im "Formularschrank".

Wichtig: Bei Anforderungen von Drittmittelbeträgen von Ihren Projektgeldgebern senden Sie die Anforderung in zweifacher(!) Ausfertigung an das Dez. 5.4. Dort verarbeite man die Ausgangsrechnung und gibt ein Exemplar an die Finanzbuchhaltung weiter.

12. Mein Arbeitsvertrag ist vor kurzem ausgelaufen, wird aber verlängert. Ich muss auch zwischenzeitlich auf MACH Web zugreifen. Was muss ich tun?

In diesen Fällen wenden Sie sich bitte auch an die Zentrale Servicestelle unter der Rufnummer 83-30303. Man wird unbürokratisch eine befristete Verlängerung vornehmen können, die bei Drittmittelprojekten aber vom Projektleiter initiiert werden müsste.

13. Wann erscheint die Ausgangsrechnung im MACH-System? Was darf ich wann mit berücksichtigen?

Ausgangsrechnungen werden für Sie beim entsprechenden AOBj. gebucht und erscheinen unverzüglich in der entsprechenden Zeile des BAB. Diese Buchung erhöht auch sofort das verfügbare Budget und kann von Ihnen für Aufwendungen verausgabt werden. Dies ist unabhängig vom tatsächlichen Eingang des Geldes der Fall. Sollte eine Forderung, aus welchen Gründen auch immer, nicht realisiert werden können, aber bereits Aufwendungen getätigt worden sein, müsste die Deckung dieser Aufwände anderweitig sicher gestellt werden.