Organisationskonzept
Für den IKM-Service wurde keine neue Einrichtung geschaffen. Vielmehr reagieren die beteiligten Einrichtungen (ULB, ZIV und UniV) flexibel auf neue Aufgaben, die regelmäßig im Detail festgelegt werden. Dazu werden Mitarbeiter der Einrichtungen dem Bedarf entsprechend zusammengezogen und am Ende wieder zurückgenommen. Die Kooperation ist auf Dauer angelegt. Der Themenkatalog wird dem Bedarf folgend auf wechselnde Schwerpunkte in der sich schnell wandelnden IV ausgerichtet.
In der neuen Struktur sind ein fester Maßnahmenkatalog und Zeitpläne erstellt worden; die Aufgaben werden eindeutig bestimmten Personen oder Arbeitsgruppen zugewiesen. Durch regelmäßige Überprüfung der Arbeitsstände und ein Berichtswesen wird die Zielerreichung gesichert.
Die Wahrnehmung der Prozesse für IKM-Dienste erfolgt durch Kooperation spezialisierter Organisationseinheiten. Die Leistungen des IKM-Service werden durch operatives Controlling überprüft und den jeweiligen Anforderungen angepasst. Die grundlegende Aufgabendefinition wurde mit dem Kooperationskonzept festgelegt, das auch bereits die langfristigen Ziele enthält. Kurzfristige Ziele werden im Konsens der drei Institutionen und in Abstimmung mit den jeweiligen Gremien entwickelt.
Die durch Controlling hergestellte Transparenz soll nicht nur der Effektivität und Effizienz der Arbeit dienen, sondern auch die Partizipation und Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter fördern. Dabei sind gemeinsame Wertvorstellungen („shared values“) unabdingbar, wenn Personal aus unterschiedlichen Bereichen gemeinsam neue Aufgaben wahrnehmen soll.
Geleitet wird der IKM-Service kooperativ von der Direktorin der ULB, dem Direktor des ZIV und dem Kanzler.
