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Die Privatisierung im Dienste von Sicherung und Nutzung
Ein Beitrag von Dr. Rainer Hofmann, Koblenz

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Die durch die Wiedervereinigung bedingte Offenlegung von Archivalien und Unterlagen zur Geschichte des Deutschen Reichs und der DDR hat im Bundesarchiv zu einem sprunghaften Anstieg der Benutzungen geführt. Damit wuchs auch die Zahl der Reproduktionsaufträge der Benutzer in einem Maße, dass es bei der Durchführung dieser Aufträge durch das Bundesarchiv zu unzumutbar langen Wartezeiten von mehreren Monaten kam. Der Einstellungsstopp verschärfte die Lage zusätzlich.

Das Bundesarchiv stand somit unter Zugzwang, der durch Modernisierungs- tendenzen in der Verwaltung ("Schlanker Staat") noch verstärkt wurde. Die Weichen waren bereits in Richtung Privatisierung gestellt, als das Motiv der Bestandserhaltung hinzutrat.

Die Kopierung der Archivalien auf herkömmlichen Geräten hatte bislang zu schweren Schädigungen des Papiers geführt. Um keine Reklamationen der Benutzer zu riskieren, waren die Kopierkräfte nach Leibeskräften bemüht, die Lesbarkeit der Kopien bis in den Falz hinein durch ein vehementes Aufpressen der Aktenbände auf die Glasplatte der Kopiergeräte zu erreichen. Die Auswirkungen auf die Archivalien waren teilweise verheerend; älteres, bereits instabiles Papier knickte und brach, Bindungen lösten sich, Schriftstücke, vor allem kleineren Formats, verloren ihren Halt. Viele Archivalien, auch solche, die bereits restauriert waren, mußten nach ein- oder gar mehrmaliger Kopierung - erneut - in die Werkstätten.

Die öffentliche Ausschreibung der Dienstleistung schrieb daher vor allem die Herstellung von Papierkopien vom Schriftgut mit Hilfe schonender Geräte vor, wobei die Geräteart - genannt wurden Schrittschaltkamera oder Book-Scanner - fakultativ blieb. Entscheidend war, daß das Gerät das Aufpressen der Akten nicht mehr nötig und auch nicht mehr möglich machen sollte. Die Leistungsfähigkeit gegenüber den herkömmlichen Kopiergeräten mußte sowohl hinsichtlich der Qantität als auch der Qualität annähernd erhalten bleiben. Als Novum wurde auch die Übertragung der organisatorischen Abwicklung und der Rechnungsstellung an eine Firma vorgesehen. Ein für die Sicherheit der Archivalien, aber auch für die organisatorischen Abläufe sehr wesentlicher Gesichtspunkt wurde durch die Vorgabe berücksichtigt, daß die Aufnahmetätigkeit in den Räumen des Bundesarchivs durch Personal und Gerät des gewerblichen Betreibers durchzuführen sei.

Unter den Bewerbern fiel die Entscheidung zugunsten einer Firma, die für die Benutzer die preislich günstigsten Konditionen bot und die Dienstleistung zudem an allen drei Hauptstandorten des Bundesarchivs anbieten konnte. Die Kosten für die Benutzer waren das entscheidende Kriterium für die Erteilung des Zuschlags, da dem Bundesarchiv sehr wohl bewußt gewesen ist, daß sich die bisherigen Preise - die nicht unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten kalkuliert waren - nicht halten lassen würden und eine Preiserhöhung im Gefolge der Privatisierung unvermeidlich sein würde. Diese Steigerung aber sollte sich gerade unter dem Gesichtspunkt, daß der Anteil Studierender unter den Benutzern des Bundesarchivs sehr hoch ist, noch in vertretbaren Grenzen halten.

Trotzdem gab es vor allem in den ersten Monaten Proteste der Benutzer gegen die Preiserhöhungen. Diese führten schließlich zur Einführung eines etwas günstigeren "Studententarifs".

Die Firma ist verpflichtet worden, Aufträge innerhalb von 14 Tagen abzuwickeln. Dabei ergaben sich zunächst Schwierigkeiten aufgrund der vorher nicht kalkulierbaren und an den verschiedenen Dienstorten auch zu unterschiedlichen Zeiten auftretenden "Stoßzeiten". Die Verlagerung der Koblenzer Reichsakten nach Berlin im Spätsommer 1996 verstärkte zusätzlich das Benutzeraufkommen in Berlin und schwächte das Koblenzer weiter. Mittlerweile jedoch ist es gelungen, dieses Problem bis auf ganz wenige Ausnahmen in den Griff zu bekommen.

Die Hauptaufgabe des Bundesarchivs, im Bundesarchivgesetz an erstrangiger Stelle genannt, ist die Sicherung des Archivguts des Bundes auf Dauer ( 1 BArchG). Diese Aufgabe steht vor der Pflicht zur Nutzbarmachung und vor der wissenschaftlichen Auswertung. Da die Kopierung von Archivalien mit herkömmlichen Kopiergeräten zu einer nachweislichen Schädigung der Archivalien und damit zu einer Gefährdung ihres Erhaltungszustands führte, ist die Privatisierung unter Verwendung der schonenden Book-Scanner ein ganz erheblicher Beitrag zur Bestandserhaltung.

Einen weiteren wesentlichen Effekt der Privatisierung für die Sicherung stellt die erhebliche Verstärkung der Schutzverfilmung dar. Das Personal, das an den Dienstorten Berlin und Freiburg bislang mit den reprografischen Benutzeraufträgen betraut war, wurde mit der Verfilmung beauftragt. Mittlerweile arbeitet in Berlin eine Verfilmungsgruppe mit vier Schrittschaltkameras an der Schutzverfilmung der Aktenbestände. In Freiburg werden großformatige Archivalien mit einer Autophot-Kamera auf Makrofiches verfilmt. Ein Schwerpunkt der konservatorischen Anstrengungen des Bundesarchivs, die Schutzverfilmung des Archivgutes, ist somit in einer Weise gestärkt worden, wie sie ohne die Privatisierung nicht realistisch vorstellbar gewesen wäre.

Zugleich ist diese Privatisierung eine deutliche Verbesserung der Dienstleistung gegenüber den Benutzern, denn die Benutzer erhalten ihre Kopien nunmehr in einem überschaubaren Zeitraum. Dies wird freilich durch eine - moderate -Preiserhöhung erkauft.

Den Benutzern muß dabei vermittelt werden, daß diese Preiserhöhung nicht nur eine Service-Verbesserung bewirkt hat, sondern auch ihren Beitrag für die Erhaltung und damit für die künftige Nutzung des Archivguts darstellt.
 

 

Zum Autor:
Dr. Rainer Hofmann, Referatsleiter Bestandserhaltung beim Bundesarchiv in Koblenz
E-mail: r.hofmann@barch.bund.de

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