Das 1. SekretärInnen-Treffen, das im Mövenpick-Hotel stattgefunden hatte, bot in erster Linie Gelegenheit zum gegenseitigen Kennenlernen und zum persönliche Austausch.
Für das 2. SekretärInnen-Treffen am 17.01.2013 stand der Besprechungs-Raum 155 im Germanistischen Institut zur Verfügung. Dieses Mal ging es um Sachfragen, die für die künftige Arbeit in den Sekretariaten und Geschäftszimmern von großer Bedeutung sind.
Nur wenige Kolleginnen fanden den Weg durch Schnee und Eis dort hin. Dennoch gab es großes Interesse und etliche Fragen zu den Informationen über den Sparhaushalt der WWU, das geplante Bundes-SekretärInnen-Netzwerk und die Einführung von SAP.
Zunächst berichtete Astrid Heitmann, Sekretärin und derzeit freigestelltes Personalratsmitglied, über die beschlossenen Haushaltskürzungen und ihre Auswirkungen auf die Fachbereiche: „Zur Haushaltslage lässt sich prinzipiell dasselbe sagen wie auch im letzten Jahr: Die höchsten Kosten entstehen der Universität zum einen im Bau- und Liegenschaftsbereich (zu hohe Nebenkosten, Erhaltungskosten und Mieten), im Personalbereich (Bleibe- und Berufungsverhandlungen, Personalkosten) und im Drittmittelbereich (keine Ausfinanzierung der eingeworbenen Drittmittelprojekte). Nach wie vor hat die Uni Münster keine Schulden und keine Kredite aufgenommen, sondern deckt die Mehrfinanzierung noch aus vorhandenen Rücklagen. Um diese nicht ganz aufzuzehren bleibt ein strikter Sparkurs immer noch notwendig. Sowohl Verwaltung als auch Fachbereiche müssen einen ähnlichen Sparbeitrag wie im letzten Jahr (ca. 10% der Budgets) leisten.“
Gemeinsam mit Tanja Heuer hatte Astrid Heitmann im vergangenen Herbst an einer Tagung teilgenommen, zu der KollegInnen aus allen Bundesländern eingeladen waren (http://www.uni-muenster.de/Hosen/aktuelles/121120.html) Sie ergänzte nun: „Wir hatten in Saalfeld vereinbart, dass sich die Hochschulsekretärinnen bundesweit besser vernetzen und regelmäßige Treffen vereinbaren. Diese sollten optimalerweise für die jeweiligen Länder einmal jährlich und dann länderübergreifend bundesweit einmal jährlich stattfinden. Für das Land NRW bin ich die Koordinatorin der Treffen und habe diesbezüglich schon mit Herrn Meyering (verdi) Kontakt aufgenommen, damit ver.di NRW das Treffen hier mit organisiert und finanziert.... Nähere Details zum Treffen werde ich hoffentlich Ende Februar haben.“
Besonderes Interesse fand der Bericht von Tanja Heuer zum Stand der Umstellung auf SAP:
Am 10.12.2012 gab es eine SAP - Infoveranstaltung zur. Die Projektorganisatorinnen Frau Dr. Rogge und Frau Fleury informierten die Anwesenden über die Einführung des SAP – Programms mit seinen zahlreichen modularen Software-Lösungen zum 01. Januar 2014. Das Projekt selber teilt sich in fünf Einzelprojekte: Personalmanagement, Organisationsmanagement, Finanzmanagement, Materialwirtschaft und SAP Basis. Für alle Teilbereiche wurden sog. Resonanzgruppen gebildet. Diese setzen sich aus Mitgliedern der Fachbereiche sowie den zentralen Betriebseinheiten zusammen. Die Resonanzgruppe gibt bereits in der Planungsphase ein kontinuierliches Feedback über die Anwendbarkeit der einzelnen Module. Die Endanwenderschulungen sollen im Oktober 2013 beginnen. Auf unseren HoSeN-Seiten gibt es dafür jetzt eine eigene SAP – Rubrik auf der die Ergebnisse der einzelnen Infoveranstaltungen zusammenfassend dargestellt werden. Für Fragen hierzu steht das Forum zur Verfügung.
Zum Ende des Treffens informierte Tanja Heuer über die zunehmend schwierige Lage des HoSeN-Teams, das zahlenmäßig im vergangenen Jahr deutlich geschrumpft ist. Es gab und gibt reichlich Lob für das Netzwerk, aber zu wenig an aktiver Unterstützung. Die Folge ist: Gute Ideen können derzeit kaum umgesetzt, Anfragen nur schleppend beantwortet werden usw. Den Teilnehmerinnen des Treffens wurde ein Fragebogen vorgestellt, mit dem erkundet werden soll, was die KollegInnen der WWU am HoSeN-Netzwerk schätzen bzw. kritisieren und ob und wie sie sich eine Mitarbeit am HoSeN-Projekt vorstellen können. Derzeit wird er überarbeitet und soll per Mail an möglichst alle KollegInnen verschickt werden.
