SAP-Einführung 2014

Zum 1. Januar 2014 führt die WWU die neue Verwaltungssoftware SAP ein. Die ersten Schulungen sind bereits durchgeführt worden. Wir möchten Sie an dieser Stelle gebündelt mit wichtigen Informationen und Hinweisen versorgen (auch unter MYWWU). Die Verlinkungen führen Sie zum SAP-Portal der WWU (neuer Login erforderlich).

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Übersicht der eingesetzten Module

Die neue Software teilt sich in unterschiedliche Module auf. Die E-Learning Sequenzen (aus MYWWU) für alle Module finden Sie zusammengefasst hier.

I. Budgetberichte
Die Schulungen für die Endanwender haben bereits im Dezember 2013 stattgefunden.

II. Ausgangsrechnung
Die Schulungen für die Endanwender fanden nach Absprache mit dem Dekanat im Januar 2014 statt.

III. Dezentraler Einkauf (SRM)
Das Modul zum dezentralen Einkauf steht seit dem 1.7.2014 zur Verfügung.

IV. Reisekostenworkflow (ESS/MSS)
Der Reisekostenworkflow teilt sich in den Employee Self Service (ESS) für Mitarbeiter und den Manager Self Service (MSS) für die Verantwortlichen. Um für andere die Reisedaten zu verwalten ist die sog. Reiseassistenz zu beantragen.

Ansprechpartner bei Fragen und Auffälligkeiten

Die WWU hat sich für das sogenannte Multiplikatorenmodell entschieden. So dienen zentrale Personen (sog. Power User) in den Fachbereichen als Ansprechpartner für die Endanwender. Bei Fragen und Auffälligkeiten wenden Sie sich bitte an den Power User des Fachbereichs:

Power-User Fachbereich 8
(Mitarbeiter anderer Fachbereiche wenden sich bitte an Ihre zuständigen Power-User)

Thomas Kundy

Neue Begriffe und Strukturen (Download über MyWWU)

Die Umstellung auf SAP bringt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche, sondern auch neue Begrifflichkeiten und Strukturen mit sich. Die folgenden Listen (Excel) geben Ihnen einen Überblick über diese Änderungen. Bitte filtern Sie nach dem Download die benötigten Bereiche heraus.


Sollten in der Auflistung Nummern nicht auffindbar sein, melden Sie sich bitte einfach beim Power User.

Informationen zu Rollen und Nutzern

Nach der Einführung werden verschiedene Rollen im Projekt definiert. Die Rollen werden zunächst automatisch vergeben und sollten Ihnen bereits zugestellt worden sein. Die verschiedenen Anträge zur Nutzung des SAP-Systems finden Sie hier. Bitte beachten Sie, dass z.B. für studentische Hilfskräfte vor dem eigentlichen Antrag ein Ausnahmeantrag gestellt werden muss.

Budgetverantwortlicher
Der Budgetverantwortliche ist diejenige Person, die für die Bewirtschaftung eines Budgets (Fonds) zuständig ist. Der Budgetverantwortliche genehmigt über das SAP-Portal alle Ausgangsrechnungen, Bedarfsanforderungen für den Einkaufs­prozess und Reisekostenanträge für seinen Verantwortungsbereich. Er übernimmt die Prüfung der sachlichen Richtigkeit der Eingangsrechnungen für seine Budgets. Es können pro Budget (Fonds) bis zu 5 Budgetverantwortliche angegeben werden. In der Tabelle "Überleitung Abrechnungsobjekte zu Fonds und damit verbundene Rechte" werden die Budgetverantwortlichen in der Spalte "Zeichnungsbefugt" benannt.

Leseberechtigter
Der Leseberechtigte kann mit Hilfe des Budgetberichtes (BUDCON) Bewegungsdaten (Budget, Obligo, Rechnungen, Zahlungen, usw.) für einen organisatorischen Bereich bzw. für bestimmte Projekte überwachen.

Bedarfsanforderer
Der Bedarfsanforderer meldet seinen Beschaffungsbedarf über SAP und gibt die Kontierung hierzu an.

Dezentraler Einkäufer
Nach der Genehmigung des Budgetverantwortlichen wandelt der dezentrale Einkäufer die Bedarfsanforderung in eine Bestellung um. Bis 5.000 Euro kann er eine Bestellung ohne zusätzliche Freigabe bzw. Bearbeitung durch den zentralen Einkauf erstellen. Zu den Aufgaben des dezentralen Einkäufers zählen die Prüfung der Angaben und die Abwicklung der Bestellung. Falls nötig führt er einen Preisvergleich durch (Einholung von mindestens drei Vergleichsangeboten). Ist der Bestellvorgang vollständig abgeschlossen erfolgt die Versendung der Bestellung an den Lieferanten über SAP.

Leiter einer Organisationseinheit
Der Leiter der Organisationseinheit genehmigt über das SAP-Portal alle Reisekostenanträge für die Mitglieder seines Teams. Diese Genehmigung erfolgt nach der Genehmigung des Budgetverantwortlichen. Alle organisatorischen Änderungen bezüglich der Leitungsvertretung (z.B. des Institutsleiters) werden durch das Personaldezernat gepflegt und sind an Dez.3 zu melden, wenn sich durch Personalwechsel oder durch Wahl die Aufgabenwahrnehmung ändert.

Vertreter
Ein oder mehrere Vertreter können von den Usern selber in SAP hinterlegt werden. Die Vertreterregelung kann für die Workflow-Szenarien (Reisekostenanträge, Bedarfsanforderungen, usw.) individuell hinterlegt werden. Sie gilt dann über alle Budgets hinweg. Sollte kein Vertreter im System hinterlegt worden sein, werden in der Abwesenheit des Genehmigers alle Workflows unterbrochen.

Wichtige Informationen (E-Learning, Anleitungen und Hinweise)

Die E-Learning Sequenzen (aus MYWWU) für alle Module finden Sie zusammengefasst hier. Bitte beachten Sie, dass Sie im Menü der Sequenz zwischen Präsentationsmodus (ohne eigene Eingabe) und Interaktivmodus (mit Eingabe) wählen können.

1. Vorselektierte Startseite des Budgetsberichts
Wie Sie bereits festgestellt haben, sind nach der Anmeldung bereits Konten, Finanzstellen etc. vorab mehrfachselektiert. Dadurch sind automatisch nach Ihrer Anmeldung alle Konten (Fonds) ausgewählt.
Um diese Ansicht anzupassen oder zu ändern müssen neue Varianten mit Ihren einzelnen Konten angelegt werden. Die Anleitung finden Sie in der rechten Spalte.

2. Drucken in SAP
Der Druck funktioniert nicht, wie geschult und in den Unterlagen angegeben über die Ausgabe Frontend, sondern über die Auswahl WEBGUI. Anschließend wird Ihnen ein PDF des Berichts ausgegeben. Dieses können Sie dann Speichern oder Drucken! Bitte beachten Sie, dass Ihr Browser Popups auf dieser Seite erlaubt, da zunächst eine Druckvorschau angezeigt wird!
Für Firefox finden Sie diese Einstellung auf folgendem Weg:
Über Extras > Einstellungen > Inhalt finden Sie die Einstellungen für Popups. Dort fügen Sie unter Ausnahmen bitte folgende Adresse ein. Diese sollte im besten Fall dauerhaft gespeichert bleiben!
https://uvsapwp01.uni-muenster.de/
https://uvsapwp02.uni-muenster.de/
Leider ist die Ausgabe des Drucks sehr klein und lässt sich nicht anpassen. An diesem Problem wird aktuell gearbeitet.

3. Export des Budgetberichts
Für den funktionierenden Export sind leider einige vorbereitende Schritte notwendig. Die Anleitung finden Sie in der rechten Spalte. Sollten Sie Probleme oder Anmerkungen haben, so wenden Sie sich bitte direkt an mich.

4. Anleitung einer Freitextbestellung (mit Vergleichangeboten)
Ich habe Ihnen anhand einer Bestellung > 500€ eine Anleitung mit 3 Vergleichsangeboten erstellt. Sie haben verschiedene Optionen zu bestellen. Bei IBS und Buschmann können Sie einfach aus dem integrierten Katalog bestellen.  Dabei werden einzelne Schritte automatisch erledigt. Der Ablauf/Verlauf der Bestellung ist aber identisch.

Kurze Erklärung der wichtigsten Begriffe (Glossar)

Anforderer-Rolle
(=Schreiber, Erfasser, Besteller)
Stellt die Anforderung an den Genehmiger der jeweiligen Einheit
Belegjournal
Anzeige aller Rechnungen im Budgetbericht die einen Betrag in Summe ergeben.
Berechtigungen
Siehe Anforderer & Genehmiger
Finanzstelle
Neben den Budgets (PSP-Elemente/Fonds) steht zur Darstellung der Finanzierungsquelle zusätzlich die Kostenstelle bei der Kontierung und der Auswertung zur Verfügung.

Parallel zu den Budgets werden für die Kostenstellen aufgrund der beiden genutzten SAP-Module CO/PS und PSM die Begriffe Kostenstelle und Finanzstelle eingeführt. Kostenstellen und Finanzstellen werden zudem in Analogie zu den Organisationseinheiten ausgeprägt und stehen für den Kostenverantwortlichen (siehe auch Organisationsstruktur).

Fachbereiche:
1. Stelle: führende 9
2. und 3. Stelle: Fachbereich
4. und 5. Stelle: Institut
6. Stelle: (evtl. unselbständige Untergliederung)
7. und 8. Stelle: Professur

Fonds
(10-stellig)
Finanzmittelbestand (Budget), der von einem Geldgeber für einen bestimmten Zweck zur Verfügung gestellt und getrennt verwaltet wird.
Genehmiger-Rolle
(Freigabe der angestoßenen Prozesse)
Dekane, Geschäftsführende Direktoren, Professores oder Projektleiter in 2 Stufen (z.B. aufgrund wechselnder Rollen)

1. Budgetverantwortlicher (z.B. Professores, Projektleiter)
2. Fachverantwortliche
Kostenstelle
Die Kostenstelle ist die organisatorische Einheit, in der Kosten entstehen. Die Kostenstellenrechnung ermittelt die in den einzelnen Kostenstellen entstandenen oder entstehenden Kosten nach Art und Höhe.
Organisationsstruktur
(Einheiten bis zur Professur) nach spezifischer Nomenklatur
Fachbereich 802 00 000
Institut 802 01 000
Professur 802 01 001

Diese Struktur ist wichtig für die elektronischen Workflows (Anforderung und Genehmigung) mit jeweils einem Leiter pro Einheit. Sonst wird der Genehmiger der nächst höheren Einheit bestimmt.
PSP-Element
(Projekt-Strukturplan-Element)
Die MACH-Abrechnungsobjekte (Kostenstellen/Projekte) werden zu PSP-Elementen und Fonds. Mit SAP werden also die Budgets anhand von PSP-Elementen und Fonds abgebildet. Die 10-stellige Nummern der PSP-Elemente bzw. Fonds ist wie folgt aufgebaut:

1. Stelle: Mittelherkunft
2. und 3. Stelle: Kennziffernbereich (z.B. 61 Berufungen; Geldgeberschlüssel in Drittmittelprojekten)
4. bis 8. Stelle: freie Projektnummer
9. bis 10. Stelle: Teilprojektnummer.

Die Mittelherkunft bzw. die Teilhaushalte werden an erster Stelle des PSP-Elementes/Fonds abgebildet. Mit der SAP Einführung wird die Mittelherkunft wie folgt neu nummeriert:
1. Zuschusshaushalt (Geldgeber: LAND NRW)
2. Zuwendungen (Geldgeber: LAND NRW)
3. Drittmittelprojekte (Geldgeber: Dritte)
4. Eigene Mittel (Geldgeber: Dritte)
Rollen
Genehmiger (Freigeber) und Anforderer (Schreiber, Erfasser, Besteller)
Workflow
Sichtbarer Ablauf des Bearbeitungsprozesses. Hier wird der aktuelle Stand und Verortung der Bearbeitungsprozesse angezeigt. Zusätzlich zu standardisierten Prozessen (Rechnungen, Einkauf, Reisekosten) soll eine Selbstbedienungsfunktion implementiert werden (z.B. für Änderungen der eigenen Daten wie Name, Adresse oder Bankverbindung)